Если документы самого фондообразователя малочисленны по сравнению с собранной им коллекцией, весь комплекс документов считается коллекцией и получает соответствующее название — коллекция фотографий деятелей литературы и искусства, собранная Е. В. Тихоновым.
Коллекции, поступающие на государственное хранение в составе личного архива фондообразователя или отдельными комплексами документов, расформированию по другим фондам не подлежат, даже, если объектом коллекционной деятельности являются не отдельные документы, а личные архивы других лиц.
При поступлении в государственный архив отдельные разрозненные документы личного происхождения, из которых нельзя сформировать самостоятельный архивный фонд, могут объединяться самим государственным хранилищем в архивные коллекции.
Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов профессиональной принадлежности их создателей или по тематическому признаку. Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.
Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности (см. Приложение). Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.
Архивная коллекция вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Архивные документы, сформированные в архивную коллекцию перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
Перемещение документов из одного фонда личного происхождения в другой не допускается. Исключение составляет передача отдельных документов из архивных коллекций, созданных государственным архивом, которая практикуется в двух случаях: при создании новых фондов личного происхождения; при атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях.
Передача документов производится по акту, который составляется в двух экземплярах, утверждается руководством архива и передается в соответствующие дела фондов. Изменения вносятся одновременно во все учетные документы.
При единичных поступлениях документов на государственное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов. Если эти фонды отсутствуют или если адресаты не установлены, эти документы помещаются в фонды корреспондентов. Если нет ни фондов адресатов, ни фондов корреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.
По результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания архивных коллекций, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляется акт описания документов архивной коллекции.
2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций
Методологической базой проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций являются основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, всесторонность и комплексность оценки документов.
Нормативная база проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций отсутствует в отличие от документов официального происхождения, отбор которых на государственное хранение обеспечен системой нормативных документов (перечней, номенклатур дел).
Научно-методическим обоснованием экспертизы ценности документов архивных коллекций является система критериев их ценности.
Критерии ценности составляют две основные группы:
1. критерий ценности архивных коллекций;
2. критерии ценности документов архивных коллекций.
Критерии ценности архивных коллекций следующие: значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;история архивных коллекций и её состав; взаимосвязь архивной коллекции с другими комплексами документов.
Значение творческой и общественной деятельности фондообразователя определяется, исходя из факторов:
- оценки творчества фондообразователя литературоведением, искусствоведением ( литературная, театральная энциклопедии, монографии и другие печатные источники);
- государственного признания деятельности фондообразователя (присуждение премий, почетных званий, награждение орденами, участие в выборных органах и др.);
- общественного мнения о деятельности фондообразователя (отзывы прессы, письма читателей, зрителей);
- мнения коллег по профессии (письма и высказывания писателей, артистов, художников, мемуары и др.);
- мнения экспертов-специалистов в данной области.
События жизни и творческие интересы фондообразователя, его собирательские наклонности, его бережное отношение к своей коллекции могут существенно обогатить состав документов личного архива. И наоборот - нередко небрежение к документам своего архива, обстоятельства биографии фондообразователя приводят к невосполнимым утратам документов архивной коллекции, обеднению состава его документов.
Критерии ценности документов личного происхождения следующие: значение творческой и общественной деятельности автора документа; время и место создания документа; значимость содержания документа, его информационная, идейная, художественная и научная ценность; внешние признаки документа; взаимосвязи с другими документами.
2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.
Рукописи художественных произведений систематизируются в группы по жанрам, и внутри группы каждое произведение вкладывается в отдельную обложку. Большая по объему рукопись и варианты к ней составляют отдельную группу. Если эти материалы велики по объему, то каждый вариант рукописи заключается в отдельную обложку, имеет самостоятельный номер, но может быть описан в одной группе со всеми вариантами рукописи.
Нотные рукописи композиторов систематизируются и учитываются аналогично рукописям писателей. При ясно выраженном объединении ряда музыкальных произведений под одним номером сочинения (опусом) они составляют отдельную группу.
Систематизация творческих материалов художников (рисунки, графика) производится по технике их исполнения с последующей систематизацией по формату. Этюды к картинам, иллюстрации, серии рисунков на определенные темы, эскизы декораций и костюмов к спектаклям составляют отдельные группы. Каждый отдельный лист считается за один документ, независимо от количества рисунков на нем. Альбом с рисунками считается за один документ, и листы в нем не просчитываются (исключение составляют альбомы с рисунками выдающихся художников). Фотокопии и репродукции с картин художника и фотографии работ скульптора составляют отдельные группы и просчитываются подокументно.
При группировке документов по спектаклям или фильмам допускается систематизация и объединение документов в группы: фотографии репетиций спектаклей или рабочих моментов киносъемок; фотографии сцен из спектаклей; фотопробы актеров и кадры из кинофильмов; программы, афиши, буклеты, рекламные плакаты по данному спектаклю или фильму; подборка рецензий и отзывов; стенограммы обсуждений спектакля или фильма.
Письма и телеграммы объединяются в группы в зависимости от значимости корреспондента или адресата: письма известных деятелей литературы и искусства систематизируются по корреспондентскому признаку и заносятся в сдаточную опись по алфавиту фамилий авторов под отдельными номерами; письма менее известных деятелей литературы и искусства объединяются в одну группу; отдельную группу составляют письма родственников; все остальные личные письма (читателей, зрителей) составляют группу “Письма разных лиц”; письма учреждений, издательств и организаций объединяются в отдельную группу; поздравительные телеграммы при большом количестве могут быть выделены в отдельные группы.
Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.
Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. При формировании единиц хранения следует учитывать значение творчества фондообразователя и ценность документов архивной коллекции, степень их сохранности. Единицы хранения в фондах классиков и выдающихся деятелей литературы и искусства формируются из меньшего количества документов.
Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов — 40 60 листов, для рисунков и чертежей — 10—15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.
При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для личной переписки. При формировании единиц хранения следует обращать внимание на то, чтобы все приложения не были отделены от основных документов. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию. Если текст состоит из отдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
