1. Понятие «док-т», «док-ная инф-ция», опред-я в различных науках.Эв-ция док-та, его св-ва, ф-ции, сп-бы документ-ния. Слово «док-т» от лат. documentum – свид-во - матер. носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магн. лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем инф-ции, предназн-е для ее перераб-ки во времени и простр-ве. Док-ты м. содержать тексте, изобр-я, звуки и т.д. в узком смысле деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт и право на что-то. В русском яз. слово «док-т» вошло в Петровскую эпоху. Док-ми стали наз-ть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова «Д» развились 2 новых знач-я: 1) Узкое; бытовое - паспорт, удостоверение личности, 2) Переносное; расширенное- то, что может свидетельствовать о чем- либо, подтверждать что-либо, произведения искусства, чертеж, фотография, машинописная запись и т.д. В процессе деят-сти чел-ка созд-ся большое кол-во док-тов. В 18 веке док- ту придавалось правовое знач-е. В пер. пол. 19 века док-том назыв-ся деловая бумага, акт, делом. Акт – это док-т, в кот. излагались права иди обяз-сти одного или нескольких людей. В 20-е годы термин деловая бумага употребл-ся в некот. законодателных актах. Теперь термин деловой бумаги заменен на «служебный док-т». Согласно ГОСТ 16427-70 «Документирование и архивное дело» термины и опред-ют док-т – это ср-во закрепления различными способами на спец-х материалах инф-ции о фактах, событиях, явлениях объектов, действительности и мыслительной деят-сти чел-ка. Инф-ция о док- тах фиксир-ся рукописным, машинописным, типографическим сп-бами, с помощью чертежей, граф. изображ-й, рисунков. Инф-ция – сов-сть сведений, определяющих знаний о них или иных событиях, явлениях, фактах в их взаимосвязи. Сущ-ет несколько св-в док-та: 1) функциональное на-значение – явл-ся стержневым при оценке качества док-тов, 2) логичность – в содер-жательном аспекте – после-довательная, связная инф-ция, содержащ-ся в док-те, 3) надежность – св-во док-та в течение продолжительного времени выполнять свои ф-ции, 4) долговечность – определ-ся оптимальным сроком службы док-та до физич. или моральн. износа, 5) техничнологичность – соответствие док-та соврем. требованиям технологии его подготовки, передачи и хранения, 6) экономичность – треб-я к стоим-сти док-та, 7) эстетичность – соотв-вие док- та треб-ям норм права (наличие реквизитов), 8) учет личности и коллектива при составлении док-та. Функции док-та – это целевое назнач-е, присущее только данному док-ту. Они помогают понять роль док-та в данной соц. стр-ре, позволяют опред-ть треб-я к технологии составл-я данного док-та, а знач-е ф-ций позволяет классифиц- ть док-т. Выделяют след. ф-ции док-та: 1) Информ-ная - преднамеренная фиксация инф- ции с целью ее сохранения и передачи. Важным показ-лем кач-ва док-та явл-ся информац. емкость (инф. потенциал) – полнота инф-ции, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность. 2) Социальная - инф-ция не только об обществе, но и личности в ее соц. аспекте. Т.о. эта ф-ция - та или иная степень отражения в док-те деят-сти, места, роли данного чел-ка. 3) Уп-равленческая - док-ты созданные для реализации управл-я, док-ты организационно-рапорядитель-ного хар-ра (положения, уставы, приказы и т.п.), док-ты справочно-информационные (справки, служебн. письма, сводки). 4) Правовая – ф-ция фиксации и изменения правовых норм и правоотн-ний, здесь: а) док-ты, изнач-но обладающие правовой ф-цией, б) док-ты приобретающие на время эту ф-цию. 5) Культурная. 6) Учета. 7) Исторического источника. Документ-ние – это научн. дисц-на, изучающая в историч. развитии закономер-сть образования док-тов, сп-бы их создания, становл-е и развитие систем документации. Способы документирования: 1) бумажный; 2) фото-кинофонодокументный; 3) реп-родуцированные; 4) техни-ческое документ-ние; 5) маши-ночитаемые (перфкарты). 1. Письмо прошло неск-ко ступеней – I. Пиктографи-ческое (картинно- синтетическое письмо появ. 8-6 тыс.л. до н.э.); II. Идеографическое письмо (отдельные знаки обознач-ют слова); III. Слоговое (каждый знак = слогу), IV. Буквенно-звуковое (2 тыс. до н.э.). Ранние матер. носит-ли: глина, кожа, камни, папирус. На Руси до 12 в. писали на пергаменте, с 14 в. на бересте. Начиная с 1867 г. - промышлен. изго-товление пишущих машинок. С 17 в. в Англии появ-сь стенография. 2. Фотокинофонодокумент-ние. В 1839 г. во Франции художником Дагером получена 1 фотография, в 1865 г. во Франции братьями Люмьерами был открыт кинематограф. Фотодок-т – изобразит. Док-т, сод-ние, кот-го передано фактографическим сп-бом. Они наглядны и точны. Кинодокументы – документальное кино, фиксируют важные события в жизни общества. 