По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:
· около 15% всех документов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:
Не автоматизированная технология
Автоматизированная технология
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)
автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров
автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения
автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников
автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений
однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений
автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров
автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов - то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
· «ДЕЛО-Секретарь» можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов.
· «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.
· Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
Работа в Интернет / Интранет сетях
Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.
Распределенный электронный документооборот
Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами.
Поддержка больших массивов документов
Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.
«ДЕЛО» - открытая система. Она интегрируется с любыми Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе уже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.
Система «КАДРЫ»
Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д.
Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).
Функция
ДЕЛО-Предприятие
ДЕЛО-Секретарь*
ДЕЛО-Старт
Распределенная обработка документов в сети
+
-
Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы
Ведение нескольких картотек документов
Работа с проектами документов
Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Возможность взаимодействия с криптосервером
Регистрация документов
Ввод резолюций к документам
Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др.
Открыта только папка На контроле»
Контроль исполнения документов**
+только в поиске
Многокритериальный поиск документов
Формирование стандартных отчетов
Обмен документами по электронной почте
Списание документов в дело
Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов
Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов
Редактирование шаблонов выходных печатных форм
Ведение реестров внешней рассылки документов
* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.
** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:
· при просмотре списка контрольных резолюций в папке «На контроле»;
· в режиме поиска по реквизитам резолюции.
9. Структура системы "ДЕЛО"
На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.
Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.
«ДЕЛО» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО», документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.
Объем, занимаемый БД «ДЕЛО» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).
Усредненные характеристики сервера:
· процессор Pentium IV и выше;
· оперативная память не менее 512 Мб;
· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД - 50 Мб.
В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, для обеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО», как контекстный поиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-WEB», потребуется дополнительный Windows-сервер c установленными MS Internet Information Server, MS Index Server.
ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ
Полнофункциональный клиент
Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).
Рекомендуемая конфигурация рабочего места:
· процессор Pentium II и выше;
· оперативная память не менее 128 Мб;
· свободное место на жестком диске от 200 Мб;
· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов
· Windows2000Professional. «Тонкий» клиент:
Для работы с системой «ДЕЛО» через WEB интерфейс («ДЕЛО-WEB») необходим компьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.
ВЫВОД
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства. Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Страницы: 1, 2, 3
