А) Определение цели создания базы данных.
Б) Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
В) Определение необходимых полей в таблице.
Г) Задание индивидуального значения каждому полю.
Д) Определение связей между таблицами.
Е) Обновление структуры базы данных.
Ж) Добавление данных и создание других объектов базы данных.
З) Использование средств анализа в Microsoft Access.
А) Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные её функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна раскрывать база данных, отчёты, которые она должна выводить, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
Б) Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
Информация в таблице, по возможности, не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определённая информация храниться только в одной таблице, то и изменять её придётся только в одном месте. Это делает работу более эффективной и простой, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.
Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся они в разных таблицах. Например, основная и дополнительная информация хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы дополнительная информация отображалась только по мере надобности.
В) Определение необходимых в таблице полей
Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с основными данными о заказах по клиентам могут содержаться поля с условиями оплаты и доставки.
При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
Информацию следует по возможности разбивать на наименьшие логические единицы.
Г) Задание индивидуального значения каждому полю
С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц. Каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.
Д) Определение связей между таблицами
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.
Е) Обновление структуры базы данных
После проектирования таблиц, полей и связей необходимо ещё раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчёты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.
Ж) Добавление данных и создание других объектов базы данных
Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчёты, макросы и модули.
З) Использование средств анализа в Microsoft Access
В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую её структуру и связи, а также переделывает её. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, даёт рекомендации по её улучшению, а также осуществляет их.
2.2 Концептуальный прототип
Под концептуальным прототипом проектирования задачи подразумевается описание внешнего пользовательского интерфейса, а именно:
· описание системы пользовательского меню, имеется в виду строку меню.
· описание элементов управления (различных кнопок, при помощи которых облегчается работа пользователя).
Разработанная строка меню содержит набор действий, предоставляющих пользователю доступ к основным функциям приложения. Названия пунктов меню отображаются закреплёнными функциями приложения. В этом приложении строка меню содержит следующие пункты меню и подменю:
· пункт меню Файл, содержит следующие пункты подменю:
1. Выход, завершает работу приложением.
2. Печать, выводит на печать главный отчет.
· пункт меню Формы, содержит следующие пункты подменю:
1. Продукция, выводит информацию о производимой продукции.
2. Сотрудники, выводит информацию об агентах по продаже.
3. Заказы по клиентам, выводит информацию о клиентах и их заказах.
· пункт меню Отчёты, содержит следующие пункты меню:
1. Неоплаченные счета, отображает информацию о всех неоплаченных счетах.
2. Продажи по клиентам, выводит информацию о сумме долга по каждому клиенту.
3. Продажи по товарам, выводит информацию о количестве по каждому типу заказанной продукции и общей сумме.
· пункт меню Помощь, содержит следующие пункты меню:
Справка, выводит справку по данной базе данных.
Показать помощника, запускает справку-скрепыш.
О базе, выводит некоторые данные о предприятии.
Панель инструментов состоит из панели инструментов созданной программно, и содержит кнопки необходимых действий и функций приложения. Вид панели инструментов не постоянный и меняется на протяжении работы с базой. Например, при работе с данными в отчётах можно использовать некоторые возможности панели "Предварительный просмотр". Все кнопки на панели инструментов имеют всплывающие подсказки. Вывод панелей инструментов производится программно, а скрыть панели можно как программно, так и искусственно, кроме главной панели. А также, чтобы пользователю было удобнее работать с приложением и панелью инструментов, он может перетащить панель инструментов в удобное для него место (например, панель находится вверху, а пользователю удобнее, когда панель находится внизу или слева, или справа), кроме главной панели.
При нажатии правой кнопки мыши в поле формы, появляется контекстное меню, содержащее примерно следующие пункты:
Свойства, показывает форму свойств выбранного элемента формы.
Вырезать, удаляет выделенное пользователем и помещает это в буфер.
Копировать, копирует в буфер выделенный объект.
Вставить, вставляет содержимое буфера обмена.
Выделить всё, выделяет полностью объект и все его содержимое.
Сортировка по возрастанию, сортирует данные в поле по возрастанию.
Сортировка по убыванию, сортирует данные в поле по убыванию.
Найти…, вызывает одноимённое диалоговое окно, позволяющее найти любой текст, введенный пользователем.
Конструктор форм, открывает текущую форму в режиме конструктора.
Режим таблицы, открывает текущую форму в режиме таблицы.
При нажатии правой кнопки мыши в любом из отчётов, появляется контекстное меню, содержащее следующие пункты:
Печать…, открывает одноименное диалоговое окно, в котором пользователь устанавливает все необходимые параметры перед выводом на печать.
Параметры страницы…, открывает одноименное диалоговое окно, в котором пользователь делает необходимые установки страниц.
Масштаб, позволяет выбрать пользователю масштаб отображения отчёта.
Сохранить как..., позволяет сохранить отчёт в базе под другим именем.
Экспорт…, позволяет экспортировать отчёт с сохранением его в различном виде под различные приложения.
Каждое приложение имеет своё окно, в котором выводятся результаты его работы. Кроме окна приложения, широко используются диалоговые окна. Диалоговые окна можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.
Окно проекта в редакторе VBA активируется выбором команды вид, окно проекта или нажатием кнопки окно проекта. В окне проекта представлена иерархическая структура файлов форм и модулей текущего проекта.
В проекте автоматически создается модуль для каждого рабочего листа и для всей книги. Кроме того, модули создаются для каждой пользовательской формы, макросов и классов. По своему назначению модули делятся на два типа: модули объектов и стандартные. К стандартным модулям относятся те, которые содержат макросы. К модулям объектов относятся модули, связанные с рабочей книгой, рабочими листами, формами, и модулями класса.
В окне проекта выводится проект всех открытых рабочих книг. Это позволяет легко копировать формы и коды из одного проекта в другой, что убыстряет процесс создания новых приложений.
Окно для редактирования кода. Перемещение указателя на значок файла в окне проекта и выполнение двойного щелчка кнопкой мыши открывает окно редактора кода для соответствующего модуля.
Окно редактирования кода служит в качестве редактора для ввода и изменения кода процедур приложения. Код внутри модуля организован в виде отдельных разделов для каждого объекта, программируемого в модуле. В окне редактирования доступны два режима представления кода: просмотр отдельной процедуры и всего модуля. Переключение режимов работы окна редактирования кода осуществляется выбором одной из двух кнопок в нижнем левом углу окна редактирования кода, либо установкой или снятием флажка просмотр всего модуля вкладки редактор диалогового окна параметры, отображаемого на экране командой сервис, параметры.
Страницы: 1, 2, 3, 4
