При помощи Excel 97 можно сохранять рабочие книги в формате, который подходит для Excel 95, и при этом позволяет пользователям Excel 97 пользоваться всеми возможностями последней версии программы. Для сохранения рабочей книги в таком формате выполнить следующие действия:
1. Дайте команду меню Файл | Сохранить как.
1. В раскрывающемся списке Тип файла: окна Сохранить как... выберите тип
“Книга Microsoft Excel 97 и 5.0/95”.
1. Щелкните кнопку Сохранить.
Если постоянно приходится сохранять рабочие книги Excel в этом формате, установить этот тип файлов по умолчанию:
1. Дайте команду меню Сервис | Параметры.
1. Выберите вкладку Переход.
1. В раскрывающемся списке Сохранять файлы Excel как выберите тип “Книга
Microsoft Excel 97 и 5.0/95”.
1. Щелкните ОК.
4 Связь надписи с ячейкой электронной таблицы
Чтобы создать такую связь:
1. На панели инструментов Рисование щелкните кнопку Надпись.
1. Нарисуйте в таблице прямоугольный фрагмент для будущей надписи.
1. Нажмите F2, чтобы поместить курсор в строку формулы.
1. Введите знак равенства (=).
1. Щелкните ячейку, содержащую данные или текст, которые вы хотите поместить в текстовый блок.
1. Нажмите Enter.
5 Блокировка доступа к личным ячейкам электронной таблицы
Для того чтобы заблокировать доступ к личным ячейкам электронной таблицы Microsoft Excel 97, выполните одну из нижеописанных процедур — в зависимости от того, необходимо ли заблокировать большую или меньшую часть ячеек.
Чтобы запретить возможность редактирования большинства ячеек:
1. Выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными. Для выделения ячеек вразброс придерживайте клавишу Ctrl, когда будете щелкать по ячейкам.
2. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита.
3. Снить флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.
4. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.
Чтобы защитить лишь некоторые ячейки:
1. Выделить всю таблицу, нажать кнопку выделения всех ячеек в левом верхнем углу таблицы или клавиши Ctrl+Shift+пробел.
2. Дать команду меню Формат | Ячейки и выбрать вкладку Защита. Снять флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.
3. Выделить ячейки, которые нужно заблокировать. Для выделения ячеек вразброс придерживать клавишу Ctrl, когда будете щелкать по ячейкам.
4. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита. Установть флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.
5. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.
6 "Повышение" точности вычислений формул
В следствии того что Excel отображает цифры в ячейках с меньшей точностью чем их хранит (например 12.343 может отображаться как 12.34), возможны визуальные эффекты "неточности" расчетов Excel в формулах.
Повысить в формате точность отображения чисел. Процесс округления при этом становится "очевидным" для пользователя.
7 Перевод строки в ячейке таблицы
Для размещения текста на нескольких строках в одной ячейке таблицы используйте Alt+Enter.
8 Локальное имя (использование одного и того же имени на разных листах)
Если Вы хотите использовать одно и тоже имя на разных листах таблицы то сделайте его локальным. По умолчанию вновь создаваемые имена являются глобальными. Использование локальных имен бывает полезным когда в рабочей книги располагаются листы с одинаковыми формулами (например листы «отчет о прибылях за июнь», «отчет о прибылях за июль» и т.п.). При этом формулы с ссылками на локальные имена при копировании будут использовать имена нового рабочего листа.
9 Отображение чисел с лидирующими нулями
Для этого необходимо установить формат отображения числа в ячейке с необходимым количеством нулей. Это делается через меню Формат | Ячейки | Пользовательский. Замечание - можно ввести число как текст (например '001), но это не одно и тоже.
10 Использование специальных символов в формате
Некоторые символы в строке формата являются специальными. Для того чтобы их вывести можно использовать символ обратный слэш ''.
11 Удалении ячеек рабочего листа без «порчи» ссылок на удаленные ячейки
Если Вы удаляете данные в листе (строки, столбцы), то все формулы содержащие ссылки на удаленные данные будут скорректированы Excel как #ссылка#. Этого можно избежать если не использовать операции удаления - только «очистить», «скопировать» и «вставить».
СпрАвочный материал
1 Функциональные и «горячие» клавиши
Некоторые действия в Microsoft Excel можно выполнить значительно быстрее, если использовать функциональные клавиши и клавиатурные комбинации («горячие» клавиши), ниже приведены их списки.
