Сервісні послуги MS Word

2

• Зміст
• ВСТУП
• 1.1 Автоматична перевірка орфографії і граматики при введенні
• 1.2 Перевірка орфографії і правопису відразу у всьому тексті
• 1.3 Автоматичне визначення мови
• 1.4 Механізм визначення мови
• 1.5 Настройка Microsoft Word для автоматичного визначення мови
• 2.1 Підрахунок слів і рядків в документі
• 3.1 Запис макросу
• 3.2 Написання макросу на мові Visual Basic
• 3.3 Зберігання макросів
• 4.1. Використовування автозаміни для виправлення зроблених
• 5.1 Параметри меню
• 5.2 Відновіть початковий набір кнопок і меню на вбудованій панелі інструментів
• 5.3 Встановлення початкових параметрів для вбудованої кнопки
• 6 ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА КОРИСТУВАЧА ЕОМ
• Текстовий редактор Word є одним з найросповсюдженіших з редакторів. Це обумовлюється в першу чергу його численними перевагами, до яких належать широкі можливості. Важко знайти таку задачу при роботі з текстом, яку б неможливо було б розв'язати засобами Word.

Текстовий редактор - складна сервісна програма, яка входить в склад програмного забезпечення ПЕОМ і надає “користувачу” великі можливості по обробці текстів.

З його допомогою виводиться на екран дисплея і редагується текст, який набирається на клавіатурі, дані на екрані організуються у вигляді різного роду таблиць, вихідних і вхідних форм документів: створені тексти (таблиці) заносяться на магнітний диск (магнітну стрічку) і викликаються з пам'яті на екран, принтер і т.д.

Широко розповсюджені одно-, дво- і багато віконні текстові редактори.

В найбільш простій різновидності текстового редактора -одновіконному - вікном є весь екран дисплея, на якому послідовно, по сторінках відображаються фрагменти (сторінки) тексту, таблиці або документи. При використанні багатовіконних редакторів з'являється можливість одночасного виводу в різні місця екрану різних фрагментів тексту або документу, які цікавлять “користувача” або вимагаючи редагування (виправлення). До числа сервісних програм крім текстового редактора відносять ще екранний редактор, графічний та інші.

• 1 Перевірка орфографії і граматики
• За умовчанням Microsoft Word перевіряє орфографію і граматику автоматично при введенні тексту, виділяючи можливі орфографічні помилки червоною хвилястою лінією, а можливі граматичні помилки  - зеленою хвилястою лінією.
• Також можна перевірити орфографію і граматику відразу у всьому тексті.

1.1 Автоматична перевірка орфографії і граматики при введенні

Переконайтеся, що засіб автоматичної перевірки орфографії і граматики включений.

В меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім відкрийте вкладку Правопис.

Встановіть прапорці Автоматично перевіряти орфографію і Автоматично перевіряти граматику. Створіть документ.

Клацніть правою кнопкою миші слово, підкреслене хвилястою зеленою або червоною лінією, а потім виберіть запропонований варіант або відповідну команду.

Для автоматичного виправлення орфографії без підтвердження кожного виправлення можна використовувати автозаміну. Якщо при перевірці знайдено слово, що починається з рядкової букви, наприклад «київ», яке є в основному словнику, але написане в ньому з прописної букви («Київ»), це слово буде помічено або виправлено автоматично (залежно від настройок). Можна вказати, щоб при перевірці правопису Microsoft Word пропускав такі слова, додавши в основний словник варіанти, що починаються з рядкової букви.

1.2 Перевірка орфографії і правопису відразу у всьому тексті

Цей спосіб корисний в тих випадках, коли перевірка тексту відкладається до завершення правки документа. Після перевірки орфографічних і граматичних помилок кожне виправлення можна підтвердити.

За умовчанням відбувається одночасна перевірка орфографії і граматики. Якщо вимагається перевірити тільки орфографію, виберіть в меню Сервіс команду Параметри, відкрийте вкладку Правопис, зніміть прапорець також перевіряти орфографію, а потім натискуйте кнопку OK.

На панелі інструментів Стандартна натискуйте кнопку Правопис.

При знаходженні помилки правопису внесіть відповідні зміни в діалоговому вікні Правопис.

