Должностные обязанности секретаря – машинистки.
Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.
Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.
Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
- государственную систему документационного обеспечения управления;
- стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру организации;
- организацию делопроизводства в организации;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
- основные экономики, организации производства, труда и управления;
- законодательства о труде и охране труда РФ;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
- принимает документы на подпись руководителю;
- организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
Должен знать:
- руководящий состав организации и её подразделений;
- машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;
- правила печатания деловых писем и использования типовых форм;
- правила эксплуатации организационной техники;
- стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- законодательство о труде и охрана труда РФ;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