1 Функциональные клавиши
| |Клавиша |SHIFT |CTRL |CTRL+ |ALT+ SHIFT| | | | | |SHIFT | | |F1 |Вывести |Справка типа | | |Вставить | | |справку или |«Что это?» | | |новый лист| | |запустить | | | | | | |мастер ответов| | | | | |F2 |Перейти к |Перейти к |Вывести окно | | | | |правке |правке |Сведения | | | | |содержимого |примечания | | | | | |ячейки и |ячейки | | | | | |строки формул | | | | | |F3 |Вставить имя в|Запустить |Присвоить имя |Создать | | | |формулу |мастер функций| |имена по | | | | | | |тексту | | | | | | |ячеек | | |F4 |Повторить |Повторить |Закрыть окно | | | | |последнее |последний | | | | | |действие |переход или | | | | | | |поиск | | | | |F5 |Выполнить |Выполнить |Восстановить | | | | |команду |команду Найти |исходный размер| | | | |Перейти (меню |(меню Правка) |окна | | | | |Правка) | | | | | |F6 |Перейти в |Перейти в |Перейти в |Перейти в | | | |следующую |предыдущую |следующую книгу|предыдущую| | | |область окна |область окна | |книгу | | |F7 |Выполнить | |Выполнить | | | | |команду | |команду | | | | |Орфография | |Переместить | | | | |(меню Сервис) | |(оконное меню | | | | | | |документа) | | | |F8 |Включить режим|Включить режим|Выполнить | | | | |расширения |перехода к |команду Размер | | | | |выделенной |следующему |(оконное меню | | | | |области |участку |документа) | | | | | |выделяемой | | | | | | |области | | | | |F9 |Пересчитать |Пересчитать |Свернуть окно | | | | |все листы во |текущий лист |документа | | | | |всех открытых | | | | | | |книгах | | | | | |F10 |Перейти в |Вывести |Развернуть окно| | | | |строку меню |контекстное |документа | | | | | |меню | | | | |F11 |Создать | | | | | | |диаграмму | | | | | |F12 |Выполнить |Выполнить |Выполнить |Выполнить | | | |команду |команду |команду Открыть|команду | | | |Сохранить как |Сохранить |(меню Файл) |Печать | | | |(меню Файл) |(меню Файл) | |(меню | | | | | | |Файл) | |
2 «Горячие» клавиши
|Операция |Сочетание клавиш | |Клавиши для правки содержимого ячеек или строки | | |формул | | |Ввести набранные данные в ячейку |ENTER | |Удалить набранные данные |ESC | |Повторить последнее действие |F4 или Ctrl+Y | |Начать новый абзац в текущей ячейке |ALT+ENTER | |Вставить в ячейку символ табуляции |CTRL+ALT+TAB | |Удалить выделенные символы или символ слева от |BACKSPACE | |курсора | | |Удалить выделенные символы или символ справа от |DELETE | |курсора | | |Удалить символы справа от курсора до конца строки |CTRL+DELETE | |Переместить курсор на один символ вверх, вниз, влево |Клавиши со стрелками| |или вправо | | |Переместить курсор в начало строки |HOME | |Перейти к правке примечания ячейки |SHIFT+F2 | |Создать имена по тексту ячеек |CTRL+SHIFT+F3 | |Заполнить вниз |CTRL+В | |Заполнить вправо |CTRL+К | |Заполнить выделенные ячейки набранным значением |CTRL+ENTER | |Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, |ENTER | |расположенной снизу | | |Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, |SHIFT+ENTER | |расположенной сверху | | |Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, |TAB | |расположенной справа | | |Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, |SHIFT+TAB | |расположенной слева | | |Начать формулу |= | |Перейти в режим правки содержимого ячейки |F2 | |Очистить строку формул после указания ячейки или |BACKSPACE | |удалить в строке формул символ слева от курсора | | |Вставить имя в формулу |F3 | |Присвоить имя |CTRL+F3 | |Пересчитать все листы во всех открытых книгах |F9 или CTRL+= | |Пересчитать текущий лист |SHIFT+F9 | |Выполнить автосуммирование |ALT+ = | |Ввести текущую дату |CTRL+; | |Ввести текущее время |CTRL+SHIFT+: | |Отменить результаты правки ячейки или строки формул |ESC | |Завершить правку ячейки |ENTER | |Начать новый абзац |ALT+ENTER | |Вставить символ табуляции |CTRL+ALT+TAB | |Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую |CTRL+SHIFT+" | |ячейку или в строку формул | | |Переключить режимы отображения значения ячейки и |CTRL+`(знак левой | |формулы ячейки |кавычки) | |Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку |CTRL+' (апостроф) | |или в строку формул | | |Ввести набранную формулу в качестве формулы массива |CTRL+SHIFT+ENTER | |Перейти к шагу 2 мастера функций, после набора в |CTRL+Ф | |формуле имени функции | | |Вставить в круглых скобках список аргументов, после |CTRL+SHIFT+Ф | |набора в формуле имени функции | | |Отобразить список автоввода |ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ | |Клавиши для форматирования данных | | |Выполнить команду Стиль (меню Формат) |ALT+' (апостроф) | |Выполнить команду Ячейки (меню Формат) |CTRL+1 | |Выполнить форматирование общим числовым форматом |CTRL+SHIFT+~ | |Выполнить форматирование денежным форматом с двумя |CTRL+SHIFT+$ | |десятичными знаками после точки (отрицательные числа | | |отображаются в круглых скобках) | | |Выполнить форматирование процентным форматом с |CTRL+SHIFT+% | |отсутствующей дробной частью | | |Выполнить форматирование научным форматом с двумя |CTRL+SHIFT+^ | |десятичными знаками после запятой | | |Выполнить форматирование форматом для дат с полями |CTRL+SHIFT+# | |дня, месяца и года | | |Выполнить форматирование форматом для времени с |CTRL+SHIFT+@ | |полями часов и минут и индексами A.M. или P.M. | | |Выполнить форматирование форматом с двумя десятичными|CTRL+SHIFT+! | |знаками после запятой | | |Вставить рамку структуры |CTRL+SHIFT+& | |Удалить все границы |CTRL+SHIFT+_ | |Выполнить или удалить форматирование жирным шрифтом |CTRL+И | |Выполнить или отменить форматирование курсивом |CTRL+Ш | |Подчеркнуть текст или удалить линию подчеркивания |CTRL+Г | |Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания |CTRL+5 | |Скрыть строки |CTRL+9 | |Показать строки |CTRL+SHIFT+( | |Скрыть столбцы |CTRL+0 (ноль) | |Показать столбцы |CTRL+SHIFT+) |
2 Некоторые функции в EXCEL
Ниже приведен краткий перечень функций, которые представляют определенный интерес и не совсем понятны с первого взгляда. Более полный список функций см. в Приложении к данному пособию «Функции Microsoft Excel».
