А в системах ЖКХ остаются только функции учета и контроля:

- ввод (импорт) полученных субсидий;

- отслеживание платежной дисциплины абонентов, получающих субсидии

предоставление данных для расчета субсидий в соответствующие службы

Оплата

Ввод оплаты или импорт ее из банковских программ или систем РКЦ сопровождается решением нескольких задач:

- учет по видам оплаты;

- распределение безадресной оплаты между различными видами услуг.

- учет оплаты безналичной оплаты по банкам

Учет по видам оплаты требует рассортировать оплату, полученную по кассе, безналичным платежом, от банков, путем зачетов. Это требуется для бухгалтерии предприятия при выполнении бухгалтерских проводок. Точнее для сверки с бухгалтерскими проводками.

Распределение безадресной оплаты - это неприятная реальность, с которой приходится считаться. Если у поставщика ведутся обороты по каждому виду услуг раздельно, а абонент при оплате не указал, за какую услугу он платит, то распределением приходится заниматься операторам поставщика услуг. Программное обеспечение автоматизированных систем при решении этой задачи основывается на наборе различных импирических правил, предоставленных пользователями системы.

Учет оплаты по банкам, с которыми заключены договора на прием платежей, требуется для того, что бы разобраться с комиссионными, которые банки зачисляются себе за услуги по приему платежей. Собственно требуется информация о том, сколько денег, судя по квитанциям абонентов, должно прийти с какого банка. Далее эта информация передается в бухгалтерию и сравнивается с ее данными.

Обороты

Это стандартная задача учета остатков на начало и конец месяца, дебета и кредита за отчетный период.

Расчет и начисление пени

Ссылка на такую возможность встретилась только в одной системе. Расчет пени при работе с населением - это сложное и не благодарное дело. Сложное, потому что сам механизм расчета пени представляет собой сложную задачу для программирования. А неблагодарное потому, что размер этой пени и желание абонентов ее уплатить не стоят тех средств, которые тратятся на организацию этого вида деятельности.

Юридическая служба

Есть несколько задач, находящихся в сфере действия информационных систем для ЖКХ. Прежде всего, это задача подготовки материалов для судовых исков. Система предоставляет список тех абонентов, на которых «пора подать в суд». А для каждого абонента - исковое заявление и приложение к нему, содержащее историю образования и погашения долга. Судебные дела ставятся на учет. Информационная система отслеживает ход выполнения судебных решений. Собственно у них есть три стадии - подача искового заявления, принятие решения, отслеживание платежей госпошлины и основного долга. Различные отчеты предоставляют данные о ходе этой работы. А процедуры выборки очередного состава «жертв» контролируют наличие уже существующих дел, чтобы не повторяться.

Интересно, что для подготовки списка на оформление исковых заявлений программным обеспечением могут использоваться специальные психологические приемы. Например, при объективных ограничениях на количество исковых заявлений, подаваемых в один отчетный период, система может предложить по одному жильцу с каждого дома, или по одному с каждого подъезда дома. Слух о привлечении к суду расходится по соседям, и в следующем отчетном периоде таких абонентов становится почему-то меньше.

Вторая задача для юристов - это учет различных договоров с абонентами. Одним из таких договоров является договор на погашения долга. Суть его состоит в том, что абонент обязуется за определенное количество месяцев свести свой долг к нулю. Или другими словами, каждый месяц его долг будет уменьшаться на определенную сумму. Работа юриста с такими договорами состоит в том, что бы их составить, распечатать, и затем контролировать правильность его выполнения.

Отчеты

Существует масса отчетов, формируемых информационными системами ЖКХ. Например, квитанции на оплату, ведомости расчета услуг, оборотно-сальдовые ведомости, списки льготников и субсидий, реестры льготников, отчеты по оплате и задолженности и др. Формирование отчетов по начислениям, оплате, задолженности, субсидиям. Формирование и печать платежных документов по оплате жилищно-коммунальных услуг в различных вариантах, оперативная отчетность в требуемых разрезах (оборотно-сальдовые ведомости по начислениям, оплате, задолженности и другие отчетные формы), статистическая отчетность, формирование сводных ведомостей.

Отдельная группа отчетов предназначена для работы с неплательщиками:

- выдача предупреждений, предписаний, уведомлений, актов сверки с подрядчиками;

- отслеживание просроченной задолженности.

Можно было бы как-то структурировать эти отчеты, но не понятно зачем. Набрать такой состав отчетов, который бы удовлетворил все случаи жизни не возможно. Поэтому практически все разработчики сходятся в том, что система для ЖКХ должна иметь встроенный механизм управления отчетами: группировки, корректировки существующих отчетов и создания новых.

