Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.
4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:
аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;
оцінку та покращання композиції рукопису;
мовне виправлення тексту;
перевірку правильності зовнішнього оформлення.
У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором!
У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.
Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут ділознавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.
Окрім того, помилки можуть бути допущені різними способами та технічними пристроями (неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін).
По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.
По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, в даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні.
В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.
Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.
Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його згладжують і знову наносять необхідні знаки.
Спосіб третій - перебивка. За допомогою коректурних листочків паперу білого кольору з нанесеною на них фарбою можна ліквідувати незначні огріхи в текстах. Коректурний листок вкладають у проміжок між буквовказувачем і оборонним валом каретки друкарської машинки, перебивають відповідні знаки, поки не з’явиться на папері білий відбиток, а тоді вдруковують необхідну інформацію. Перебивна інформативних даних не повинна перевищувати 5 друкованих знаків. При цьому слід враховувати колір паперу документа. Тільки білий! Папір іншого відтінку для такого способу перебивки не придатний.
Спосіб четвертий - перебивка кількаразова. Якщо шрифт друкованого тексту не є насиченого чорного кольору, то можна перебити по 2-3 рази один знак, змінюючи його форму і позначку на необхідну (літери, подібні за обрисами). Наприклад, букву „о” можна перебити і замінити на букви „а", „с”, „е", „є” і т. ін.
Спосіб п’ятий - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.
Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом.
Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.
Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості згідно з ГОСТ 6.38-90, але рекомендується такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.
Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають.
Завдання
Яка роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа? Навести приклади.
Які загальні вимоги до документа?
Назвати етапи роботи над службовим документом.
У період становлення редагування розглядали як процес, що не може бути розмежований на окремі складові. У ньому як неподільному процесі виділяли такі синтетичні методи як вичитування, скорочення, опрацювання та перероблення, наголошуючи при цьому на методах виправлення. Поступово цей синтетичний підхід зазнав певних змін: редагування продовжували розглядати як єдиний процес, проте наголос ставили вже не на виправленні, а на аналізі авторського оригіналу. Із незначними змінами такий підхід зберігся дотепер.
Науковці вважають, що такий підхід є вірним лише частково. Справа в тому, що редагування не є неподільним процесом. Навпаки, редагування складається з двох повністю рівноправних процедур - аналізу (контролю) та виправлення (реконструкції) авторського оригіналу. Стосовно цих процедур можна сказати, що аналіз (контроль) - це процедури пошуку, фіксації та локалізації помилок у повідомленні, а виправлення (реконструкція) - це процедури видалення у повідомленні помилок, виявлених у процесі контролю.
Помилка - це об’єктивне відхилення, яке є різницею між неправильним компонентом повідомлення та його нормативним і правильним поданням. Іншими словами, помилка - це об’єктивне відхилення, яке доповнює правильний компонент повідомлення до неправильного (помилкового). Звичайно, таке доповнення може бути зі знаком „+", і зі знаком „-”.
Помилки можуть бути значущими (тобто істотними) та незначущими (неістотними). Їх значущість визначають залежно від того, наскільки вони впливають на процеси сприймання і зрозуміння: коли помилки лише незначно знижують швидкість сприймання, вони є незначущими; коли ведуть до неправильного, тобто нетотожного авторському, розуміння або роблять його неможливим взагалі, вони є значущими.
Приклад 1. У повідомленні в реченні Партизани не розпочали бойові дії автор через недогляд випадково пропустив частку не. Без сумніву, в реципієнта виникне суттєве відхилення від того образу, який хотів передати автор, а тому така помилка буде значущою.
Приклад 2. Автор, погано знаючи лінгвістичні норми, написав слово прикрасний (замість прекрасний). Очевидно, що реципієнт правильно розпізнає і сприйме це слово, відзначивши для себе наявність помилки (така помилка буде незначущою).
Не менш важливим, ніж значущість, є поняття ваги помилки, тобто ті наслідки, до яких веде їх наявність у повідомленні. При цьому слід розрізняти вагу помилки редактора і реципієнта.
Приклад. У час ІІ світової війни редактор видавництва готував до друку рукопис про Сталінградську битву. Переглядаючи сигнальний примірник, він не зауважив, що в слові Сталінград пропущена літера „р". Ця помилка мала для редактора чималу вагу: 10 років концтабору (хоча могла „потягнути” і на розстріл).
Вага помилок для реципієнтів буває, переважно, значно меншою. Помилка може викликати дитячі сльози (через нерозуміння задачі у підручнику математики), зіпсувати настрій дорослим (через невірно вказаний у газеті час початку театрального спектаклю) тощо.
Помилки можна класифікувати за різними принципами. Їх загальна класифікація базується на відхиленнях від постулатів редагування і включає такі види помилок: інформаційні помилки; модальні й фактичні помилки; темпоральні, локальні й ситуативні помилки; семіотичні помилки; тезаурусні помилки; сприйняттєві помилки; атенційні помилки; копіювальні помилки (спотворення); нормативні помилки.
Серед інформаційних можна виділити помилки в контексті, реципієнтський, суспільній інформації. Бувають також помилки, не пов’язані з кількістю інформації в інформаційній одиниці повідомлення.
Наприклад.1. Автор повідомляє уже відому реципієнтові інформацію (публікує в газеті факти, які позавчора багаторазово передали по радіо і телебаченні) або автор надає для рецинієнтів надто багато нової інформації (наприклад, багато нових слів у підручнику іноземної мови). В цих випадках є помилки, пов’язані з кількістю нової реципієнтської інформації.
2. У дитячому журналі для першокласників вживають слово наука. Очевидно, що реципієнти журналу не можуть сприйняти через наявність у ньому дуже важливої кількості інформації.
Генеруючи текст, автори в переважній більшості випадків знають, у якому відношенні до дійсності перебуває їх повідомлення. Проте іноді трапляється, що самі реципієнти помилково сприймають модальність повідомлення. Так, майже завжди як реакцію на першоквітневі рецепти на позбавлення облисіння ЗМІ упродовж одного чи двох місяців отримують обурені листи реціпієнтів про неефективність пропонованих засобів.
Окремим підвидом модальних помилок є фактичні. До них належать такі твердження, модальність яких є реальність, проте ці висловлювання - хибні.
Наприклад. Рекорд світу в стрибках у довжину становить 7,25 м.
Для більшості видів повідомлень фактичні помилки є нейнебезпечнішими, особливо коли повідомлення стосуються життя людей (наприклад, інструкції щодо експлуатації зброї).
Проте існують, як відомо, й такі повідомлення, які описують псевдореальність (ймовірну реальність), але стосовно яких уважають, ніби вони відтворюють реальність (це художня та частково публіцистична література).
Наприклад. Роман І. Багряного “Тигролови” - це псевдореальність. Проте, якби в цьому романі було написано, що головні герої ловили тигрів за допомогою гри на чарівній сопілці, то всі реціпієнти сказали б, що це - вигадка (хибне твердження). Але в казці, тобто ірреальному повідомленні, таке твердження, звичайно, сприймуть як істинне.
Темпоральні помилки виникають внаслідок відхилення часу, вказаного в повідомленні, від часу в світі, описуваному в повідомленні.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22
