Средства факсимильной связи в России
ЭКРАН 1. Отправить факс при помощи Faxination так же легко, как e-mail.
Обзор решений
Всем знакома ситуация, когда при отправке факсов приходится тратить по несколько минут на каждый документ. А сколько драгоценного времени мы теряем в очереди к факс-аппарату! Тем, кого волнуют подобные проблемы, эта статья будет особенно интересна. На первый взгляд экспансия систем электронной почты должна была отодвинуть на второй план применение факсимильной связи, и со временем вытеснить ее полностью. Но практика показывает, что оборот факсов не только не сокращается, но и продолжает расти, более того, системы факсимильной связи приобретают новые функциональные возможности. Естественно, современная факс-система должна мирно сосуществовать, а еще лучше - тесно взаимодействовать с почтовой системой.
Но в чем же основные преимущества специализированных факс-систем по сравнению с обычными факс-аппаратами? Из наиболее очевидных я бы выделил два: появление новых возможностей и снижение затрат. Разберем их поподробнее.
Новые возможности
· Возможность передавать и принимать факсы, не покидая рабочего места.
· Конфиденциальность получаемой информации, за счет автоматической маршрутизации факсов на рабочее место адресата.
· Преобразование полученных факсов в текст (с помощью программ OCR).
· Создание групповых списков рассылки факсов, с использованием персональных титульных листов.
· Формирование единого для всей компании справочника телефонных номеров факсов.
· Передача факсов с оптимальным качеством, в силу отсутствия этапа сканирования, обязательного в факс-аппарате.
· Удаленный доступ к факс-системе для мобильных пользователей.
Снижение затрат:
происходит по следующим причинам:
· сокращение ежемесячных расходов на оплату телефонных переговоров за счет отложенной передачи и маршрутизации исходящих факсов;
· снижение общих затрат, благодаря централизованной установке высокопроизводительных и надежных факс-устройств;
· автоматизация расчета затрат на передачу факсов для сотрудников и подразделений создает предпосылки для анализа и квотирования затрат;
· экономия рабочего времени сотрудников;
· экономия на обычной и термобумаге, тонере для принтера и копира, благодаря возможности просматривать полученные факсы, не распечатывая их.
Общее описание факс-системы
По сути дела, факс-системы в локальных сетях представляют собой шлюзы, предназначенные для передачи факсов между пользователями локальной сети и внешними получателями по телефонным каналам и каналам WAN. Рассмотрим общие принципы работы факс-системы. Для того чтобы передать данные по факсу, пользователи с рабочей станции, при помощи клиентского ПО, направляют документы факс-серверу, который преобразует файлы в формат факса и осуществляет передачу. Приходящие факсы принимаются факс-сервером, после чего с ними производятся заранее заданные операции: автоматическая печать на принтер или маршрутизация в почтовые ящики пользователей.
Компьютеры, функционирующие как факс-серверы, обычно состоят из стандартной аппаратной платформы, программного обеспечения факс-сервера и устройства передачи факсов. Существует два основных подхода к построению факс-серверов. В соответствии с первым в локальную сеть устанавливается "черный ящик", к которому подключаются телефонные линии. На клиентские машины устанавливается специальное ПО для работы с факсами. Преимуществом такого подхода является надежность и простота, а его слабой стороной - жесткая привязка к производителю оборудования, недостаточная гибкость и масштабируемость решения. Другой подход предполагает использование универсальных решений. В этом случае факс-сервер состоит из:
· стандартной аппаратной платформы, такой, например, как PC-сервер, платформы SUN, IBM или HP;
· стандартной операционной системы Windows NT или UNIX;
· программного обеспечения факс-сервера;
· одной или нескольких факс-плат (или факс-модемов).
Решения такого типа - более гибкие: они позволяют интегрировать факс-решение в существующую систему как на уровне инфраструктуры, так и на уровне клиентских приложений.
Устройство для передачи факсов, будь то факс-модем, факс-плата высокого уровня или обычный факс-аппарат, в значительной степени определяет надежность, скорость передачи и производительность. Модемы типа данные/факс - это устройства для массового рынка, совместимые с принятыми для факсимильной связи стандартами. Решение с использованием факс-модемов обходится относительно недорого, но, к сожалению, применять их в качестве факса в корпоративной среде НЕцелесообразно. Например, если будет выполнена передача только 90% факсов при широковещательной передаче в 300 адресов, остальные 30 передач кому-то придется выполнять вручную. Решения с использованием специализированных факс-плат более надежны и, кроме того, легче масштабируются.