1 Математические функции
1 Тригонометрические функции и функции работающие с углами.
COS() и SIN() - соответствуют своему написанию. ACOS() и ASIN() - соответственно arccos и arcsin TAN(), ATAN() - tg и arctg ATAN2() - arctg для заданных координат x и y. ГРАДУСЫ() - преобразует радианы в градусы. РАДИАНЫ() - преобразует градусы в радианы. ПИ() - (
2 Логарифмы и степенные функции
LN(), LOG10() и LOG() - натуральный, десятичный и логарифм с произвольным основанием. EXP() и СТЕПЕНЬ() - в комментариях не нуждаются COSH(), SINH() и TANH() - гиперболические косинус, синус и тангенс ACOSH(), ASINH() и ATANH() - гиперболические арккосинус, арксинус и арктангенс
3 Функции округления
ОКРВЕРХ(), ЧЕТН(), ОКРВНИЗ(), ЦЕЛОЕ(), ОКРУГЛТ(), НЕЧЁТ(), ОТБР(), ОКРУГЛ(), ОКРУГЛВНИЗ(), ОКРУГЛВВЕРХ(),- функции округления с различными возможностями.
4 Операции с матрицами
Для операциий над матрицами в Excel применяют следующие средства:
1. Использование массивов
1. Встроенные функции: ТРАНСП, МУМНОЖ, МОПРЕД, МОБР
Массив возникает как непрерывная прямоугольная область данных, которая является ссылкой в указанных выше операциях. Формулы, обрабатывающие массив отличаются от обычных следующим:
1. перед вводом формулы маркируется вся область массива;
2. завершается ввод таких формул - нажатием Shift+Ctrl+Enter;
3. формула заключается в фигурные скобки и повторяется во всех клетках области
5 Функции СУММ() и ЕСЛИ() могут оперировать с массивами
Использование массивов в функциях СУММ() и ЕСЛИ() позволяет рассчитать сумму ячеек с критерием заданным диапазоном значений, например имея столбец с датами и соответствующий ему столбец значений можно одной формулой найти сумму всех чисел в заданном диапазоне дат. Еще один пример. Кстати также можно использовать функции типа БДСУМ(), но это не всегда удобно.
2 Как к дате добавлять месяцы
В Excel можно добавлять к дате дни. Если необходимо добавлять определенное количество месяцев (например получить последовательность 5 янв, 5 фев, 5 мар и т.п.) учитывая число дней в месяце, надо использовать функцию ДАТА(). Excel сам будет отслеживать число дней в месяце.
Список литературы
1. Колесников Р. Excel 97 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV, 1997. - 480 с. 1. Руководство пользователя. Microsoft Windows 95. - Neunkirchen: Buhl-Data-
Service Microsoft Corporation, 1995. 1. Рассел Борланд. Эффективная работа с Microsoft Word 97. - СПб: Питер,
1998. - 960 с. 1. Материалам эхоконференции RU.EXCEL (за июль-сентябрь 1997 года)
Collected by Kirienko Andrew, 2:5020/239.21@fidonet 1. Англо-русский словарь по программированию и информатике (с толкованиями). - М.: Рус. яз., 1990. - 335 с. 1. http://www.microsoft.ru/main.html 1. http://www.microsoft.com/officefreestuff/excel 1. http://nsvrv.ziet.zhitomir.ua/bmu/Sppp/index.html 1. http://members.aol.com/gjlinker/projects/oraxcel 1. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/content.htm 1. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/intro.htm
----------------------- [1] -1KG=> 4;O 1CE30;B5@88 8 ?@8@K. [2] 'B>1K 2K45;8BL A@07C =5A:>;L:> 480?07>=>2 OG55: - =5>1E>48 2K45;8BL ?5@2K9, =060 Обычно для бухгалтерии и применялись табличные редакторы. [3] Чтобы выделить сразу несколько диапазонов ячеек - необходимо выделить первый, нажать CTRL и не отпуская ее выделить мышью остальные диапазоны ячеек. [4] В данном пособие отождествляется понятие список и база данных, для более простого понимания, на начальных этапах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9