3. Репродуцирование – воспроизвед-е копии док-та в уменьшенном виде: а) микрофильм – одно или неск-ко изображ-й, объедин-х общностью сод-ния, б) микрофиша (105-140мм) умещает от 60 до 3200 кадров,. 4. Техн-ое документ-ние – сп-б запечатления техн. мысли. 5. Машиночитаемые док-ты (перфокарты, перфоленты, магн. ленты, дискеты). 2. Хар-ка различных видов носителей информации и проблемы стандартизации. Кл-ция док-тов, осн. признаки. Док-т (от лат. documentum – свид-во, док-во) - матер. объект, содерж-щий инф-цию в зафиксированном виде и спец-но предназн-ный для ее передачи во времени и пространстве. Носителем инф-ции может быть бумага, перфокарта, фотопленка, магнитофонная лента и т.п. Док-ты м. содержать тексты на естествен. или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По сод-нию Д. дел-ся на научно-технич. (статьи, книги и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. Док-ты м.б. первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.) По виду обработки дел-ся на семантич. (перевод, реферирование, аннотирова- ние) и несемантич. (копирование, размножение, микрофильмирование). Совокупность Д., посвященных к-л. вопросу, явлению, процессу, лицу и т.п. наз. документацией. Существо термина “Стандартизация” характеризуется тремя основными моментами: - стандартизация есть устанавливаемые на длительный срок общегосударственные общеобязательные нормы создания документов, причем, гарантирует соблюдение этих норм; - стандартизация –это закрепление и распространение только тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации. Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразное документов по форме и правилам оформления; при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение. Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. По виду материального носителя документы м. б. разделены на: - созданные на бумажной основе; - на специальных носителях (пленке, металле, стекле, дискетах и т.д.). от материального носителя зависит долговечность и стоимость документа. Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Эти элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ (реквизит в ) Классиф-цией Д, определением сп-ба их создания и обработки занимается документоведение. Классификация документов – система соподчиненных понятий в какой-либо области знаний или деятельности человека представляется в виде схем. Классификация документов по различным признакам: 1. способы представления информации: а) кодированная; б) не кодированная; в) цифровое. 2. Материальные носители: а) бумажные; б) микропленка; в) маг. пленка; г) оптический диск; д) полупроводник; е) фотопленка. 3. Способ закрепления информации: а) печатание; б) репродуцирование; в) микрография; г) микрофильмирование; д) микрофотография; е) перфорация; ж) электронный. 4. Знаковая форма представления информации: а) текстовая; б) иконическая; в) идеографическая; г) аудийное; д) машиночитаемая; 5. Каналы восприятия информации: а) зрение; б) слух; в) осязание. 6. Материальная конструкция документов: а) книжное; б) журнальное; в) листовое; г) карточное; д) кассета, бабина; е) рулон; ж) дискета; з) магнитная лента. 7. Целевое назначение документов: а) научное; б) научно-популярное; в) учебное; г) массово-политическое; д) учебное; е) производственное; ж) справочное; з) литературно-художественное; и) нормативно-производственное; к) информационное. 8. периодичность выхода из структуры: а) непериодическое; б) периодическое; в) продолжающееся; г) книга; д) брошюра; е) листовка; ж) сборник; и) моноиздание. 9. способ доступа к информации: а) произвольный; б) последовательный; в) комбинированный; 10. считывание информации: а) многократное; б) ограниченной кратности; в) однократное. 3. Машиночитаемые док-ты (МД): хар-ка, сп-бы представл-я, поисковые возможности и сфера применения. МД – док-ты, пригодные для автомат-го считывания содер-жащейся в нем информации. (ГОСТ в.102-83) док-т, на магн. носителе – док-т, созданный средствами ВТ, за-писанный на магн. носитель, магнитн. ленту, дискету, оптич. диск, перфокарту, перфоленту и оформленный в установленном порядке. Магн. лента (МЛ) – примен. в ЭВМ с 50-х гг., когда уже МЛ примен-ся в звукозаписи, в измерит. технике. МЛ пр.