Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатного расписания для бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась по следующим шагам:
1. Таблица\Добавить таблицу. В поля для ввода: 6×12;
2. С помощью мыши задается нужная ширина столбцов;
3. Командой Таблица\Объединить ячейки соединяются первые две ячейки в 1-ом, 2-ом и 3-ем столбце и первые ячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;
4. Командой Границы и заливка... контекстного меню задается соответствующее графическое оформление таблицы;
5. В ячейки таблицы вводится текст.
В результате данные имеют строгое распределение, достигается удобство работы с документом.
Текстовый редактор Microsoft Word 97 содержит множество функций, позволяющих облегчить работу пользователя, максимально автоматизировать процесс создания документа. Рассмотрим некоторые их них.
При вводе текста даже у самого опытного наборщика (а тем более у любителей, а именно к ним относятся студенты) могут появляться орфографические и пунктуационные ошибки. Обычно, на поиск и исправление таких ошибок пользователь затрачивает уйму времени. В программе Microsoft Word 97 существует такая функция как проверка правописания. Запускается она нажатием клавиши F7 и может осуществляться как во всем документе, так и выделенной его части. При желании, можно задать автоматическую проверку правописания при вводе текста Сервис\Параметры\вставка Правописание, здесь же можно задать и другие параметры проверки правописания. Word содержит большой встроенный словарь и свод правил русского языка. При обнаружении орфографической или пунктуационной ошибки Word предлагает варианты правильного напесания (в этом месте он подчеркнул красной линией слово “напесания”, а контекстное меню предложило два варианта на выбор: “напевания” и “написания”).
Microsoft Word 97 предлагает возможность автозамены вводимых слов определенными объектами. То, на какой объект (символ, слово, рисунок и т.д.) будет заменено вводимое пользователем слово, задается в окне Сервис\Автозамена. Сюда можно ввести автоматическое исправление наиболее часто встречающихся ошибок. Например, слово “ТКО” программа будет заменять на “КТО”.
Эта функция чрезвычайно удобна, когда часто вводится какое-либо длинное слово (или выражение). Например, при создании данной работы, я использовал автозамену следующим образом: при вводе с клавиатуры комбинации “МИВД” программа автоматически заменяла ее на “ Microsoft Word 97”, “МИВИ” - на “ Microsoft Windows 95” и т.д. В своем бизнес-плане создатели осуществляли автозамену “ОЛ” на “Студенческая компания “ОЛИМП”.
Это чрезвычайно облегчает работу наборщика и сокращает время ввода текста.
Word автоматически осуществляет расстановку номеров страниц. При вставке новых страниц в документ либо при их удалении, автоматически изменяется и нумерация.
Чтобы вставить номера страниц в документ, необходимо выполнить Вставка\Номера страниц, затем:
1. В поле Положение определить, в какой части страниц документа (верхней или нижней) должны выводиться на печать номера страниц;
2. В поле Выравнивание можно задать положение номера страницы слева, в центре или справа. Если это необходимо, можно задать зеркальное расположение номеров страниц.
3. Установка флажка Номер на первой странице обеспечит соответствующую операцию.
В Бизнес-плане, как и в данной работе, операция размещения номера на первой странице была отключена, т.к. первая страница данных документов является титульным листом.
Текстовый редактор Microsoft Word 97 предусматривает возможность автоматического создания оглавления текста. Эта функция доступна только в том случае, если документ был создан с помощью соответствующих стилей (“Обычный”, “Заголовок1”, “Заголовок 2” и т.д. – см. гл. “СТИЛИ”).
Вставка оглавления осуществляется выполнением Вставка\Оглавление и указатели...\Оглавление , здесь же можно выбрать стиль оформления оглавления и некоторые параметры.
Пример оглавления, созданного автоматически можно увидеть в Приложении 8, а также в начале данной работы.
Оглавление облегчает работу с документом (а для некоторых видов работ – курсовая, реферат и т.д. – является обязательным элементом). Так, например, для комиссии, проверяющей бизнес-план компании “ОЛИМП” было чрезвычайно удобно осуществлять эту проверку (каждый член комиссии отвечал за “свой” раздел документа).
Кроме того, оглавление в документе, загруженном в программе Word, позволяет быстро переходить от одного раздела к другому (особенно это существенно когда документ объемный, содержит много разделов и графических объектов, загрузка которых при простом просмотре документа занимает некоторое время). Перемещение по тексту с помощью оглавления осуществляется простым нажатием мыши при курсоре, направленном на номер соответствующей страницы. Это чрезвычайно удобно для создателя документа (так, например, Бизнес-план компании “Олимп” состоял из 42 страниц).
