· задачи, выполняемые в соответствие с графиком
· запаздывающие задачи
· задачи, выполняемые с опережением
· задачи с фактическими датами начала и окончания, не совпадающими с базовыми
· задачи с меньшей продолжительностью, чем базовая
· задачи с большей продолжительностью, чем базовая
· с процентом готовности не соответствующим базовой длительности
· завершенные задачи
· неначатые задачи
3. Построить линию хода выполнения (дата отчета - середина продолжительности проекта)
4. Выполнить настройки для перепланирования оставшихся работ (Все завершенные части работ должны заканчиваться к дате отчета, все незавершенные части работ должны начинаться от даты отчета)
5. Выполнить перепланирование работ
6. Получить сводный отчет по неначатым задачам
Порядок выполнения лабораторной работы.
1. Еще раз внимательно прочесть теоретическую часть
2. Выбрать наиболее простой путь для выполнения лабораторной работы
3. Выполнить работу, сохраняя в виде отдельных файлов базовый план до перепланирования и после перепланирования работ
4. Результаты предъявить преподавателю после выполнения самостоятельной работы и ответов на контрольные вопросы.
Самостоятельная работа.
1. Отработать все способы ввода хода работ
2. Подсчитать «вручную» все затраты на дату отчета, сопоставить с данными таблицы Отслеживание. Подготовить комментарии.
3. Выполнить перепланирование работ т.о., чтобы завершенные части работ оставались на месте, а незавершенные начинались от даты отчета.
4. Отработать отслеживание с помощью фильтров.
Контрольные вопросы.
1. Какие способы ввода хода работ вы знаете? В каком случае они являются более предпочтительными?
2. В каком представлении и каким образом можно выполнить отслеживание работ с помощью фильтра Запаздывающие задачи?
3. С помощью каких команд выполняется настройка параметров перепланирования работ по времени?
4. Каким образом рассчитываются фактические затраты по проекту?
Лабораторная работа №5
Контроль трудовых и финансовых затрат
Цель лабораторной работы
Изучение и освоение на практике функций оперативного контроля за трудовыми и финансовыми затратами в ходе выполнения проекта
Задачи лабораторной работы
7. Ввод данных по фактическим трудозатратам
8. Выполнение анализа трудозатрат с помощью фильтра
9. Ввод данных по фактическим затратам
10. Создание графика освоенного объема
Теоретическая часть
Контроль трудозатрат
Отслеживать фактические трудозатраты можно, открыв таблицу Трудозатраты, в одном из представлений:
· Диаграмма Ганта с отслеживанием
· Использование ресурсов
· Использование задач
Обновлять фактические трудозатраты можно в:
· Таблице Отслеживание
· Диалоговом окне Обновление проекта
· также в представлениях Диаграмма Ганта с отслеживанием, Использование ресурсов, Использование задач, если предварительно добавить в таблицу Трудозатраты дополнительные поля, например, поле Фактические трудозатраты с одновременной настройкой их отображения в области повременных данных
Рассмотрим таблицу Трудозатраты в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием
Трудозатраты (Общие) = Фактические + Оставшиеся + Сверхурочные
Базовые = Общее количество трудозатрат, сохраненных в базовом плане
Отклонение = Трудозатраты - Базовые трудозатраты
«-» - на выполнение требуется меньше часов, чем запланировано
«+» - больше, чем определено по плану.
Создадим условия для корректировки трудозатрат по каждой работе в представлении Использование задач.
1. Выполнить команду Вид - Использование задач - Таблица: Трудозатраты
2. Выполнить команду Вставка - Столбец - Имя - Фактические трудозатраты
2. Переместить курсор в область повременных данных
3. Нажатием правой кнопки «мыши» вызвать контекстное меню
4. Выбрать Стили подробных данных - Фактические трудозатраты
Выполним анализ трудозатрат с помощью фильтра
1. Выполнить команду Проект - Фильтр - Другие фильтры - Трудозатраты выше бюджета
2. Выбрать условие больше 0.
Контроль затрат.
Анализ отклонений удобно выполнять с помощью таблицы Затраты и таблицы Анализ освоенного объема.
Базовые затраты - это базовая стоимость запланированных работ (БСЗР). По сути, это те средства, которые могли быть затрачены на выполнение задачи на дату отчета, если бы задача точно соответствовала графику.
Фактические затраты - это фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР).
Освоенный объем - это базовая стоимость выполненных работ (БСВР). По сути, это те средства, которые могли быть затрачены на выполнение на дату отчета, если бы задача точно соответствовала графику.
Отклонение от календарного плана (ОКП) - показывает, соответствует ли выполнение задач календарному плану.
ОКП = БСВР - БСЗР
«+» - задача опережает базовый план
«-» - задача отстает по затратам от базового плана.
Относительное отклонение от календарного плана (ООКП).
ООКП = (ОКП/БСЗР) * 100%
Бюджет по завершении (БПЗ) - общие запланированные затраты для задачи. Значение этого поля совпадает с содержанием поля БСВР при сохранении базового плана.
Отклонение по стоимости (ОПС). В поле ОПС отображается разница между базовой стоимостью и фактической стоимостью выполненной работы.
ОПС = БСВР - ФСВР
«+» - фактические затраты меньше
«-» - фактические затраты превышают ее бюджет.
Относительное отклонение по стоимости (ООПС).
ООПС = (БСВР - ФСВР)/БСВР * 100
Индекс отклонения по стоимости (ИОС).
ИОС = БСВР / ФСВР
Значение ИОС устанавливает, превышают ли затраты бюджет до даты отчета о состоянии, если ИОС <1- фактические затраты на задачу превышают запланированные
Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП).
