-                   отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

-                   контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

-                   контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

-                   осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

-                   фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

-                   осуществлять поиск поручений по различным критериям,

-                   просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

-                   выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

-                   выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

-                   просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

-                   получать новые поручения от руководства,

-                   контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

-                   осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

-                   фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

-                   осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

-                   просматривать архив выполненных поручений,

-                   выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

-                   выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).

2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1).

1.2.           CompanyMedia, разработчик – компания АйТи

Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использо­вать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронно­го документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производ­ственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечи­вает решение таких ключевых задач, как:

-                   подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согла­сование и передача документов на регистра­цию;

-                   регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспон­денции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядитель­ных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

-                   планирование, подготовка и проведение засе­даний, а также контроль исполнения принятых решений;

-                   создание по всем видам документов поруче­ний, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

-                   автоматическая доставка электронных доку­ментов исполнителям;

-                   постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;

-                   подготовка договоров, согласование, визиро­вание, хранение их актуального реестра;

-                   создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персо­налом;

-                   сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов до­кументов.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в органи­зации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекатель­ными и для небольших организаций.

Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандар­тами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработ­ке проводились консультации со специалистами Все­российского НИИ документоведения и архивного де­ла (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качест­ва Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного доку­ментооборота на основе CompanyMedia по сравне­нию с традиционным документооборотом очевидны:

-                   сотрудники пользуются едиными базами дан­ных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

-                   с помощью системы электронного документо­оборота удобно контролировать исполнение документа;

-                   руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

-                   система вовремя сообщает о сроках исполне­ния документа/поручения, автоматически соз­давая документ-напоминание.

1.3.           БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

Система БОСС-Референт [22] разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]

Главными результатами внедрения системы являются:

-                   повышение управляемости организации;

-                   новый уровень исполнительской дисциплины;

-                   поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

-                   повышение скорости принятия решений;

-                   создание условий для обмена знаниями и информацией;

-                   совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт [15]:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8