Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек-тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю-щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен-ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен-ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери-альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по-следних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивиду-альными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо-гащается.
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене-ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин-формацию в качестве важнейшего фактора производственного про-цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло-вие работы современной техники, как средство повышения качест-ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
- фонда заработной платы
- коммунальных услуг
- стоимости программного обеспечения
- расходов на почту
- расходов на оформление договоров
- расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
- избежание будущего роста численности персонала
- уменьшение требований к обработке данных
- снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
- улучшение качества информации
- повышение производительности
- улучшение и ускорение обслуживания
- новые производственные мощности
- более уверенные решения
- улучшение контроля
- уменьшение просроченных платежей
- полное использование программного обеспечения
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.
Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).
Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:
- Качество, достоверность и оперативность получения информации
- Знания, опыт, личные качества руководителя
- Квалификационный состав подчинённых
- Ситуация на рынке
где, Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть
Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления
Iу - управляющая информация в результате сравнения
U - воздействие исполнительного органа на объект управления
V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды
Рисунок 2. Система управления объектом
Менеджмент в полной мере использует объективную и свое-временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе-мую и распространяемую с помощью современных научных мето-дов и технических средств. Сейчас это -- объективная необходи-мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста-новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи-мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше-ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав-ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци-альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи-мосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые умень-шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор-мация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознан-ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю-щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти-мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно -- необходимая предпо-сылка соединения и последующего органического срастания про-цессов труда и развития личности.
Состав, содержание и качество информации, которая прив-лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко-номическими данными, а широко использует техническую, тех-нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те-кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про-ектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис-тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при-надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо-лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре-зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен-ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре-зультатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи-мосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри-мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ-водственных запасов) и тем самым создают условия для повы-шения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко-торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку-менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из раз-ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния произ-водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра-фия и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
