2.1. Общие свойства приложений Office

          Пакет Office 2000 особенно удобен тем, что все его приложения имеют несколько общих функций. Так, для сохранения документа Word, базы данных Access или электронной таблицы Excel используется одна и та же кнопка Сохранить, которая не только выглядит одинаково во всех приложениях, но и расположена приблизительно в одном и том же месте. В этом разделе рассматривается в общем виде ряд универсальных, самых общих свойств пакета Office.

2.1.1. Запуск приложений Office 2000

Существует три способа запуска приложений Office 2000: щелчком на соответствующей кнопке панели Office, с помощью Главного меню  или посредством навигации во вложенных меню пункта Программы. Панель Office не устанавливается автоматически при установке Office 2000. Для ее открытия следует щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать Программы Microsoft Office Tools – Microsoft Office Shortcut Bar. Затем будет предложено указать, следует ли открывать эту панель автоматически при запуске Windows, после чего сама панель появиться вдоль правого края экрана.

Панель Office, без сомнения, является самым удобным средством запуска любого приложения Office 2000. Однако, если панель мешает и ее нужно убрать  с экрана, в этом случае следует воспользоваться одним из следующих вариантов для открытия нового документа. Щелкнуть на кнопке Пуск – откроется Главное меню. Программы Office 2000 представлены в меню Программы по отдельности. Для запуска любой из них щелкнуть на соответствующем значке.

 2.1.2. Интерфейс Office 2000

          В приложения Office 2000 применяется однотипный интерфейс пользователя. Это означает, например, что если уже известно окно Excel, то будет нетрудно работать и с окном Word. Другими словами, в разных приложениях много общего. При работе с приложениями Windows часто возникает впечатление, что где-то нечто подобное уже встречалось.

В верхней части каждого окна приложения располагается строка заголовка, которая содержит три кнопки:

4       Свернуть окно

4       Развернуть окно или Восстановить окно

4       Закрыть окно

Эти кнопки служат для изменения размера окна или его закрытия. Обычно при работе с приложением удобнее держать окно развернутым. Когда окно развернуто, отображается кнопка Восстановить окно, когда восстановлено, отображается кнопка Развернуть окно. Если окно приложения развернуто во весь экран, то кнопки других открытых приложений видны на  Панели задач. Щелчком на этих кнопках можно легко переключаться между соответствующими приложениями. Щелчок на кнопке Закрыть окно, расположенной в строке заголовка приложения, позволяет возвратиться на  Рабочий стол или в другое открытое приложение.

2.1.3. Окно документа

     В каждом приложении рабочая область называется окном документа. Здесь располагаются все инструменты, необходимые для работы: полосы прокрутки –для перемещения зоны отображения; строка состояния – для получения информации о ходе выполнения операции; панели команд в верхней части экрана – для доступа ко всем средствам, предоставляемым программой. Существует два типа панелей команд: строка меню и панели инструментов. В строке меню команды сгруппированы по категориям: Файл, Правка, ? и т.д. Щелчок на любой категории открывает список соответствующих команд. Многие пункты строки меню открывают диалоговые окна, с помощью которых можно задать сразу несколько параметров, относящихся к выбранной команде: параметры печати, свойства шрифта и т.д.

     Панели инструментов представляют собой панели с графическими кнопками. Они расположены ниже строки  меню. Панели инструментов позволяют одним щелчком выполнять наиболее часто применяемые команды. В Office 2000 различия между панелями инструментов и строкой меню начинают стираться: когда нужен быстрый доступ к часто используемой команде, пользуются кнопками панели инструментов, а когда нужно увидеть все возможности, связанные с данной категорией команд, пользуются строкой меню. Если панелей инструментов и меню все же недостаточно, можно выполнять команды с помощью одного из многочисленных контекстных меню или с помощью клавиатуры. Например, чтобы скопировать выделенный текст в любое приложение, можно выбрать любой из перечисленных способов:

ü            щелкнуть на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная

ü            выбрать команду Правка, Копировать

ü            щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном тексте и в раскрывшемся меню выбрать пункт Копировать

ü            нажать комбинацию клавиш Ctrl+C

2.1.4. Помощник

     Помощник – это вклад компании Microsoft  в дело установления дружественного общения между пользователями и программами. Для Помощника нет границ между приложениями – он дает справку по всем вопросам приложений Office 2000. Выбрать одного Помощника из нескольких можно в контекстном меню Помощника. Каждый Помощник по-своему уникален: например, это – Скрепыш, Колобок, Летающая тарелка.