Главная особенность коммерческих факс-плат в том, что на них имеется собственный процессор. При отправке факса обычным факс-модемом большая часть работы ложится на процессор компьютера. Факс-платы имеют встроенный процессор, который и выполняет всю черновую работу по отправке и приему документов, не загружая основной процессор. "Бортовой" процессор факс-платы позволяет факс-системам легко адаптироваться к растущей нагрузке, и, кроме того, он гораздо лучше справляется с обработкой больших объемов данных при рассылке факсов. Допустим, работая под Windows, пользователь посылает факс и при этом запускает какую-либо задачу или переключается на другое приложение, значительно загружающее процессор компьютера - при использовании факс-модема отправляемый факс скорее всего не пройдет. Это происходит из-за того, что у факс-модема "кончаются данные", так как Windows занимала процессор дольше допустимого времени. Каждый раз, когда факс-модем прерывает свою работу по отправке факса, у него имеется очень немного времени для получения следующей порции данных и отправки ее по линии связи, прежде чем произойдет разрыв соединения. С этой проблемой часто сталкиваются пользователи факс-модемов, работающие в многозадачных системах типа Windows. Некоторые задачи занимают процессор по несколько секунд.
В общем, необходимо различать нужды частного пользователя и задачи по обработке факсов "промышленного уровня". В последнем случае стоит использовать многоканальные коммерческие факс-платы. По пропускной способности, готовности к работе в гетерогенных средах и к преодолению всякого рода трудностей при передаче факса такие платы превосходят любые факс-модемы. Но за подобную "индустриальную мощь" нужно платить. Правда, если разрабатывается система, которой клиенты действительно смогут пользоваться, экономить на этом не стоит.
Сегодня особенно широкое распространение получили факс-платы компании Dialogic (Gammafax) и Brooktrout (см. Таблицу 1).
Существуют факс-платы как для аналоговых линий, так и для ISDN (BRI). Эти платы встречаются в ISA- и PCI-исполнении, на 1, 2, 4, 8 и 12 факс-линий, при этом в компьютер их может быть установлено несколько. Если требуется большее количество линий, устанавливается интерфейсная плата PRI и факс-платы до 32 линий.
Например, Dialogic CP4/LSI - четырехканальная факсимильная плата ISA с возможностью подключения четырех аналоговых линий. Она идеально подходит для работы с большим потоком факсимильных сообщений.
Плата имеет:
· скорость передачи по каждому из четырех каналов 14,4 Кбит/с;
· четыре микропроцессора 20 MГц;
· компрессию MR и MMR;
· режим коррекции ошибок;
· возможность пересылки бинарных файлов;
· распознавание DTMF;
· возможность использования до 30 каналов в одной системе.
Как выбрать факс-систему
При всем многообразии существующих сегодня факс-систем выбрать оптимальное решение нелегко. На первый взгляд задача этих систем сводится к обеспечению приема и передачи факсов в компании. Вместе с тем, существует ряд требований, которым должна удовлетворять корпоративная факс-система. Перечислим их:
· автоматизация процесса работы с факсами;
· снижение расходов при работе с факсами;
· создание отчетов о работе службы факсимильной связи, возможность биллинга;
· многоплатформенность как на уровне клиента, так и на уровне факс-сервера;
· максимальная интеграция с почтовыми системами;
· масштабируемость реализации;
· удобство администрирования, учета и архивирования факсов;
· интеграция с бизнес-приложениями;
· широкие возможности работы с сообщениями (телекс, SMS, SITA-сообщения);
· построение распределенной факсовой службы и интеграция с факс-службами Internet.
Как правило, программная часть факс-системы состоит из нескольких модулей:
· ПО самого факс-сервера;
· клиентского ПО;
· программы управления (ПО администратора).
Понятно, что каждый из этих модулей должен соответствовать изложенным выше требованиям.
Факс-системы в России
Универсального решения, которое может быть предложено в любой ситуации, естественно, нет. Далее перейдем к обзору корпоративных факс-систем, удовлетворяющих изложенным выше требованиям и, вместе с тем, имеющих ряд индивидуальных особенностей, которые позволяют решать большинство задач, связанных с обработкой факсов. Я подготовил данный обзор, используя собственный опыт установки и поддержки решений у заказчиков, среди которых: ММВБ (Faxination, факс-платы Brooktrout), фармацевтическая компания "Время" (Faxination, факс-плата Dialogic, интеграция с SAP R/3), Приморское Морское Пароходство (Faxination, интеграция с Lotus Notes), Сибирско-Уральская Алюминиевая Компания (FaxSys, интеграция с Novell Groupwise), Toyota Business Car (SmartPhone, интеграция с АТС Siemens) и многие другие. Базовые характеристики систем представлены в Таблице 2.
Страницы: 1, 2
