Создание составных документов

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

2 Текстовый редактор Microsoft Word

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие - для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);

использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;

поиск и замена фрагмента текста;

работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

работа с макропоследовательностями символов;

автозамена опечаток при вводе;

автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);

автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

возможность создания стилей;

автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

Основные объекты документа Word.

На рисунке 1 представлены объекты документов, создаваемых в среде текстового процессора Word.

Их условно можно разделить на объекты, созданные:

в среде самого текстового процессора;

в других средах и внедренные в документ Word.

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

Word предоставляет пользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты из документов, созданных в других программных средах, например в графическом редакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базами данных Access и других.

В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

Перемещение по большому документу

Перемещение по документу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощью клавиатуры, используя следующие сочетания клавиш:

Ctrl + ? - на слово вправо, Ctrl + ? - на слово влево,

Ctrl + ? - к следующему абзацу, Ctrl + ? - к предыдущему абзацу, страница,

Ctrl + PgDown - на экран вниз, Ctrl + PgUp - в начало следующей страницы,

Ctrl + Home - в начало документа, Ctrl + End - в конец документа,

Alt + Ctrl + PgUp - в начало экрана, Alt + Ctrl + PgDown - в конец экрана.

Сохранение документа во время работы. Использование свойств документа

Способы сохранения документа:

Кнопка Сохранить на панели инструментов - сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

Команда в окне редактора Файл/Сохранить - сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

Команда в окне редактора Файл/Сохранить как - позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку; затем следует нажать кнопку Сохранить.

Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot(шаблоны), rtf(форматированный текст), txt(текстовый без форматирования), HTML(текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc(предыдущей версии Word 6.0/95), xls(электронные таблицы) и др.

Автоформат при вводе

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

*Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

*Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием , а дробь «1/4» -- символом ј.

*Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

*Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка. Например:

1. Word выполнит всю работу за вас.

2. Word сделает ваши документы красивыми.

Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автозаполнение

Автоматическое предложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких первых букв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Ниже перечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:

*текущая дата;

*дни недели;

*названия месяцев;

*имя автора и название организации;

*элементы списка автотекста.

Автореферат

В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьироваться.

При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word используйте следующие новые возможности:

*В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

*В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

*Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Помощник. Новое средство Office -- помощник -- использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение -- автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

Проверка правописания

Выделение ошибок и автоматическое предложение вариантов правильного написания позволяет существенно сократить время правки. По сравнению с предыдущими версиями улучшен синтаксический анализ, более точными стали предлагаемые варианты правильного написания, а также расширен набор грамматических и стилистических правил.

В тексте одновременно выполняется поиск и орфографических, и грамматических ошибок. Все ошибки устраняются за один сеанс проверки.

Таблицы, границы и заливка

В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5