Если была выполнена команда Вид->Имена таблиц, во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию.
Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса.
Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. На рис.6. 6 показан запрос на выборку фамилий тех студентов, которые имеют оценки от 4 до 5 баллов.
Включение полей в запрос
Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Это можно сделать несколькими способами. Чтобы увидеть список доступных полей, надо перейти с помощью клавиши табуляции к нужному столбцу бланка запроса и нажать клавиши Alt+ "стрелка вниз" (для перевода курсора из верхней части окна в бланк запроса, нажмите клавишу F6). Чтобы включить поле в бланк запроса, надо переместить выделение к этому полю, пользуясь клавишами "стрелка вниз" или "стрелка вверх" и нажать клавишу Enter.
Можно просто перетащить поле с помощью мыши в нужный столбец бланка из списка полей верхней части окна. При перетаскивании поля указатель мыши превращается в маленький прямоугольник.
В самом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса (а также в раскрывающихся списках в первой строке бланка QBE), находится специальный символ «*», означающий «Все поля». Если необходимо включить в запрос все поля таблицы, не надо определять каждое по отдельности в бланке QBE. Достаточно перетащить «*» из списка полей в бланк QBE. Учтите, что вы можете повторно включить столбец поля таблицы в бланк запроса, чтобы определить условия отбора для них. В этом случае, чтобы поля дважды не выводились в наборе записей запроса снимите флажки Вывод на экран в столбцах бланка, содержащих повторяющиеся поля.
В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно задать другие свойства с помощью команды Вид->Свойства (кнопка ).
Основные сведения об отчетах
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.
2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.
В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. В отчетах имеются следующие возможности:
· Для обеспечения иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.
· Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.
· Можно производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.
· В дополнении к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всего отчета в целом.
Создание отчета
В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов.
Конструктор. Используется для создания отчета «с нуля» или для редактирования ранее созданного отчета.
Мастер отчетов. Запускает основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет: в столбец. Этот мастер создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значение полей.
Автоотчет: ленточный. В отчете этого типа записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.
Диаграмма. Этот мастер помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.
Почтовая наклейка. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Можно выбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.
Разработка отчета в режиме конструктора
Окно отчета в режиме Конструктора идентично окну формы в этом режиме, т.е. присутствует такая же Панель элементов, окно со списком полей и окно со списком свойств Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как вы зададите верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы. Как и при работе с формами, можно изменить размер любого раздела, перетащив его границу. Ширина всех разделов должна быть одной и той же, поэтому при изменении ширины одного из разделов Ассеss автоматически настраивает ширину всех остальных.
Верхний и нижний колонтитулы будут печататься соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид->Колонтитулы. Можно задать заголовок отчета, который будет печататься только в самом начале отчета, и примечание отчета, печатающееся в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите Формат-> Заголовок/примечание отчета.
Алгоритм создания Таблицы
В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:
1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.
2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.
3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.
4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.
Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать маски ввода.
Для примера определим таблицу ВУЗы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора.
В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.
Таблица №1
Таблица №2
Запрос №1. Используя таблицу Студенты, создать три запроса, по которым из базы данных будут поочередно отобраны фамилии и имена студентов групп 1-Э-1, 1-Э-2, 1-3-3.
Запрос №2. Используя таблицу Студенты, создать два запроса, по которым из базы данных будут поочередно отобраны фамилии и имена женщин, а затем фамилии и имена мужчин.
Запрос №3. Используя таблицу Студенты, создать два запроса, по которым из базы данных будут поочередно отобраны фамилии и имена женщин группы 1-Э-2, а затем - мужчин группы 1 -Э-1.
Запрос №4. Используя связанные таблицы, Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачеток и оценки по физике студентов группы 1-Э-1.
Запрос №7. Используя связанные таблицы, Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачеток и оценки по философии студенток (женщин) группы 1-Э-1.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
