Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особенностью системы является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.
Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.
В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упрощает настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».
Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.
В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.
Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение) может использоваться электронная почта.
В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы.
1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»
Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.
Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.
Система ESCOM.DOC обеспечивает:
- автоматизацию документооборота и делопроизводства;
- маршрутизацию документов и управление маршрутами;
- универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);
- онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;
- совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;
- универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);
- своевременное информирование участников документооборота о событиях;
- обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;
- интеграцию с электронной почтой и учетными системами;
- интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;
- интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;
- полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;
- неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;
- единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;
- оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;
- автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;
- контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;
- поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;
- штрихкодирование документов.
Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.
Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.
С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.
Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:
- поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);
- простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;
- подробная документация, инструкции;
- простая и удобная инсталляция;
- автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:
1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.
2. Легкость в освоении персоналом.
3. Автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.
2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных
систем контроля за исполнением
Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.
На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
