Эффективность списка обусловлена следующими характеристиками: 77. Каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты приема на работу и т.д. 78. Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца. 79. Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка. 80. В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом. 81. Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо данные на занимаемые им строки.
Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка диалогового окна Формат ячеек. (Оно открывается по команде Формат | Ячейки) Не вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как Excel может принять такое подчеркивание за данные.
Новые данные можно добавлять непосредственно в конец списка. Весьма удобным может оказаться построчное редактирование списка с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-либо ячейку в списке и выполните команду Данные | Форма. Примечание Перед выполнением команды Данные | Форма должна быть выделена только одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки столбцов. Совет. В Excel есть команда Текст по столбцам, которая дает возможность очень просто создавать списки из данных, содержащихся в текстовых файлах. Также можно воспользоваться
Мастером преобразований.
2 Работа с командой Форма
Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.
[pic]
Рис. 28. Форма
Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.
Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.
3 Поиск в базе данных
Поиск в базе данных проводится также, как и поиск в таблице с помощью команды Правка | Найти.
4 Сортировка базы данных
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.
Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок: 82. Числа 83. Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин) 84. Логические значения 85. Значения ошибок 86. Пустые ячейки
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок [pic].
При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Рис. 29. Окно сортировки
Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.
Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа.
Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”. С помощью этого окна вы можете: 87. Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по 88. Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв 89. Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)
5 Фильтрация данных в списке
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.
В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: [pic]. C их помощью можно устанавливать критерии фильтрации данных.
Рис. 30. Выбор критерия
Рис. 31. Условия критерия
При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.
Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.
6 Подведении итогов в базе данных
Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов. После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции: 90. выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам 91. выбрать функцию для подведения итогов 92. выбрать данные, по которым нужно подвести итоги 93. Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет: 94. выводить одну строку итогов по нескольким столбцам 95. выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам 96. выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки 97. скрывать или показывать детальные данные в этом списке
Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию. Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка) Номер_функции - это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка. |Номер функции |Функция | |1 |СРЗНАЧ | |2 |СЧЁТ | |3 |СЧЁТЗ | |4 |МАКС | |5 |МИН | |6 |ПРОИЗВЕД | |7 |СТАНДОТКЛОН | |8 |СТАНДОТКЛОНП | |9 |СУММ | |10 |ДИСП | |11 |ДИСПР |
Ссылка - это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.
Если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.
1 Вставка промежуточных итогов
Для каждого товара можно ввести в таблицу промежуточные итоги - суммы по полям: Количество, Сумма закупки, Сумма реализации, Прибыль и среднее значение поля Закупочная цена (руб).
Сначала заполняются поля, содержащие исходные данные: “Наименование”, “Фирма-поставщик”, “цена (руб)” и “количество”. Вычисляемые поля таблицы заполняются формулами. Для создания формулы в поле “цена ($)” и пользуется имя, присвоенное ячейке, содержащей числовое значение текущего курса валюты. Для создания формул в поле “Сумма реализации” и пользуется частичный запрет модификации адреса ячеек (с помощью значка $ перед номером строки), содержащих розничную цену для каждого из товаров.
Промежуточные итоги заполняются через меню Данные | Итоги... | Промежуточные итоги:
Рис. 32. Вывод Промежуточных итогов
Предварительно необходимо выделить область таблицы, в которой Вы собираетесь подводить итоги, включив в нее строку с названиями полей. В приведенном выше примере - это заголовок таблицы ("№ п/п"; "Наименование";..."Валовый доход") и все записи по товарам (запись - это одна строка в таблице, начинающаяся с порядкового номера записи и заканчивающаяся цифрой валового дохода).
1. В списке При каждом изменении в: установить значение “Наименование”.
2. В списке Операция установить значение Сумма
3. В списке Добавить итоги по: отметить элементы: "Сумма реализации",
"Сумма закупки", "Количество", "Валовый доход".
4. Взвести флажки: Заменить текущие итоги и Итоги под данными.
5. Такие формулы должны быть записаны в ячейки таблицы:
Таблица 5 | | | | | | | |бананы |2.90руб | | |Расчет валового дохода от реализации товаров |виноград |5.20руб | | | | | | | | |ананас |6.80руб | |№ |Наимено|Фирма |цена' |цена' |Кол|Сумма |Сумма |Валовой | |п/|вание |поставщ|(руб) |($) |во |закупки |реализации|доход | |п | |ик | | | | | | | |1 |бананы |Frutis |2.00руб|$ 1.54|200|400.00руб |580.00руб |180.00руб | |2 |бананы |SUMP |2.32руб|$ 1.78|80 |185.60руб |232.00руб |46.40руб | |3 |бананы |Forum |1.98руб|$ 1.52|165|326.70руб |478.50руб |151.80руб | |4 |бананы |Like |1.86руб|$ 1.43|320|595.20руб |928.00руб |332.80руб | |5 |бананы |UFO |2.05руб|$ 1.58|120|246.00руб |348.00руб |102.00руб | |Бананы |Средн: |2.04руб|Итог: |885|1 |2 |813.00руб | | | | | | |753.50руб |566.50руб | | | | | | | | | | | | |24|Анана-с|Like |5.99руб|$ 4.61|60 |359.40руб |408.00руб |48.60руб | | |ы | | | | | | | | |25|Анана-с|UFO |6.60руб|$ 5.08|55 |363.00руб |374.00руб |11.00руб | | |ы | | | | | | | | |Ананасы |Средн: |6.04руб|Итог: |315|1 |2 |280.45руб | | | | | | |861.55руб |142.00руб | | | |Итого: | | |Итог: |1 |4 |6 |1 491.88руб| | | | | | |517|865.02руб |356.90руб | |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
