Рефераты. Информационное обеспечение управления предприятием

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического университета, а не подразделения.

Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Пути сокращения управленческих затрат

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий.

Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 12):

- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.

- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.

- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж

Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

Таблица 8

Распределение обязанностей на месяц

Основные обязанности ответственных лиц	Затраты времени, в часах	Темпы роста
	1997	1998	1999	98/97	99/98
1	2	3	4	5	6
1. Директор.	72	62	16	86%	26%
Составление бюджета на полугодие	24	20	4	83%	20%
Составление сметы и калькуляции на полугодие	12	10	2	83%	20%
Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты.	20	16	8	80%	50%
Формирование списка клиентов, уже оплативших и ожидающих начала обучения.	16	16	2	100%	13%
Составление актов списания материальных ценностей.	4	4	4	100%	100%
Составление фактической сметы	28	24	12	86%	50%
2. Заместитель по учебной работе	145	140	98	97%	70%
Составление расписания занятий на неделю вперёд.	16	14	8	88%	57%
Назначение преподавателей на занятия по расписанию.	24	22	10	92%	45%
Подготовка методического материала к занятиям.	8	32	32	400%	100%
Оповещение клиентов о дате начала занятий и времени обучения.	24	20	16	83%	80%
Составление представления и приказа на зачисление клиентов в группу слушателей.	12	10	2	83%	20%
Контроль посещения занятий и соблюдения графика учебного процесса	7	6	8	86%	133%
Приём слушателей по личным вопросам	4	4	4	100%	100%
Изготовление сертификатов для слушателей	24	12	8	50%	67%

Продолжение таблицы 8

1	2	3	4	5	6
Составление приказа об отчислении из группы слушателей на основании окончания обучения	12	10	2	83%	20%
Составление всевозможных справок, актов, ведомостей для слушателей.	8	6	2	75%	33%
Составление служебных записок в случае необходимости	6	4	6	67%	150%
3. Секретарь-референт	74	60	50	81%	83%
Рекламная кампания	20	24	24	120%	100%
Приём клиентов, пришедших узнать про компьютерные курсы.	15	15	15	100%	100%
Регистрация всех клиентов для дальнейшего анализа.	7	5	5	71%	100%
Формирование списка клиентов, готовых оплатить и начать обучение	32	16	6	50%	38%
4. Инженер компьютерного класса 205	124	86	104	69%	121%
Переустановка программного обеспечения	12	16	18	133%	113%
Подготовка класса к занятиям.	112	70	86	63%	123%
5. Инженер компьютерного класса 215	124	112	68	90%	61%
Переустановка программного обеспечения	12	16	16	133%	100%
Подготовка класса к занятиям.	112	96	52	86%	54%

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17