2
На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ-бе ДОУ или у секретаря-референта;
- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз-делениях секретарями подразделений;
- смешанная, сочетающая в себе элементы цент-рализованной и децентрализованной систем.
Практика показывает, что наиболее эффективной сре-ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос-ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за-писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.
Специализированную документацию регистрируют в соответ-ствующих структурных подразделениях.
Важнейшим принципом регистрации документов яв-ляется однократность. Каждый документ должен регис-трироваться в организации только один раз.
В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку-ментов - журнальная и карточная.
Журнальная форма может быть использована эффек-тивно в организациях с небольшим объемом документо-оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен-тов; документов конфиденциального характера.
Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо-гут учитываться в журналах учета приказов по организа-ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор-ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри-мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо-ты в архиве.
Использование автоматического дублирования тради-ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур-налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра-ции.
Карточная регистрация всех категорий документов осу-ществляется на единой по форме регистрационной карточ-ке.
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать-ся.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо-емкость процесса регистрации по сравнению с журналь-ной формой.
Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек-ретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас-положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо-дится конкретная информация по нужному вопросу.
Карточки группируют в картотеке по признакам, кото-рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.
Контроль за исполнением документов и принятых ре-шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю-чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен-тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде-нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо-собствующих своевременному исполнению.
Под текущим контролем понимают ежедневную под-готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис-полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не-обходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает-ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.
Документы с длительным сроком исполнения (напри-мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар-точку.
Документ считается исполненным, если решены по-ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор-респонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос-товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар-точка поступила секретарю-референту или в подразделе-ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регист-рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по но-менклатуре, в которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен-тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб-щенный поиск сведений по всем документам органи-зации.
Страницы: 1, 2