соб. гибкую подложку в виде ленты, на кот. нанесено магн. МЛ имеют выс. надежность хран-я инф-ции. Оптич. диск – создан в нач. 70-х гг. и в 1983 удалось предложить работо-способные образцы НОД. 4. Лингвистическое обеспечение ИС. ГОСТ 24.00-84 АСУ. Основные термины и определения. ЛО – комплекс языковых средств информации в виде данных. Функции ЛО – формализованное представление обеспеченности доступа к информационным средством к подготовке информационных продуктов и услуг. Решение: 1. моделирование понимания текста; 2. синтез речи; 3. переход от формализованного представления содержания речи на естественный язык. Эти 2 вопроса в первую очередь решаются при разработке прикладных задач (ввод текста, обнаружение ошибок, автоматическом переводе с одного языка на другой, при кодировании и классификации, составлении рефератов). Успех зависит тот полноты и качества языковых средств. При этом ЛО разделяется на следующие части: 1. декларативная – единицы языка, различные грамматические тексты (языковые единицы – отдельные слова/сочетания, приставка, корень, суффикс – вся значимая часть слова); 2. процедурная – средства манипулирования единицами языка: - морфологический анализ (анализ слов/сочетаний); - семантический анализ (смысловой анализ); - синтаксический (построение предложений).*, ВИНИТИ – словарь, содержащий информацию научно-технической документации и общественно-политического содержания. Было обработано свыше 80 млн. книг. Основное средство - Языковые средства, должны: - подбираться в соответствии с решаемыми задачами, - быть простыми и отличаться гибкостью, чтобы их можно было можно использовать в комплексе. ЛС предметной области – термин – слово/сочетание точно обозначающее конкретное понятие (форма фиксации знания). Термин в качестве ЛС – как особая подсистема языка. Использование терминов позволяет: - конкретно выделить и очертить границы; - отслеживать развитие конкретного знания в конкретной области; - показывает динамику развития знания; - очертить структуру научного знания; - выделить связи и все интегрированные процессы в структуре научного знания. Применение терминого анализа показывает вклад отдельных ученых / отдельных стран в развитии конкретной научной проблеме. Терминальный анализ используется при составлении словарей и обеспечении доступа к информационным ресурсам. Методика Т.А. опирается на приемы прикладной лингвистики: 1. Конкретные термины отражают определенную предметную область - семантическое пространство (вся отрасль знания); 2. Семантические поля – отдельные разделы, подразделы; 3. Класс условной эквивалентности – анализ основных слов/сочетаний, встречающихся в тексте, а также в установлении родовидовых связей между отдельными терминами - т.е. устанавливаются и устраняются синонимы, определение классов слов, которые определяются как дескрипторы. Самые сложные процедуры: - установление родовидовых отношений; - установление ключевых слов. В зарубежной практике: сбор и анализ профессиональной лексики использованных систем. Чем тщательнее анализ профессиональной лексики, тем меньше «шума». 5. Термин – лексическое средство описания предметной области. Термин в качестве ЛС – как особая подсистема языка. Использование терминов позволяет: - конкретно выделить и очертить границы; - отслеживать развитие конкретного знания в конкретной области; - показывает динамику развития знания; - очертить структуру научного знания; - выделить связи и все интегрированные процессы в структуре научного знания. Применение терминого анализа показывает вклад отдельных ученых / отдельных стран в развитии конкретной научной проблеме. Терминальный анализ используется при составлении словарей и обеспечении доступа к информационным ресурсам. Методика Т.А. опирается на приемы прикладной лингвистики: 4. Конкретные термины отражают определенную предметную область - семантическое пространство (вся отрасль знания); 5. Семантические поля – отдельные разделы, подразделы; 6. Класс условной эквивалентности – анализ основных слов/сочетаний, встречающихся в тексте, а также в установлении родовидовых связей между отдельными терминами - т.е. устанавливаются и устраняются синонимы, определение классов слов, которые определяются как дескрипторы. Самые сложные процедуры: - установление родовидовых отношений; - установление ключевых слов. В зарубежной практике: сбор и анализ профессиональной лексики использованных систем. Чем тщательнее анализ профессиональной лексики, тем меньше «шума». 6. Информационно-поисковый тезаурус. При разработке ИПТ применяется ГОСТ 7.25-80 «Тезаурус информационно- поисковый одноязычный», ГОСТ 7.14-80 «-/- многоязычный». ИПТ представляет собой обычный словарь слов/сочетаний – отраслевой словарь. Тезаурус от лат. – хранилище, клад. 13 в. – составление книг о сокровищах. 17-18 вв. – словари-справочники при составлении служебных дисциплин. 