Для отримання відомостей про будь-який параметр натискуйте кнопку із знаком питання, а потім клацніть необхідний параметр.

Орфографічні і граматичні помилки можна виправляти безпосереднє в документі, не закриваючи діалогове вікно Правопис. Внесіть в документ потрібне виправлення, а потім натискуйте кнопку Відновити в діалоговому вікні Правопис.

Щоб отримати докладний опис граматичної помилки, натискуйте кнопку Пояснити в діалоговому вікні Правопис.

Якщо в результаті друкарської помилки виходить слово, існуюче в словнику (наприклад, замість слова «кіт» написано слово «кіл » або замість слова «пари» написано слово «парт»), програма перевірки орфографії не помітить це слово. Для виявлення помилок такого роду використовуйте програму перевірки граматики.

1.3 Автоматичне визначення мови

При відкритті документа або введенні тексту Microsoft Word може автоматично визначати мову тексту і використовувати відповідні йому орфографічні і граматичні словники, правила пунктуації і сортування. Це дозволяє виконувати багато задач (такі як перевірка орфографії і робота з текстом на декількох мовах) автоматично при введенні тексту.

1.4 Механізм визначення мови

З метою досягнення щонайвищої точності при аналізі поєднань букв в кожній пропозиції використовуються спеціальні мовні алгоритми і статистичні дані. Для окремих слів і коротких фраз мова не визначається. При визначенні мови круг можливих рішень поступово звужується до набору мов, заданого при настройці Microsoft Word.

Мова, що використовується за умовчанням в даному документі (визначається відповідним параметром форматування звичайного стилю  (Звичайний стиль. Стиль, що використовується за умовчанням в документах, створених на основі шаблона Normal.dot.) в активному шаблоні  (Шаблон, Файл або файли, що містять структуру і інструменти для створення таких елементів закінчених файлів як стиль і макет сторінки.

Визначення мови проводиться одночасно з роботою над текстом і не заважає користувачу. В нових документах перевірка здійснюється із самого початку у міру введення кожної пропозиції, а також при копіюванні або вставці у файл фрагментів тексту. Якщо відкривається документ, який жодного разу не перевірявся, перевірці піддається кожна пропозиція. Крім того, наново перевіряється будь-яка пропозиція, якщо в нього вносяться зміни.

При відкритті документа не перевіряється текст, який вже був одного разу перевірений. Якщо мовне форматування застосовується до цілих пропозицій за допомогою діалогового вікна Мова (меню Сервіс, підміню Мову, команда Вибрати мову), це форматування також запам'ятовується і зберігається до тих пір, поки в дану пропозицію не будуть внесені зміни.

Навіть при використовуванні автоматичного визначення мови може бути потрібно застосування мовного форматування безпосередньо до тексту. Наприклад, Microsoft Word іноді не розрізняє близькі по написанню мови, такі як датський і норвезький. В таких випадках може бути автоматично застосований неправильний язиковий формат або як мова, що використовується за умовчанням, прийнята абсолютно інша мова, наприклад англійський.

1.5 Настройка Microsoft Word для автоматичного визначення мови

Для автоматичного визначення мови необхідно заздалегідь набудувати засоби багатомовної підтримки і зробити доступними мови, які використовуватимуться при редагуванні.

Крім того, Microsoft Word може використовувати різні файли перевірки орфографії і граматики для кожної мови, що використовується при введенні тексту в документ. Якщо потрібні файли неприступні на комп'ютері, Microsoft Word намагається встановити їх автоматично.

Якщо встановити потрібні для даної мови файли не вдається, може бути потрібно придбання засобів перевірки правопису Microsoft Office XP Proofing Tools, доступних на веб-вузлі Shop.microsoft.com.

Для автоматичного визначення мови в Microsoft Word необхідно також включити режим автоматичного визначення мови. Якщо мова, яка застосовується частіше за все, не є мовою редагування за умовчанням, змініть мову за умовчанням в шаблоні Normal.dot  (Шаблон Normal.dot. Універсальний шаблон для будь-яких типів документів, для зміни стандартного форматування або вмісту документа в цей шаблон можна внести необхідні зміни). Ця зміна відобразиться тільки на нових документах.