ИОКП = БСВР / БСЗР
ИОКП часто используется для оценки даты завершения проекта.
Примечание. Если на дату отчета о состоянии выполнено 50% задачи, а общее количество трудозатрат составило 60% от запланированных, то значение ИОКП и других показателей будет другим, если в качестве способа расчета освоенного объема для задачи вместо % завершения установить физический % завершения.
Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ).
В этом поле отображаются ожидаемые общие затраты, расчет которых основан на вычислении затрат до даты отчета о состоянии.
ПОПЗ = ФСВР + (БЗП - БСВР) /ИОС
Примечание. При сохранении базового плана ПОПЗ совпадает с запланированными затратами. После получения отчета о фактических трудозатратах или фактических затратах ПОПЗ вычисляется автоматически.
Отклонение по завершении (ОПЗ).
В поле ОПЗ отображается разность полей БПЗ (бюджет по завершении) и ПОПЗ (предварительная оценка по завершении).
ОПЗ = БПЗ - ПОПЗ
Показатель эффективности выполнения (ПЭВ).
Отношение стоимости оставшихся работ к оставшемуся бюджету на дату отчета.
ПЭВ = (БПЗ - БСВР) / (БПЗ - ФСВР)
Если ПЭВ > 1, то на выполнение оставшегося объема работ требуется больше средств, чем запланировано.
Создание графиков освоенного объема. На графиках без труда можно проследить изменение основных показателей освоенного объема во времени и выявить тенденции в изменении отклонений, например, по динамике ОКП ОПС.
В MS Project разработана процедура экспорта данных в Excel для быстрой подготовки и оформления графиков.
1. Выполнить команду Вид - Панели инструментов - Анализ
2. Выбрать кнопку Анализ повременных данных в Excel.
3. Установить переключатель в положение:
· всего проекта
· или выбранных задач
4. Выбрать в таблице Затраты повременные поля, значения которых будут экспортированы, например, БСЗР, БСВР, ФСВР.
5. Указать диапазон дат, например, с начала по окончание проекта.
6. Выбрать с помощью переключателя способ экспортирования данных:
· поле ДА -сразу появляется график
· поле НЕТ -данные экспортируются без построения графика
7. Щелкнуть на кнопке Экспорт данных, чтобы начать экспорт данных в Excel.
Создание заключительных отчетов. Обзорные отчеты о затратах находятся в группе отчетов Обзорные - Затраты.
Задание на лабораторную работу.
7. Ввести данные по фактическим трудозатратам по всем начатым или завершенным на дату отчета (середину продолжительности проекта по базовому плану) задачам проекта. При этом должны быть отражены следующие ситуации по задачам (два-три примера достаточно):
· задаче требуется меньше часов, чем запланировано
· задаче требуется больше часов, чем запланировано
8. Подсчитать «вручную» все затраты на дату отчета, сопоставить с данными таблицы Отслеживание. Подготовить комментарии.
9. Ввести данные по фактическим затратам по всем начатым или завершенным на дату отчета (середину продолжительности проекта по базовому плану) задачам проекта. При этом должны быть получены следующие ситуации по задачам:
· задаче требуется меньше средств, чем запланировано (один-два примера достаточно)
· в целом динамика по ОПС задач должна получиться отрицательной (шесть-семь задач должны иметь превышение по затратам относительно базового варианта)
10. Создать в Excel график освоенного объема (отразить в динамике БСЗР, БСВР, ФСВР, ОПС).
11. Оформить в Word отчет по затратам на основе полученного графика и данных из отчета Обзорные - Затраты
5. Еще раз внимательно прочесть теоретическую часть
6. В представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием - таблица Трудозатраты произвести настройки, необходимые для ввода информации по фактическим трудозатратам (добавить соответствующее поле и строку в области повременных данных)
7. Ввести в данном представлении для некоторых работ (в соответствие с заданием) отклонения по трудозатратам и сохранить результат в виде отдельного файла
8. Проанализировать затраты
9. Далее в представлении Использование задач - Таблица Затраты вести для некоторых работ (в соответствие с заданием) отклонения по затратам и сохранить результат в виде отдельного файла
10. Построить график
11. Получить обзорный отчет по затратам
12. Оформить отчет по работе в виде текстового файла
13. Результаты предъявить преподавателю после выполнения самостоятельной работы и ответов на контрольные вопросы.
5. Отработать все способы ввода трудозатрат и затрат. Проанализировать их достоинства и недостатки
6. Проанализировать на конкретном примере все показатели по затратам
7. Отработать отслеживание трудовых и финансовых затрат с помощью фильтров
8. Построить график освоенного объема по трудозатратам
1. В каких представлениях вносятся данные о затратах и трудозатратах по проекту
2. Назовите наиболее удобное представление для отслеживания и для внесения информации
· по трудозатратам
· по затратам
Прокомментируйте ответ
3. Дайте определение терминам: базовые затраты, фактические затраты, освоенный объем
4. Поясните значение следующих терминов:
· Бюджет по завершении (БПЗ)
· Индекс отклонения по стоимости (ИОС)
· Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)
· Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)
5. Расшифруйте значения приведенных ниже формул:
· ООКП = (ОКП/БСЗР) * 100%
· ОПЗ = БПЗ - ПОПЗ
· ПЭВ = (БПЗ - БСВР) / (БПЗ - ФСВР)
Список литературы
1. Г.И.Сингаевская .Самоучитель Microsft Project 2002: - М.: Издательский дом «Вильямс». 2004
2. А.И. Кочетков, С.Н. Никешин Управление проектами. - СПб.: «ДваТрИ» 1993
3. Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, Исследование операций в экономике. - М.: банки и биржи, ЮНИТИ, 1997
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
