9
Програмний комплекс MS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. Тому СКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійної версії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасному бізнесі.
СУБД вкрай корисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити оборот і доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на імідж фірми і теж дозволяє залучати клієнтів.
База даних у MS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливість створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.
Створення баз даних і введення даних
Для створення нової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу "Створення", що містить дві вкладки:
- "Загальні " - дозволяє створити нову порожню базу даних;
- "Бази даних" - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.
Для створення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку "Загальні " і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних". У даному вікні діалогу зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access містить великий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.
Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шести вкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі об'єкти, що входять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися у вкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.
Після натискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази даних, що складає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.
Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і звіти. Як це зробити, ми розглянемо в наступних главах.
Отже, Ви приступаєте до створення таблиць бази даних, у которые згодом буде вводитися інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Ви можете переглядати дані в таблицях або упорядковувати них по деяких ознаках. Інформація, що утримується в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, Ви можете дати графічну інтерпретацію інформації, що утримується в базі даних. З рішенням цих задач Ви познайомитеся в наступних главах.
Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних. Розглянемо послідовність Ваших дій при створенні таблиці в новій базі даних: Конструктор - дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;
Для того щоб зв'язати таблицю з інформацією, що утримується в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. Задайте ім'я таблиці у вікні діалогу "Збереження" і натисніть кнопку ОК.
Створення таблиць у вікні конструктора надає Вам більш широкі можливості по визначенню параметрів створюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстра по створенню таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу "Нова таблиця", вибравши зі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. У результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.
У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, що містить наступні атрибути створюваної таблиці: найменування полючи, тип даних і опис. Крім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості, відображуваними в нижній частині конструктора і визначальної умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але таким чином, щоб відбити характер інформації, що буде зберігатися в даному полі. Тип полючи визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі. Давайте спочатку розглянемо визначення полів таблиці.
Найменування полів
Найменування полючи вводиться в поле введення стовпця ім'я полючи. При завданні найменувань полів Ви повинні додержуватися наступних правил:
1. Найменування полючи може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю, задаючи занадто довгі імена;
2. Найменування полючи може містити букви , цифри, пробіли і спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), прямих дужок ([]) і деяких керуючих символів (з кодами Ascіі 0-31);
3. Найменування полючи не може починатися з пробілу ;
4. Два полючи в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;
5. Як найменування полючи не рекомендується використовувати абревіатури або короткі назви.
Недотримання цих правил відслідковується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках це може привести до важко обумовлених помилок, тому рекомендується самостійно контролювати проходження перерахованим вище правилам у практичній роботі.
Бажано намагатися використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їхньої ідентифікації при перегляді таблиць.
Типи даних
Найменування полючи використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:
1. Текстовий;
2. Числовий;
3. Грошовий;
4. Лічильник;
5. Дати/часу;
Страницы: 1, 2