• 2 Статистика в Word
• При необхідності Microsoft Word дозволяє зробити підрахунок слів в документі. Крім того, можна підрахувати кількість сторінок, абзаців, рядків в документі і кількість знаків (з пропусками або без).
• Використання панелі інструментів «Статистика»
• Для перерахунку кількості слів при додаванні або видаленні вмісту не обов'язково кожного разу вибирати в меню Сервіс команду Статистика. Натомість відобразіть панель інструментів Статистика і для оновлення статистики натискуйте кнопку Перерахунок.
• Можна враховувати як звичайні, так і кінцеві виноски. Якщо необхідно отримати статистику по частині документа, а не по всьому документу, можна врахувати тільки ті виноски, які відносяться до виділеної частини документа. Крім того, для отримання статистики можна вибрати декілька розділів документа, не обов'язково розташованих поряд один за одним.

2.1 Підрахунок слів і рядків в документі

Деякі відомості в цьому розділі можуть бути незастосовний до окремих мов.

В меню Сервіс виберіть команду Статистика.

Результати всіх підрахунків відображаються в діалоговому вікні Статистика.

Якщо у міру внесення змін в документ вимагається обновляти статистику без відкриття діалогового вікна, натискуйте кнопку Панель.

На екрані з'явиться панель інструментів Статистика.

Якщо необхідно враховувати звичайні і кінцеві виноски, встановіть прапорець Враховувати всі виноски.

При отриманні статистики по частині документа враховуються тільки ті виноски, які відносяться до виділеного фрагмента.

При установці і знятті прапорця здійснюється перерахунок.

При відображенні панелі інструментів Статистика для перегляду статистики можна натискувати кнопку Перерахунок або натискувати поєднання клавіш ALT+C.

Число рядків і слів в документі відображається також на вкладці Статистика (меню Файл, команда Властивості).

• 3 Макроси Word
• Якщо яка-небудь задача часто виконується в Microsoft Word, її виконання можна автоматизувати за допомогою макросу. Макрос  -- це набір команд і інструкцій, виконуваних як одна команда.
• Макроси часто використовуються для наступної мети:
• Для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування
• Для об'єднання декількох команд, наприклад, для вставки таблиці з вказаними розмірами і межами і певним числом рядків і стовпців
• Для автоматизації обробки складних послідовних дій в задачах
• Для створення макросу в Microsoft Word існує два методи: використовування засобу для запису макросів і пряме програмування в редакторі Visual Basic  (Редактор Visual Basic. Середовище розробки нових і редагування існуючих програм і процедур Visual Basic для додатків. Редактор Visual Basic включає повний набір засобів відладки, що забезпечують виявлення помилок синтаксису, помилок виконання і логічних помилок в програмах.).
• Для швидкого запуску макросу можна призначити йому кнопку панелі інструментів  (Панель інструментів. Панель з кнопками і параметрами, які використовуються для виконання команд. Для відображення панелей інструментів використовується діалогове вікно Настройка (виберіть в меню Вигляд команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка). Для поглядання додаткових кнопок натискуйте кнопку Інші кнопки в кінці панелі інструментів.), команду меню  (Меню. Список команд, що відображається по клацанню імені меню в рядку меню або на іншій панелі інструментів.) або поєднання клавіш  (Клавіші швидкого виклику. Функціональні клавіші або поєднання клавіш, такі як F5 або CTRL+A, які служать для виконання команд меню. На відміну від них, клавішами доступу називають поєднання клавіш, такі як ALT+Ф, які переводять фокус в меню, на команду або на елемент управління.).
• Якщо новому макросу задати ім'я вбудованої команди Microsoft Word, то старий макрос буде замінений новим. Наприклад, якщо записати новий макрос і задати для нього ім'я FileClose, цей макрос буде пов'язаний з командою Закрити. Після цього при виборі команди Закрити Microsoft Word виконуватиме дії, задані в новому макросі.

3.1 Запис макросу

Засіб запису макросів дуже корисно, особливо для початківців. В цьому випадку макрос буде записаний у вигляді серії команд Word на мові Visual Basic для додатків  (VBA. Макро-версія мови програмування Microsoft Visual Basic, що використовується для програмування додатків Microsoft Windows і що поставляється з деякими додатками (Microsoft). ). Запис макросу можна тимчасово припинити, а потім продовжити.

