Нумерация страниц облегчает работу с длинными документами. Программа Word
97 может провести автоматическую нумерацию страниц и подставить колонтитулы, в том числе разные на четных и нечетных страницах. Можно также настроить переносы слов и параметры перетекания текста, чтобы документ выглядел как можно лучше.
В Word 97 форматирование документов организовано по разделам. Раздел – это часть документа, имеющая определенное число колонок и использующая одинаковые значения полей, одинаковую ориентацию страниц, одинаковые колонтитулы и последовательную нумерацию страниц. Word автоматически вставляет конец раздела, когда:
• производится настройка колонок;
• изменяются параметры страницы, действующие до конца документа.
Концы разделов расставляются вручную при использовании страниц разного размера или разных колонтитулов в документе. Например, если необходим свой колонтитул в каждой главе, до создания колонтитулов вставьте концы разделов между главами. Для вставки конца раздела установите курсор в нужное место и дайте команду Вставка ? Разрыв. Укажите в диалоговом окне Разрыв, откуда начнется новый раздел: со следующей страницы, со следующей четной страницы, со следующей нечетной страницы или же прямо с текущей страницы.
Конец раздела можно увидеть в обычном режиме или в режиме структуры. Он представляет собой пунктирную линию со словами «Разрыв раздела». Для удаления конца раздела переключитесь в обычный режим или режим структуры, выберите линию разрыва, поместив курсор слева от нее, и нажмите клавишу
DELETE.
Независимо от того, вставлены ли концы разделов, документ может содержать нумерацию страниц. Дайте команду Вставка ? Номера страниц – откроется диалоговое окно Номера страниц. В этом окне настраиваются четыре параметра.
• Положение указывает место печати номеров – Вверху страницы или Внизу страницы.
• Список Выравнивание задает выравнивание номеров Слева, Справа, От центра, Внутри, Снаружи. Типы выравнивания «Внутри» и «Снаружи» используются, когда в диалоговом окне Параметры страницы установлен флажок
Зеркальные поля.
• Флажок Номер на первой странице указывает, нужен ли номер на первой странице.
• Кнопка Формат позволяет открыть диалоговое окно Формат номера страницы.
Диалоговое окно Формат номера страницы позволяет выбрать формат номеров страниц, например «А, В, С» или «1,2,3», и связать, если необходимо, с номерами страниц номера глав. Если установить флажок Включить номер главы – номер главы будет добавлен к номеру страницы, например 1-1. Если надо начать нумерацию страниц не с единицы, введите нужный номер в счетчик
Начать с. После установки параметров щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно Номера страниц. Для вставки нумерации страниц щелкните на кнопке OK еще раз. Увидеть номера страниц можно в режиме предварительного просмотра или в режиме разметки.
Если документ содержит несколько глав, можно для каждой из них задать свою нумерацию. Поместите курсор на первую страницу документа (в начало первой главы) и добавьте нумерацию страниц. Затем передвиньте курсор на первую страницу второй главы и снова дайте команду Вставка ? Номера страниц. Щелкните на кнопке Формат и задайте нужный тип нумерации страниц.
Чтобы продолжить нумерацию страниц, установите соответствующий переключатель в диалоговом окне Формат номера страницы. Повторите эти действия для всех глав. Для удаления нумерации страниц отредактируйте колонтитул, содержащий номер страницы.
Кроме номеров страниц, на каждой странице может понадобиться другая постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Для размещения такой информации используются верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы. Для выставки колонтитула дайте команду Вид ?
Колонтитулы. Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов
Колонтитулы.
Введите текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов пользуйтесь кнопками панели Колонтитулы.
Порядок действий при создании любого колонтитула один и тот же. Перейдите в область колонтитула, который надо добавить или отредактировать. Для перемещения между колонтитулами в разделе документа пользуйтесь кнопками
Верхний/нижний колонтитул и Переход к предыдущему/к следующему.
Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкните на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выберите нужную установку на вкладке
Макет.
Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установите флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Оставьте его пустым. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Введите текст в первый колонтитул и щелкните на кнопке Переход к следующему на панели
Колонтитулы, после чего введите текст колонтитула противоположной страницы.
Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного просмотра или режим разметки.
Перед печатью окончательной версии документа необходимо освободиться от
«оторванных» слов, неаккуратных строк и разрывов страниц, а также лишних пробелов, которые ухудшают внешний вид документа. Существует три способа устранения подобных дефектов.
• Если строка заканчивается слишком рано, из-за того что длинное слово перешло на следующую строку, используйте перенос слов.
• Если в документе слова, которые должны стоять рядом, попали на разные строки, используйте неразрывный пробел.
• Если абзацы или строки абзаца, которые должны располагаться рядом, попали на разные страницы, воспользуйтесь запретом разрыва страницы между абзацами или внутри абзаца.
Word 97 допускает автоматическую и ручную расстановку переносов в тексте. Для автоматической расстановки дайте команду Сервис ? Язык ?
Расстановка переносов и в диалоговом окне Расстановка переносов установите флажок Автоматическая расстановка переносов.
