Использование таблиц вместо символов табуляции
обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается
на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек.
Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и
столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью
обрамления и фоновых заливок.
Таблицы Word это удобный инструмент для создания и
редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные,
форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках,
а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать
таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами,
состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с
таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel
или Access.
4.Отличие Word
2000 от других более ранних версий
Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office
2000. Эта версия может работать под управлением как Windows
95/97, так и Windows NT, включая версию Windows
2000.
Наиболее существенные отличия Word
2000 от версий Word 97 и соответственно от всех предыдущих версий
заключается в следующем:
-
более развитые средства
для работы с Web – страницами, включая просмотр, создание и
редактирование Web – страниц, поддержка стандартов динамического HTML,
средства создания гиперссылок.
-
Улучшенные средства работы
с графическими объектами ( реализация объемного и теневого эффекта, настройка
яркости и контрастности изображения, обращиние к библиотеке клипов).
-
более удобные инструменты
создания и настройки таблиц (рисование и стирание линий между ячейками таблиц).
-
Улучшенный интерфейс
справочной системы (интерактивный Помощник, предлагающий советы в ответ на
действия пользователя).
-
Работа над главным
документом в режиме Структура (режим Главный документ в Word
2000 оказался лишним).
-
Наличие нового средства
Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять в документ до 12 фрагментов.
В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»:
отдельное окно для каждого документа, автоматическое переключение раскладки
клавиатуры на язык текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса
(черточки) на тире и т.д.
2.Электронные таблицы
а)Возможности Excel
Многие вычисления,
связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в
виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты,
расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные
инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять
деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление
данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.
Для оперирования с табличными данными предназначены
современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица –
это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти
ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а также
формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки
данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам.
При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на ячейки:
Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,
положение которой относительно других ячеек не меняется. Для обозначения
абсолютного адреса используется знак доллара.
Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки относительно
другой с которой идет работа в данный момент.
Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными
ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и
перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по
одной формуле (например, суммирование) и другие. Совокупность ячеек называется
диапазоном.
Чаще всего на практике приходится работать с
прямоугольными диапазонами.
В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и
относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на
букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.
С помощью
электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или
оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить
логическую задачу.
Однако
перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются. Освоив приемы работы в Excel,
можно использовать электронные таблицы как небольшое настольное издательство,
эффектно оформляя с их помощью, например, коммерческие предложения, прайс-листы
или несложные рекламные буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять
анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и
диаграмм. Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения
баз данных, создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный
перечень того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel
2000.
Каждый документ в Excel
называется рабочей книгой. Книга в Excel представляет собой файл с расширением .xls,
предназначенный для хранения и обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют
расширение .xlt. В старых версиях электронных таблиц рабочая книга
содержала всего один лист. Поддержка множества листов в последующих версиях,
сделала работу в Excel намного эффективнее. На различные листы
обычно помещают разнородную информацию.
При работе в
электронных таблицах часто приходится иметь дело со сходными данными или с
однотипными формами представления данных. Для работы с однотипными данными или
формами предусмотрено полезное средство, называемое объединением листов в
группу. Группирование листов существенно экономит время при оформлении пакета
документации.
б)
Усовершенствования Excel
В последующих версиях Excel, таких 7.0 /
97 / 2000 / XP еще более улучшен и интерфейс
пользователя и другие характеристики системы. Встроенный язык программирования
VBA стал единым для всех приложений офиса. Изменения коснулись и справочной
системы которая стала более интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше встречается анимации. Помимо
традиционной интерактивной справки, Excel
предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы
Microsoft.
Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими
работу пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация
данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных
форматов файлов интернета, включая HTML
документы. Благодаря усовершенствованию базовых элементов пользователю стало
значительно легче работать с программой. Значительно расширились возможности электронных
таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать,
обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.
Усовершенствованы панели инструментов.
Работа с диаграммами стала проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом
режиме, предоставляя возможность пользователям выполнять другие задачи во время
ожидания обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос
помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать запросы, сохранять запрос
параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.
MS Excel — является самой объемной и, наверное,
самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel — это грандиозная программа.
Обычно на MS Excel
ссылаются как на систему электронных таблиц. По-видимому, это правильно,
поскольку в основе MS Excel
действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно для
характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому Microsoft Excel - это универсальная система
обработки данных.
Список
литературы:
1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word
2000¢¢, Москва 2000г.
2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на
компьютере», Москва 2002г.
3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.