Для вибору команд і параметрів допускається застосування миші. Проте дії, виконані у вікні документа за допомогою миші, не записуються. Для запису таких дій, як переміщення курсора, а також виділення, копіювання і переміщення тексту, необхідно використовувати клавіатуру.

Перед записом макросу заплануйте наперед кроки і команди, які він повинен виконати.

Якщо при записі буде допущена помилка, то в макросі також запишуться всі виправлення. Непотрібні інструкції можна буде прибрати пізніше шляхом редагування макросу.

Постарайтеся передбачити всі повідомлення Microsoft Word, які можуть припинити дію макросу або направити його по помилковому шляху.

Якщо макрос викликає команду Знайти або Замінити (меню Правка), натискуйте кнопку Більше на вкладці Знайти або Замінити, а потім виберіть параметр Скрізь в списку Напрям. Якщо макрос виконує пошук тільки вперед або назад, то по досягненні кінця або початку документа Word припинить виконання макросу і запропонує продовжити пошук в частині документа, що залишилася.

Перед використовуванням макросу, записаного в іншому документі, переконайтеся, що він не залежить від вмісту цього документа.

Якщо деякий макрос використовується особливо часто, призначте йому кнопку панелі інструментів, команду меню або поєднання клавіш. Це дозволить швидко викликати макрос без відкриття діалогового вікна Макроси.

3.2 Написання макросу на мові Visual Basic

В редакторі Visual Basic можна також написати дуже могутні і складні макроси, які не можуть бути записаний першим способом.

Крім того, редактор Visual Basic дозволяє отримати допоміжні відомості, що допомагають при створенні макросу, -- зокрема, довідкову інформацію про об'єкти  (Об'єкт. Таблиця, діаграма, малюнок, формула або дані іншого типу. Об'єкти, створені в одному додатку (наприклад, електронні таблиці), а потім зв'язані або упроваджені в іншому додатку, є об'єктами OLE.) і їх властивості  (Властивість. Іменований атрибут елемента управління, поля або об'єкту, значення якого визначає конкретну характеристику об'єкту (наприклад, розмір, колір або положення на екрані, а також чи є об'єкт видимим або прихованим).).

3.3 Зберігання макросів

Макроси зберігаються в шаблонах  (Шаблон. Файл або файли, що містять структуру і інструменти для створення таких елементів закінчених файлів як стиль і макет сторінки. Наприклад, шаблони Microsoft Word дозволяють створювати окремі документи, а шаблони Microsoft FrontPage -- цілі веб-вузли.) і документах. За умовчанням, макроси зберігаються в шаблоні Normal  (Шаблон Normal.dot. Універсальний шаблон для будь-яких типів документів. Для зміни стандартного форматування або вмісту документа в цей шаблон можна внести необхідні зміни.), щоб вони були доступні всім документам Word. Якщо макрос використовуватиметься тільки в одному документі, збережіть його в документі. Окремі макроси в документі зберігаються в проектах макросів  (Проект макросу. Сукупність компонентів, у тому числі форм, тексту програми і модулів класів, які складають макрос. Проекти макросів, створені в редакторі Visual Basic для додатків (Microsoft), можна включати в надбудови і більшість додатків Microsoft Office.), які можна копіювати з одного документа в іншій.

