Таблица 1. Подразделения таксопарка, с которыми взаимодействует директор
Подразделение таксопарка
Информационные процессы
Отдел кадров
- передача информации о сотрудниках;
Транспортный отдел
- передача информации о поставленных на учет и снятых с учета автомобилей;
Отдел по работе с клиентами
- передача информации о клиентах и поездках;
Разрабатываемая информационная система предназначена для автоматизации труда менеджера по работе с клиентами таксопарка "Семерочка". При организации работы таксопарка важным аспектом является мобильная, квалифицированная работа сотрудников, способных организовать процесс обслуживания клиентов как можно быстрее и качественней.
В обязанности менеджера по работе с клиентами входят следующие функции:
- контроль поступивших в распоряжение таксопарка машин и водителей;
- подготовка статистической информации по требованиям директора таксопарка для принятия им управленческих решений.
- регистрация клиентов обратившихся в таксопарк
При обращении клиента в таксопарк происходит регистрация его личных данных в базу данных.
В таксопарке "Семерочка" традиционно использовано программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:
- вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;
- отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;
- сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;
- контроль поступления и убытия машин и водителей осуществляется путем регистрации информации на бумажных носителях;
Все выше перечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда менеджера по работе с клиентами таксопарка "Семерочка". Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов.
Работа менеджера по работе с клиентами таксопарка - это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:
- этап оформления документов клиента;
- этап формирования списков машин и водителей;
- этап оформления заказа;
- этап корректировки информации
- этап выдачи информации о поездках
В каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу:
Таблица 2. Информационные процессы этапов.
Этап
1. Этап оформления документов клиента
- сбор анкетных и других данных у клиента;
2. Этап формирования списков машин и водителей
- регистрация новых машин и водителей;
- снятие с учета машин и водителей;
3. Этап оформления заказа
- Сохранение информации о маршруте;
- Изменение статуса о машине, идущей в рейс
- Изменение статуса о водителе, идущем в рейс
4. Этап корректировки информации
- Поиск и выбор необходимого водителя из списка;
- Корректировка данных о количестве поездок выбранного водителя;
5. Этап выдачи информации о поездках
- Выдача отчёта по осуществлённым поездкам;
- Выдача отчёта по осуществлённым поездкам за определённое число;
- Выдача отчёта по количеству осуществлённых поездок водителя;
Проанализировав этапы и их информационные процессы, автоматизации подлежат следующие функции:
- ввод исходных данных клиента при оформлении поездки;
- поиск необходимых клиентов по базе данных;
- постановка на внутрифирменный учет машин;
- снятие машин с внутрифирменного учета;
- изменение информации о машинах;
- изменение статуса машин и водителей;
- принятие на работу новых водителей;
- увольнение с работы водителей;
- принятие на работу новых операторов;
- увольнение с работы операторов;
- ввод и сохранение данных о маршруте поездки;
- вывод информации по поездкам на печать;
- изменение и обнуление количества поездок каждого водителя;
- вывод информации количества поездок каждого водителя на печать;
- предоставление справки о работе программы;
1.2 Постановка задачи
Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации. Билл Гейтс, определяет электронную "нервную систему" любой организации как среду, автоматизирующую исполнение заранее намеченных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и дающую, таким образом, огромные преимущества в конкуренции и возможность эффективно работать.[1]
Основными целями разработки системы могут служить:
- сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;
- повышение степени достоверности выходной информации;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
