В предыдущих пунктах я говорил, что для создания конференции недостаточно только докладчика и участников, а нужна еще презентация, которую докладчик будет представлять на конференции. Рассмотрим основные этапы создания презентации в PowerPoint. Вначале я расскажу о технической стороне создания презентации.
Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим пример ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст ей профессиональный вид.
Приведу основные этапы создания презентации.
1. Начало создания новой презентации
Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите команду Новый в меню Файл.
2. Выбор способа создания новой презентации
В окно Новая презентация выберите переключатель Пустая презентация для создания презентации без использования мастеров и шаблонов PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.
3. Выбор макета первого слайда
Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне Новый слайд выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.
4. Создание первого слайда презентации
В появившейся рамке фиксации Нажмите для добавления заголовка введите следующий текст примера: “ Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint ”. Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Форматирование или команду Шрифт из меню Формат . С помощью этой команды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка. Выделите рамку фиксации текста так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу для удаления ее со слайда.
После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по вашему выбору.
5. Начало создания второго слайда презентации Выполните команду Новый слайд меню Вставка .
6. Выбор макета второго слайда
В диалоговом окне Новый слайд выберите седьмой макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery. Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Вставить объект из меню Вставка .
7. Разработка второго слайда презентации
Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда , текста слайда и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery . В рамку для заголовка введите текст “ Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста введите : “ При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. В области рамки для рисунка дважды щелкните по. В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Академическая рисунок Школьные принадлежности и нажмите кнопку ОК. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде. При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.
8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации
Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы Автоформы панели инструментов Отрисовка. В палитре автоформ выделите форму Инструмент пломба, перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“, в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров. После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текстом “ Это очень просто!”, после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Цвета и линии меню Формат . При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.
9. Применение шаблонов презентаций
Для профессионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Шаблон меню Формат и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов ( вид шаблона отражается в поле просмотра ), после чего нажмите кнопку Применить . Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Outline View ( находящуюся внизу слайда ), вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.
10. Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “
В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющихся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления ( в секундах ) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.
11. Демонстрация презентации : Нажмите кнопку Показ слайдов и наслаждайтесь работой самого популярного пакета подготовки презентаций.
Содержание и подготовка к конференции
Теперь научившись создавать конференцию и презентацию рассмотрим каково должно быть содержание. Но я хочу добавить что здесь конференция рассматривается ни как обсуждение какой либо проблемы, а как обычная презентация, так как в PowerPoint конференция означает презентацию в сети.
ПОДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦИИ
Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной конференции высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке. Шаги по подготовке конференции следующие:
Анализ состава, цели, характера аудитории.
Планирование и развитие вступления, основной части и заключения
Разработка демонстрационно-наглядных материалов.
Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.
Конференции и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для конференции своих точек зрения. Но конференции и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.
АНАЛИЗ ЦЕЛИ.
В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и конференции по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает конференцию перед потенциальными инвесторами. Такие презентации и конференции могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации.
Информирование или анализ. Когда цель вашей презентации информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д. Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля. Зачастую конференции и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.
АНАЛИЗ АУДИТОРИИ
Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ? Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории конференция и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к конференции. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в конференции, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей участвующих в конференции. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед конференции: 1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения? 1. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии? 1. Какой у аудитории уровень понимания, образованность? 1. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести? 1. Знают ли они вас? 1. Уважают ли они вас? Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.
Страницы: 1, 2, 3