• 4 Автозаміна в Word
• Для автоматичного виявлення і виправлення друкарських помилок, орфографічних помилок і неправильного використовування прописних і рядкових букв можна використовувати засіб «Автозаміна».
• Крім того, автозаміну можна використовувати для швидкої вставки знаків, які включені у вбудований список автозамін. Наприклад, для вставки знака © введіть (c).
• Якщо вбудований список виправлень не містить необхідного запису, то її можна додати уручну.
• Примітка.  Текст, включений в гіперпосилання  (Гіперпосилання. Кольоровий підкреслений текст або графічний об'єкт, по клацанню якого виконується перехід до файлу, фрагмента файлу або сторінки HTML в інтермережі або Інтернеті. Гіперпосилання можуть також указувати на групи новин і вузли Gopher, Telnet і FTP), не замінюється автоматично.
• 4.1. Використовування автозаміни для виправлення зроблених помилок
• Наступні параметри автозаміни можна включати і відключати.
• Кнопка Параметри автозаміни Кнопка Параметри автозаміни з'являється як маленьке синє поле при знаходженні покажчика миші поряд з текстом, який був автоматично виправлений. Це поле замінюється на кнопку при наведенні на нього покажчика. Якщо з'ясується, що виправляти текст не вимагалося, можна відмінити виправлення або включити або відключити параметри автозаміни, натискуючи кнопку параметрів автозаміни і вибравши відповідну команду.
• Параметри перетворення букв в прописні. Автозаміна забезпечує перетворення в прописну букву першої букви першого слова в пропозиції, назви дня тижня, першого слова в елементі таблиці і т.д.
• Елементи списку автозамін.  Для виявлення і виправлення друкарських помилок, орфографічних помилок і символів, що часто використовуються, засіб автозаміни може використовувати список вбудованих виправлень, званий списком автозаміни. Непотрібні елементи цього списку можна легко видалити. Крім того, в даний список можна додати власні елементи.
• Використовування виправлень спільно з програмою перевірки орфографії.  Для більш повної перевірки орфографії при автозаміні можуть використовуватися виправлення, створені за допомогою основного словника програми перевірки орфографії (на додаток до вбудованого списку орфографічних виправлень).
• Використовування автозаміни для виправлення помилок, зроблених в тексті на іншій мові
• Для виконання автозаміни на іншій мові слід переконатися, що потрібна мова доступна для редагування. Крім того, необхідно придбати список вбудованих елементів автозаміни для цієї мови. Щоб при автозаміні здійснювалися також виправлення, передбачені програмою перевірки орфографії, переконайтеся в тому, що встановлені засоби перевірки орфографії для вибраної мови. Після цього Microsoft Word автоматично визначатиме мову, що використовується в документах, і працювати з відповідним списком елементів автозаміни і засобами перевірки орфографії.
• 5 НастРОЙка панелей інструментів Word
• Відновлення початкових параметрів кнопок, команд і панелей інструментів
• Виконайте одне або декілька наступних дій.
• 5.1 Параметри меню
• В меню Вигляд виберіть команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка.
• При відкритому діалоговому вікні Настройка клацніть меню, яке потрібне відновити, правою кнопкою миші, а потім виберіть в контекстному меню команду Скидання.
• Натискуйте кнопку Закрити в діалоговому вікні Настройка.
• Команда Скидання відновлює початкові значки, команди і підміню  (Підміню. Меню, яке відкривається при виборі команди меню більш високого рівня.) вбудованих меню.

5.2 Відновіть початковий набір кнопок і меню на вбудованій панелі інструментів

В меню Вигляд виберіть команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка.

Відкрийте вкладку Панелі інструментів.

В полі Панелі інструментів виберіть назву панелі інструментів  (Панель інструментів. Панель з кнопками і параметрами, які використовуються для виконання команд. Для відображення панелей інструментів використовується діалогове вікно Настройка (виберіть в меню Вигляд команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка). Для перегляду додаткових кнопок натискайте кнопку Інші кнопки в кінці панелі інструментів), яку вимагається відновити.

Натискуйте кнопку Скидання.

Дана команда незастосовна до призначених для користувача панелей інструментів.

Якщо прапорець Завжди показуються повні меню на вкладці Параметри діалогового вікна Настройка знятий, то в меню і на панелях інструментів відображаються команди, які використовуються частіше за все. При бажанні можна повернути панелі інструментів і меню в початковий стан.

5.3 Встановлення початкових параметрів для вбудованої кнопки

Переконайтеся, що панель інструментів  (Панель інструментів. Панель з кнопками і параметрами, які використовуються для виконання команд. Для відображення панелей інструментів використовується діалогове вікно Настройка (виберіть в меню Вигляд команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка). Для перегляду додаткових кнопок натискуйте кнопку Інші кнопки в кінці панелі інструментів.), яку вимагається змінити, відображається.