     Новый улучшенный Помощник свободно перемещается внутри окна приложения и выдает подсказки, которые помогают найти наиболее эффективные способы решения задачи. Помощник предлагает помощь, когда в первый раз  приходится сталкиваться с новой командой или в случае возникновения затруднений. Иногда предложение помощи ненавязчиво, в других случаях помощь предлагается более настойчиво.

     Поработав с пакетам Office несколько дней, можно решить, что Помощник слишком активен, если не сказать – назойлив. В таком случае следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Параметры – откроется диалоговое окно Помощник. Выбрать вкладку Параметры. Любые изменения параметров Помощника влияют на его поведение во всех приложениях. Когда можно работать самостоятельно, окно Помощника закрывается и возвращается на панель инструментов Стандартная.

2.1.5. Создание новых объектов.

Сохранение файла.

          Новые документы легко создаются с помощью Главного меню. Если выбрать в нем пункт Создать документ Microsoft Office, откроется диалоговое окно Создание документа. Каждая вкладка этого окна содержит шаблоны (например, факсимильных сообщений), включая текст, графику или другое содержание. Шаблоны пустых документов для всех приложений – без данных Access, документов Word, электронных таблиц Excel, презентаций Power Point и пустой подшивки Binder – располагаются на вкладке Общие диалоговое окно Создание документа.

Существует два способа открытия нового документа. Чтобы в активном приложении открыть новый, пустой документ, следует щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Если вместо пустого документа необходим шаблон, выбрать команду Файл, Создать.

          После окончания работы с  документом, каким-либо важным или просто необходимым при дальнейшей работе с другими документами, следует сохранить результаты. Выбрать команду Файл, Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить расположенной на панели инструментов Стандартная – откроется диалоговое окно Сохранения документа.

          В раскрывающемся списке Папка приводится перечень доступных дисков. Выбрать нужный диск, и в окне будут отображены папки этого диска.

          Двойной щелчок на папке  откроет ее и позволяет увидеть содержащиеся в ней файлы и другие папки. Найдя нужный диск и папку, ввести имя файла в поле Имя файла. Можно использовать как прописные, так и строчные буквы. А также пробелы. Имена файлов не могут содержать знаков препинания, кроме символа подчеркивания, дефиса и восклицательного знака. Чтобы сохранить файл, следует убедиться в том, что в поле Папка отображается нужное имя диска и папки, после чего щелкнуть на кнопке Сохранить.

2.1.6. Использование команды Сохранить как

          Если файл однажды уже был сохранен, то щелчком на кнопке Сохранить сохраняет файл без открытия диалогового окна Сохранение документа. Для того чтобы переименовать файл или сохранить в другом месте ранее сохранявшийся файл, следует выбрать команду Файл, Сохранить как – откроется диалоговое окно Сохранения документа. Команда Сохранить как особенно удобно при использовании существующего документа в качестве заготовки для создания нового документа.

2.1.7. Закрытие файла

          Чтобы удалить документ из окна документа, следует выбрать команду Файл, Закрыть. Если при этом закрывается документ, который был изменен с момента последнего сохранения, затем будет предложено сохранить внесенные изменения.

2.1.8. Отправка файлов по электронной почте

          Для отправки файла как сообщения электронной почты следует открыть его в соответствующем офисном приложении и выбрать команду Файл, Отправить, Сообщение, после чего указать адреса получателей электронной почты.

Страницы: 1, 2, 3, 4