Рефераты. Работа с документами

документации (приказы по основной деятельности, личные дела , дела на

авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись(

приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо также

составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков

хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки

которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела

постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по

личному составу описи составляют раздельно , то и систематизация дел

ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы

ведомственных архивов» предполагают также составлять отдельные описи

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной

организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и

т.п.) и описи на служебные издания.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет,

дела сначала раскладывают погодам, а в пределах года по структурным

подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-

структурная.

Например : 1998 г. 1999 г.

Канцелярия Канцелярия

Отдел кадров Отдел кадров

Плановый отдел Плановый отдел

и т.д. и т. д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому

году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости

содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к

основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса,

хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно

воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с

указанием сроков хранения.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них

составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в

пределах года по значимости документов.

Например : 1998 год.

Приказы директора по личному составу

Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

Личные карточки рабочих и служащих

и т. д.

1999 год

то же

Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам

документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться

в опись .

Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.

то же

за 1998 г.

то же

за 1999 г.

Лицевые счета рабочих и служащих за 1997

г.

то же

за 1998 г.

то же

за 1999 г.

и т. д.

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые

книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме

специальной документации ( технической, рационализаторские предложения

и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит :

-порядковый номер;

-индекс дела;

-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );

-дата;

-количество листов;

-примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется

графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела.

Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были

систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер,

который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том

вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и

одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого

дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все

различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке

и замене оборудования ;

То же с фирмой « Лотос» ;

и т. д.

В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях

физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из

него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в

процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год

,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи

составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности (

приложение 4).

Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны

производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению,

составляются в каждом структурном подразделении под методическим

руководством ведомственного архива работником делопроизводственной

службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в

структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения

после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами

и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний №

дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть

литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел

структурного подразделения подписывается составителем с указанием

должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы

учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная

комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися

и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х)

экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй

- передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается

к протоколу ЭК ).

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив

составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней

ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в

государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.

III. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения ,

если он есть, проводится по графику, составленному архивом ,

согласованному с руководителями структурных подразделений и

утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится

ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10

лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии

работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах

описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма

всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается

заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического

количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если

такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи

дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки

толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками

на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками

структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в

ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в

опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив

по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют

достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов»

разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или

в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после

чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два

года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф,

который образует начало будущего архива фирмы.

IV. Приложения.

Приложение 1.

Образец.

Лист - заверитель дела №_____

В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней

описи

в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.

Секретарь подпись

Ф.И.О.

Дата_______________

Приложение 2.

Форма внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела №_____________

№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера !

Примечание

п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !

1 ! 2 ! 3 ! 4 !

5 ! 6

Итого________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи_______________________________

цифрами и

прописью

Наименование должностного

лица, составившего опись подпись

расшифровка

подписи

Дата

Приложение 4.

Форма описи постоянного и длительного сроков хранения

структурного подразделения.

Утверждаю

Наименование и

должность руководите -

ля

структурного подразделения

Подпись

расшифровка

подписи

Дата

Опись ___________________ №__________

название структурного

подразделения

Название раздела

№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание

п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения !

! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !

1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 !

6 ! 7

В данную опись внесено_______________________________ дел

( цифрами, прописью)

с №__________ по №__________________ , в том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

Наименование должности

расшифровка

составителя описи подпись

подписи

Дата

Приложение 3.

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

Наименование

Утверждаю

предприятия Руководитель

предприятия

Подпись расшифровка

подписи

Дата

О П И С Ь №___________

Наименование раздела

|№№ |Индекс |Заголовок |Дата |Кол-во |Срок |Примечание |

|п/п |дела |дела |дела |листов дела|хранения | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |

В данную опись внесено ______________________ дел

( цифрами, прописью)

№____________ по №____________ в том числе :

литерные номера_________________________

пропущенные номера_____________________

Наименование должности

расшифровка

составителя описи подпись

подписи

Дата

Согласованно

Одобрено

Наименование должности

протокол ЭК руководителя

предприятия предприятия

Подпись расшифровка

от__________№_____

дата подписи

Список используемой литературы :

1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.

2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева.

Секретарское дело. Москва, 1996 г.

3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.

Страницы: 1, 2, 3



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.