В меню Вигляд виберіть команду Панелі інструментів.

Виконайте одну з наступних дій:

клацніть назву панелі інструментів, яку вимагається відобразити;

для перегляду більшого числа панелей інструментів виберіть команду Настройка. В діалоговому вікні Настройка відкрийте вкладку Панелі інструментів, а потім встановіть прапорець для панелі інструментів, яку вимагається відобразити. Натискуйте кнопку Закрити.

В меню Вигляд виберіть команду Панелі інструментів, а потім  -- команду Настройка.

При відкритому діалоговому вікні Настройка виконаєте одну з наступних дій:

- щоб відновити кнопку панелі інструментів, клацніть цю кнопку правою кнопкою миші, а потім виберіть в контекстному меню команду Скидання;

- щоб відновити команду меню, відкрийте меню, що містить потрібну команду, клацніть цю команду правою кнопкою миші, а потім виберіть в контекстному меню команду Скидання.

6 ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА КОРИСТУВАЧА ЕОМ

Вимоги до організації робочих місць

В Україні діють державні санітарні правила та норми роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин від 10 грудня 1998 №7 (Д Сан ПіНЗ.3,2007-98). У цих правилах, зокрема, регламентується, що приміщення, де працюють люди з ПЕОМ, повинно розміщуватися в північній або північно-східній частині будівлі. Площа одного робочого місця повинна становити не менше 6 кв.м, об'єм - не менше 20 куб.м, відстань між робочими столами - не менше 2,5 м у ряду і 1,2 м між рядами. Стіни приміщень повинні мати коефіцієнт відбиття 0,5-0,6.

Робоче місце має відповідати основним антропометричним даним людини. Крісло або стілець на робочому місці повинні мати висоту сидіння 40-50 см від рівня підлоги, а також відповідний кут нахилу спинки. Стегна працюючих мають розміщуватися паралельно підлозі, а стопи ніг - на підлозі або підставці, передпліччя - вертикально; лікті - під кутом 70-90° до вертикальної площини; зап'ястя зігнуті під кутом не більше 20° відносно горизонтальної площини, нахил голови - 15-20° відносно вертикальної площини.

Висота робочої поверхні столу має бути в межах 680-800 мм. Рекомендована ширина столу - 600-1400 мм, глибина - 800-1000 мм. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною - не менше 500 мм, глибиною - на рівні колін - не менше 450 мм, на рівні витягнутої ноги - не менше 650 мм.

Робочий стіл має бути обладнаний підставкою для ніг шириною не менше 300 мм та глибиною нe менше 400 мм, з можливістю регулювання по висоті в межах 150 мм та кута нахилу опорної поверхні в межах 20°. Підставка повинна мати рифлену поверхню та бортик на передньому краї заввишки 10 мм.

Робоче сидіння користувача повинно бути підйомно-поворотним, таким, що регулюється за висотою, кутом нахилу сидіння та спинки, за відстанню спинки до переднього краю сидіння. Регулювання кожного параметра має бути незалежним, плавним або ступінчатим, мати надійну фіксацію.

Хід ступінчастого регулювання елементів сидіння має становити для лінійних розмірів 15-20 мм, для кутових - 2-5°. Ширина та глибина сидіння повинні бути не меншими за 400 мм. Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 400-500 мм, а кут нахилу поверхні - від 150 вперед до 50 назад.

Поверхня сидіння має бути плоскою, передній край - закругленим.

Висота спинки сидіння має становити 300x20 мм, ширина - не менше 380 мм, радіус кривизни в горизонтальній площині - 400 мм. Кут нахилу спинки повинен регулюватися в межах 0-30° відносно вертикального положення. Відстань від спинки до переднього краю сидіння повинна регулюватися в межах 260-400 мм.

Поверхня сидіння, спинки має бути напівм'якою, з неслизьким, ненаелектризовуючим, повітронепроникним покриттям.

Екран відеотермінала та клавіатура повинні бути розташовані не ближче 600 мм від очей користувача з урахуванням розміру алфавітно-цифрових знаків та символів (табл. 1)

Таблиця 1.

Відстань від екрану до ока працівника повинна складати

(при розмірі екрану по діагоналі)

Страницы: 1, 2