Можно запретить переносы в словах из прописных букв. Можно задать размер ширины зоны переноса слов, то есть ширины полосы (от правого поля), в которой выполняется расстановка переносов. При увеличении зоны число переносов в тексте растет, при уменьшении – снижается.
Для ручного управления расстановкой переносов в документе щелкните на кнопке Принудительно в диалоговом окне Расстановка переносов. Word просмотрит документ и выявит слова-кандидаты на расстановку переносов.
Найдя первое такое слово, программа откроет диалоговое окно Расстановка переносов.
Word покажет предлагаемые переносы, но перенос можно ввести в любое место, поставив туда курсор и щелкнув на кнопке Да. Чтобы пропустить слово и перейти к следующему, щелкните на кнопке Нет. Word может оставить две буквы в конце строки или выбрать другой неуклюжий перенос. Положитесь на свой здравый смысл или обратитесь к словарю или справочнику по переносу слов.
Чтобы фрагмент текста (например, инициалы и фамилия) не был разделен концом строки, применяют неразрывные пробелы. Текст, связанный такими пробелами, перейдет на следующую строку целиком. Для вставки неразрывного пробела служит комбинация клавиш CTRL + SHIFT + ПРОБЕЛ.
Word 97 предлагает несколько способов разбивки на страницы. В частности, по умолчанию не допускается оставление первой строки абзаца в конце страницы и перенос оставшихся строк на другую страницу, а также перенос последней строки абзаца на новую страницу. От применения данного режима можно отказаться. Для этого командой Формат ? Абзац откройте диалоговое окно Абзац, и на вкладке Положение на странице снимите флажок Запрет висячих строк.
Для размещения каких-то строк абзаца вместе выберите текст и откройте диалоговое окно Абзац. Установите флажок не разрывать абзац, что запретит заканчивать страницу внутри данного абзаца. Установка флажка не отрывать от следующего укажет, что данный и следующий абзац должны располагаться на одной странице. Этот флажок используется, например, для связи заголовка с первым абзацем. Перед выбранным абзацем можно вставить принудительный разрыв страницы. Для этого установите флажок С новой страницы. Однако проще воспользоваться комбинацией клавиш CTRL + ENTER.

Колонки.

Иногда информацию удобно представить в таблице или в газетных колонках.
В таблице текст размещается в параллельных столбцах (как в телефонном справочнике). При использовании газетных колонок текст переходит с нижней части одной колонки в начало следующей. Обзоры новостей, отчеты, объявления и многие другие виды публикаций удобно читать в виде газетных колонок.
Работа с газетными колонками требует оформительских навыков. Проще всего ввести текст в одну колонку, а затем преобразовать его в несколько колонок.
Так как между колонками есть промежуток, на странице в одной колонке помещается больше текста, чем в нескольких. В результате, может понадобиться правка текста, который должен занять заданное количество страниц. В первую очередь важно содержание текста и только потом художественное оформление.
Для работы с колонками переключитесь в режим разметки – так будут видны колонки и их расположение на странице.
Выберите текст, который необходимо расположить в колонках, и щелкните на кнопке Колонки на панели инструментов, после чего укажите число колонок.
Выбранный текст будет разбит на колонки, а на горизонтальной линейке появятся маркеры колонок.
Чтобы создать колонки равной высоты, расположите курсор в конце текста и дайте команду Вставка ? Разрыв, после чего установите переключатель Новый раздел на Текущей странице.
Заголовок, относящийся к обеим колонкам, введите в начало первой колонки.
Выберите этот заголовок щелкните на кнопке Колонки и у кажите в открывшейся палитре, что нужна «1 колонка». Между заголовком и соседними колонками будет автоматически создан «разрыв раздела на текущей странице».
Чтобы изменить число колонок в документе, установите курсор на одной из них, щелкните на кнопке Колонки и задайте нужное число колонок. Для возврата к одной колонке выберите в палитре этот вариант. Можно также переключиться в обычный режим или режим разметки и удалить разрывы страниц.
При помощи кнопки Колонки создаются колонки одинаковой ширины. Для изменения ширины колонок перетащите маркер Переместить столбец на горизонтальной линейке. Для изменения интервала между колонками перетащите маркеры левого и правого поля столбцов.
Для установки параметров колонок пользуются диалоговым окном Колонки. Это окно можно открыть командой Формат ? Колонки. Задайте число колонок, и автоматически будет установлен флажок колонки одинаковой ширины. С помощью счетчика Число колонок можно задать не более 12 колонок. Если необходимы установки, отличные от заданных но умолчанию, введите ширину колонок и интервал между ними. Для размещения между колонками разделительной линии установите флажок Разделитель.
Средства управления разбивкой текста – неразрывные пробелы, неразрывные переносы и параметры форматирования – действуют и для колонок. Диалоговое окно Колонки обеспечивает и другие средства для управления разбиением текста на колонки. Установите курсор в начало текста, который надо переместить в следующую колонку, и дайте команду Формат ? Колонки – откроется диалоговое окно Колонки. В раскрывающемся списке Применить выберите пункт До конца документа и установите флажок Новая колонка – будет вставлен маркер Разрыв раздела, и текст переместится на следующую колонку.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6