Банки

Пункт приема платежей

От программного обеспечения для кассира требуется прежде всего максимальное удобство в работе. Когда у него за стеклом стоит очередь, ему некогда перекладывать руку из клавиатуры на мышку, искать указателем кнопку, и потом нести руку обратно, что бы набрать некоторое число. Все должно выполняться клавишами, максимально быстро.

Второе, кассир хочет, что бы у него была только одна программа на компьютере. Попытки разных поставщиков, не связанных между собой единой системой, поставить каждый свою программу в пункт приема платежей, приводят к дополнительной нагрузке на оператора во время приема платежей и после окончания рабочей смены при обработке данных. Поэтому эта программа имеет возможность принимать платежи не только для предприятий ЖКХ, но и для других получателей (бюджет, БТИ, переводы и т.п.)

Сегодняшняя информационная система принимает информацию от единого расчетного центра или из бухгалтерии банка о начислениях за текущий месяц по каждому виду услуг каждого поставщика. Идентификация потребителя услуг осуществляется с помощью пластиковой карты, по коду лицевого счета на квитанции или путем поиска по фамилии и адресным реквизитам абонента. Абоненту предоставляется список всех коммунальных предприятий, которым он должен заплатить деньги, и сумма долга. Полученная от абонента сумма распределяется между получателями либо автоматически, либо оператором по указанию плательщика. Квитанция об оплате содержит все необходимые сведения, которые могут потребоваться при сверке платежей с поставщиками услуг.

Система фиксирует факт и сумму оплаты в системе. Фискализация выполняется либо на аппаратном уровне (кассовый аппарат, фискальный принтер), либо на программном уровне (протокол действий кассира, доступный для просмотра бухгалтером банка). По окончании рабочей смены формируется кассовый отчет. Данные о полученных платежах передаются в бухгалтерию банка, в единый расчетный центр, если он используется в системе, и поставщикам услуг (получателям платежей). Так как система работает с конфиденциальными данными, она включает в себя систему безопасности, а именно проверку передаваемых и получаемых данных на достоверность, контроль изменений всех операций, авторизации и разграничение доступа пользователей к операциям и даже к отдельным частям данных. Применяется шифрование, как передаваемой информации, так и самой базы данных.

Бухгалтерия банка

Задача бухгалтера банка в работе с платежами населения - собрать их со всех пунктов приема, объединить, выдать отчеты для каждого получателя платежей и сделать банковские проводки. Для выполнения банковских проводок его модуль системы ЖКХ имеет возможность экспорта проводок в банковскую систему «операционный день». Наладка прямой информационной связи с банковской системой практически исключена требованиями безопасности.

Программное обеспечение банка также содержит средства для ведения договоров с поставщиками услуг. Основным параметром договора является размер комиссионных банка и способ их получения. Примерами способов удержания комиссионных являются: c каждого платежа, по итогам месяца. Величина комиссионных рассчитывается автоматически и используется для генерации банковских проводок.

Если в системе платежей не используется расчетный центр, то на бухгалтера банка ложится задача согласования кодов лицевых счетов. У него имеется таблица соответствия: код абонента в банке - код у поставщика услуг. Такое соответствие требуется для обмена информацией с поставщиками услуг.

ЖЭКи

ЖЕК, с одной стороны, выступает в системе ЖКХ как поставщик услуг, а с другой - как место учета населения. Как поставщик услуг ему свойственны все те функции, что и для всех других поставщиков услуг. Здесь рассмотрим ЖЭК, как место учета населения.

Регистрация населения

Регистрация населения осуществляется в соответствии с требованиями законодательства. Это предоставляет ряд следующих возможностей:

- учет поквартирных и регистрационных карточек;

- ведение реестра населения;

- ведение архивов регистрационных записей;

- формирование всех видов справок;

- формирование необходимой отчетной документации.

Паспортный стол (Если он входит в состав ЖЭК)

Решаются следующие задачи:

- прописка и выписка (листок прибытия, листок выбытия);

- формирования списка жильцов, избирателей;

- справка о составе семьи, о регистрации иностранного гражданина, о свободной жилплощади и др. справки,

- отчетность в различные службы

Информация для поставщиков услуг

Как место учета населения, ЖЭК обладает самой свежей информации о составе и движении населения. Такая информация крайне необходима для поставщиков услуг, у которых количество и стоимость оказываемых услуг зависит от количества жильцов. Например, выбытие жильца, у которого имеется льгота, должно сразу быть учтено при расчете льгот. Это знают все, в том числе проверяющие ревизоры. Они приходят на проверку уже со списком льготников, например, умерших в течение нескольких последних отчетных периодов. Если нет оперативной передачи информации из ЖЕКов, то у поставщика услуг ее еще нет. У родственников выбывшего таким образом жильца не является первой необходимостью предоставление такой информации поставщику услуг. Результат проверки - штрафы на предприятие и административные наказания контролеров.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5