Не нужно быть большим художником, чтобы вставить картинку в документ. Word поставляется с галереей художественных изображений - маленьких картинок и элементов художественного оформления, которые можно разместить в своих документах. Картинки можно использовать при создании эмблем, логотипов и простых отчетов.
При инсталляции Word’а устанавливается папка, содержащая художественные изображения, под названием Clipart.
Для быстрого просмотра картинной галереи Word’а вызовите команду Вставка/Рисунок. На экране появится диалоговое окно Вставка рисунка, содержащее список картинок. Выберите из перечня любой файл и нажмите кнопку Ок.
Также можно прокрутить перечень графических файлов, выбирая каждый из них для графического просмотра. Если показанное изображение понравилось, нужно щелкнуть два раза “мышью” на имени файла в перечне. Картинка встанет в то место документа, где находится точка ввода.
Можно вставить рисунок в существующий документ или новый файл. Кроме того, можно его растягивать, сжимать и передвигать с место на место.
Чтобы вставить графический объект в документ, изменить его размер и переместить на нужную позицию, следует сделать следующее:
1. Установить точку ввода в то место, куда надо вклеить картинку и выбрать из основного меню команду Вставка/Рисунок.
На экране появиться диалоговое окно Вставка рисунка. Для того чтобы поместить картинку в документ, производится двойной щелчок мышью на любом имени графического файла в перечне.
3. Как и вставляемый в документ текст, вставляемое изображение раздвигает существующий текст и освобождает место. Если выясняется, что после вставки картинки нарушается порядок в тексте документа, измените размер изображения и смените его, щелкнув мышью на рисунке для отображения органов управления (черных маркеров расположенных по контуру картинки).
Поставив указатель на любой маркер он превратится в двойную стрелку. Теперь картинку можно увеличивать или уменьшать.
Как показано на рисунке:
5. Чтобы передвинуть изображение, надо щелкнуть на нем (появится рамка с управляющими маркерами), а затем зацепив его мощью “тащите”.
6. Отпустив кнопку мыши, графический объект встанет на новое место.
Если понадобиться удалить картинку, то нужно щелкнуть мышью на изображении и затем нажать клавишу DELETE. Картинка будет удалена из документа. Но если передумав, захотели ее вернуть: нажмите кнопку отменить на стандартной панели инструментов, и только что удаленный графический объект снова появится в документе.
Перетаскивание – удобный способ перемещения элементов в документе, но для дальнего переноса необходимо использовать кнопки Удалить в буфер и Вставить из буфера на стандартной панели.
Если вставленный графический объект нарушает порядок в тексте, то кадр может помочь в этом. Кадр позволяет тексту “обтекать” графические объекты. Вклеивание графического объекта в кадр решит проблемы с выравниванием.
Чтобы поместить графический объект в кадр, надо сделать следующее:
1. Щелкнуть мышью на графическом объекте. Появятся управляющие маркеры, говорящие о том, что объект выделен.
2. Вызвав команду Вставка/Кадр. Находясь в режиме Обычный, появится сообщение Перейти в режим разметки сейчас? Нажав кнопку Да, вы можете увидеть кадры.
3. Появится кадр в виде заштрихованной косыми черточками рамки вокруг графического объекта. После этого надо щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши для вызова быстрого меню.
4. Для вызова диалогового окна Кадр выберите из сокращенного меню команду Формат кадра. Необходимо щелкнуть на опции Вокруг, расположенной под надписью Обтекание текста.
5. В перечне Позиция по горизонтали желательно выбрать пункт Слева.
В диалоговом окне Кадр нажав кнопку ОК, можно будет увидеть как графический объект моментально прижмется к левому полю, обтекаемый основным текстом документа.
Любой графический объект фактически состоит из многих различных объектов. Каждый из них может быть увеличен, уменьшен, перемещен, удален или скопирован.
Вокруг выделенного объекта появляются управляющие маркеры, и теперь можно делать с графическим объектом все что угодно. Например,
Разобрав картинку, можно использовать ее фрагменты по собственному усмотрению. Можно поместить поверх изображения текст. Также можно создать водяной знак - светлый рисунок, находящийся под текстом. Чтобы поместить текст внутрь картинки нужно выполнить следующие действия:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