1950 гг. С развитием машинного перевода (совр. тезаурус). Тезаурус имеет узко прикладное назначение – обработка информационных запросов.*, информатика – Шрейдер, Гольштейн, Брониславский. Методика составления тезаурусов: 1. предметная выборка всех ключевых слов конкретной предметной области; 2. определение всех взаимосвязей между отдельными терминами. Сама предметная область м.б. задана как аксиома (область естественных знаний: математика, химия, физика). 3. уточнение предметной области; 4. анализ всего массива документов (насколько точна предметная область); 5. разработка всех взаимосвязей; 6. весь набор терминов на экспертизу спецов-аналитиков для которых разрабатывается тезаурус. Вся стадия разработки ИПТ выполняется совместными усилиями спецов различных профессий: спец. ПК, спец. конкретной области. Требования при разработке тезауруса: 1. массив документов д.б. достаточно однородным; 2. ограниченное число авторов (устранение разнобоя профессиональной лексики); 3. весь массив документов д.б. в машиночитаемом формате. 7. Классификаторы. Языки формализованного описания данных. Классификаторы – нормативные документы, которые содержат систематический перечень объектов и присвоенные им коды. Классификации и кодированию принадлежат все социальные и экономические объекты. Информация, содержащаяся в этих классификаторах технико-экономическая и социальная информация, служит для информационного обеспечения в следующих областях: - экономика; - статистика; - таможенное дело. Разработано свыше 37 классификаторов, но еще применяются общесоюзные. Основная цель разработки классификаторов связана с реализацией государственной программы перехода России на международные системы (учета, статистики). Данная программа была принята в 1992 г. Классификаторы оформляются в виде альбомов и есть машиночитаемый вариант. Свод всех классификаторов, а также нормативно-методические документы, составляют классификации и кодирования информации. Основные задачи: 1) упорядочение и унификация технико-экономической и социальной информации; 2) обеспечение однозначности и сопоставимости данных; 3) создание условий для автоматизированной обработки данных; 4) создание банков данных классификаторов, применяемых на территории конкретной страны, а также международных делах. Все классификаторы делятся на 3 группы: 1) классификаторы информации об управленческой документации, видах деятельности экономических и социальных показателей; 2) объединяет классификаторы информации об организационных словарях; 3) классификаторы информации о населении и кадрами. Каждый классификатор имеет свое условное обозначение. 8. Функциональная стркутура ИПС. Представляется в виде абстрактной кибернитической машиты. Котора состит из следующих узлов: 1) Устройство ввода. Ввод сообщения, ввод запроса, индекстное описание текста - ПОД(поисковый образ документа). 2) Запоминающее устройство. Активное хранилище - представляет собой совокупность поисковых образов сообщения. Пассивное хранилище - в нем находится сами сообщения. 3) Решаущее устроиство . Определение аресов сообщения. Главный исполнитель органа ИПС. 4) Устройство вывода. получает адрес сообщения из решающего устройства, обеспечивает поиск в пасивном хранилищи и выводит их потребителю. 5) Устройство управления- обеспечивает последовательность методов поиска. 9. классификация ИПС. При подходе к классификации ИПС исходит из требований пользователей к качеству функционирования системы, т.е. к ее способности выбирать из информационно-поискового массива требуемую информацию с достаточной полнотой, точностью и оперативностью. Основными признаками, характеризующими ИПС с точки зрения удовлетворения требований пользователей, являются: - тематика комплектования информационно-поискового массива; - вид выполняемого информационного поиска (объект поиска и вид выдаваемой информации); - режим функционирования; - схемы размещения информацонно-поискового и документного массива: - вид выполняемого информационного поиска. По тематике комплектования ИПС делится на отраслевые, многоотраслевые (политематические) и узкотематические. Отраслевые ИПС создаются, как правило, центральными отраслевыми органами НТИ в соответствии с закрепленными за ними тематикой. На базе отраслевых ИПС осуществляется информационное обслуживание руководящих работников и ведущих специалистов отрасли. Многоотраслевые ИПС создаются в региональных органах НТИ (республиканских институтах информации, институтах информации автономных республик, областей) и межотраслевых территориальных органах НТИ. Осуществляет информационное обслуживание специалистов соответствующего региона. Узкотематические ИПС содержатся в местных (локальных) службах информации (на предприятии, в организациях) для обеспечения информацией ученых и специалистов данной организации. Тематика информационного массива соответствует тематике их работы. По виду и объекту информационного поиска ИПС делятся на: - документальные; - фактографические. Документальные ИПС предназначены для поиска документов, содержащих запрашиваемую информацию в ответ на информационный запрос в зависимости от цели поиска документальные ИПС выдают либо библиографические описания документов, либо только адрес искомого документа, определяющий его местонахождение в хранилище. Характерной особенностью всех документальных ИПС является то, что извлечение нужной информации из документа, найденного ИПС, осуществляет см потребитель. Фактографические ИПС предназначены для поиска конкретных фактов, сведений, данных в ответ на информационные (фактографические) запросы без обращения потребителя к документам, в которых они содержатся. В фактографических ИПС единицами информации являются реквизиты (признаки и их значения). Реквизиты отражают определенные научные, технические, экономические свойства объектов, процессов, явлений и представляют собой логически неделимые элементы любой сложности. Для исчерпывающего описания объектов, процессов необходима некоторая совокупность признаков, описывающих их качественные и количественные свойства. Совокупность признаков называется сообщением об объекте. Каждое сообщение имеет свою определенную форму. Формы сообщений, объединяясь во множества, позволяют полностью описывать объект. Промежуточное положение занимают документально-фактографические ИПС, результатом поиска в которых является запрашиваемые факты, сведения, данные со ссылкой на документ, в котором они зафиксированы. Различие между документальными и фактографическими ИПС – объект поиска. По режиму функционирования ИПС делятся на системы, работающие в режиме избирательного распространения информации и в режиме ретроспективного поиска информации. Избирательным распределением информации (ИРИ) называется такой режим работы ИПС, при котором информационный поиск проводится по постоянным запросам определенного контингента абонентов в массиве текущих поступлений документов через установленные промежутки времени (обычно 1 раз в неделю, 1 раз в 2 недели). Для оптимизации работы ИПС между абонентами и системой устанавливается и постоянно поддерживается обратная связь. При этом ПОД сравнивается с хранящимися в ЗУ системы, постоянными запросами абонентов (постоянным является массив запросов). Ретроспективным поиском (РП) информации называется такой режим работы ИПС, при котором по разовым запросам специалистов осуществляется поиск сведений о документах (или копий документов). Фактов, сведений, данных в накопленном за определенный период в информационном массиве. Такой поиск - режим «запрос-ответ» (постоянный массив документов). По схеме размещения информационно-поискового и документального массивов ИПС делятся на одноконтурные и 2-ухконтурные. В одноконтурных ИПС информационно-поисковые и документальные массивы объединены в один массив, в котором на одном и том же носителе информации совмещаются записи ПОД с записью текстов самих документов. В качестве носителей информации применяются различные типы перфокарт ручной сортировки, микрокарты, микроафиши и др., на которых имеются поисковые и текстовые поля. В 2-хконтурных ИПС информационный массив и массив документов разделены и составляют первый и второй контуры системы. В первом контуре осуществляется информационный поиск по ПОДу с целью нахождения адреса документа, хранящегося во втором контуре ИПС. Двухконтурными проектируются АИПС. В автоматизированных ИПС для поиска информации реализуется на ЭВМ. Запись и хранение информации осуществляется на машиночитаемых носителях: магнитных лентах, магнитных дисках, магнитных барабанах. АИПС получили широкое распространение в отраслевых, региональных информационных центрах. Применение ЭВМ позволяет автоматизировать не только процесс поиска, но и процессы ввода, пополнения, хранения и выдачи информации. 10. Виды обеспечения АИПС. Лингвистическое обеспечение. Языковые средства - множество единиц выражающих смысл. Информационное обеспечение. Информационная база совокупность данных и документов и методов их подготовки. В соаременных АИПС вся информация представлена в машиночитаемом языке. Отсюдова вытикает выделяемость внемашинных доков совокупность доков предназначеных для непосредственного использования. Внутримашинные доки на машиночитаемых насителях делятся на 2 группы:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
