4.1. Облегчение работы в Microsoft Excel для людей с физическими недостатками.
В Microsoft Excel существуют возможности, облегчающие процесс чтения и написания для слепых или людей с плохим зрением, а также другими физическими недостатками. К этим возможностям относятся следующие.
· Увеличение размера экрана для книги.
· Исправление в процессе работы орфографических и синтаксических ошибок, а также опечаток. Автоматическое завершение повторяющихся записей в столбце при вводе нескольких начальных символов.
· Возможность создания панели инструментов, содержащей наиболее часто используемые меню и кнопки. Кнопки панели инструментов можно сделать крупнее, а также сгруппировать связанные между собой кнопки.
· Возможность просмотра и печати перечня всех доступных сочетаний клавиш.
· При наличии мыши типа Microsoft IntelliMouse можно выполнять операции прокрутки и масштабирования с помощью одной мыши. Например, можно автоматически перейти в конец документа с помощью одного нажатия кнопки мыши, не используя никаких клавиш.
4.2. Установка по умолчанию рабочей папки диалоговых окон «Открытие документа» и «Сохранение документа».
При первом открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска Microsoft Excel, текущей по умолчанию является папка «Мои документы». Эта папка по умолчанию является текущей в любой установленной программе Office. Кроме того, если установлена панель Office, то папка «Мои документы» тоже является текущей и открывается при помощи кнопки Открыть документ на панели Office и при помощи команды Открыть документ Office в меню Windows Пуск. При использовании Microsoft Windows NT Workstation 3.51 по умолчанию устанавливается папка «Personal».
Папка «Мои документы» расположена в корневом каталоге. Папка «Personal» находится в каталоге Windows NT Workstation. Эти папки удобно использовать для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов.
Если установленная по умолчанию активная папка еще не была изменена для отдельной программы, ее можно изменить для всех программ Office, кнопки и команды Открыть документ Office путем переименования и/или перемещения папки «Мои документы». Для Microsoft Excel изменить активную папку по умолчанию можно как в Windows, так и в Windows NT Workstation 3.51. Изменить установленную по умолчанию активную папку для всех программ Office можно в Windows, в Windows NT Workstation 3.51 сделать это невозможно.
1 Сначала сохраните и закройте все файлы Office, а затем закройте все программы Office.
2 Для быстрого поиска файлов в проводнике Windows переместите или скопируйте их в папку «Мои документы».
3 Чтобы переименовать папку «Мои документы», выберите ее в проводнике, а затем в контекстном меню выберите команду Переименовать. Введите новое имя папки и нажмите клавишу ENTER.
4 Для изменения расположения папки «Мои документы» переместите ее в другое место с помощью проводника Windows.
Изменение устанавливаемой по умолчанию текущей папки только для Microsoft Excel
1 В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем вкладку Общие.
2 В поле Рабочий каталог введите путь к папке, которая по умолчанию должна выводиться на экран как текущая.
Например, введите c:\work
4.3. При запуске Microsoft Excel с помощью ярлыка или значка выдается неверная рабочая папка по умолчанию.
При запуске Microsoft Excel с помощью ярлыка может не использоваться указанная для этого ярлыка рабочая папка. (То есть место расположения, указанное на вкладке Ярлык. Для доступа к данной вкладке следует щелкнуть правой кнопкой мыши значок ярлыка и выбрать команду Свойства в контекстном меню.) Автоматически в качестве рабочей используется папка, установленная в поле Рабочий каталог на вкладке Общие окна диалога Параметры (меню Сервис). В Windows NT Workstation 3.51 эта папка также используется вместо той, которая указана для значка Microsoft Excel в поле Working Directory окна диалога Program Item Properties.
5. Настройка меню и панелей инструментов
5.1. Панели интсрументов
Панели инструментов позволяют упорядочить команды Microsoft Excel так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В предыдущих версиях Microsoft Excel панели инструментов могли содержать только кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.
Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. По умолчанию главное меню содержит команды, предназначенные для работы с листами. При работе с листом диаграммы или внедренной диаграммой вместо него отображается главное меню диаграмм. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню.
При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.
При выходе из Microsoft Excel изменения, внесенные пользователем в меню и встроенные панели инструментов, панели инструментов, созданные пользователем, а также отображаемые на момент выхода из приложения панели инструментов сохраняются в файле настроек панелей инструментов папки Windows. Этот файл имеет имя имяпользователя8.xlb, где имяпользователя представляет собой имя регистрации пользователя в Windows или в сети. Если компьютер не подключен к сети или его настройки таковы, что при входе в систему не требуется имя пользователя, файл настроек имеет имя excel8.xlb. Сохраненная в этом файле конфигурация панели инструментов используется по умолчанию при каждом запуске Microsoft Excel. При частом использовании определенного набора панелей инструментов целесообразно сохранить требуемую конфигурацию в отдельном файле настроек, что избавит от необходимости каждый раз выполнять соответствующую настройку.
Созданные или настроенные панели инструментов могут быть использованы для любых книг в системе пользователя. Чтобы пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель в книгу Excel.
5.2. Отображение панели инструментов
Щелкните любую панель инструментов правой кнопкой мыши, а затем установите или снимите флажок рядом с именем нужной панели инструментов в контекстном меню.
Советы:
· Если требуемая панель инструментов отсутствует в контекстном меню, выберите пункт Настройка в меню Сервис, перейдите на вкладку Панели инструментов и установите флажок для панели инструментов.
· Чтобы быстро скрыть перемещаемую панель инструментов, нажмите на ней кнопку Закрыть .
5.3. Отображение подсказок для кнопок панелей инструментов
1 Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Параметры.
2 Установите или снимите флажок Отображать подсказки для кнопок.
Примечание. Установка или снятие флажка Отображать подсказки для кнопок влияет на все приложения Microsoft Office.
5.4. Перемещение панели инструментов
Щелкните маркер перемещения на закрепленной панели инструментов или заголовок перемещаемой панели инструментов.
Если подвести панель инструментов к краю окна программы, она автоматически станет закрепленной панелью инструментов.
5.5. Изменение размеров панели инструментов
Чтобы изменить размеры перемещаемой панели инструментов, установите указатель на край панели (он должен принять вид двусторонней стрелки), а затем перетащите этот край.
Примечание. Размер закрепленной панели инструментов изменить нельзя.
5.6. Сохранение различных настроек для панелей инструментов
При регулярном использовании нескольких панелей инструментов с настроенными пользователем размерами и расположением на экране, эти настройки можно сохранить, что избавит пользователя от необходимости повторной настройки.
1 Сделайте необходимые настройки встроенных меню и панелей инструментов, а также создайте панели инструментов, которые требуется сохранить. После этого расположите эти панели на экране таким образом, как они должны будут отображаться в дальнейшем.
2 Выйдите из Microsoft Excel.
3 В своей папке Windows найдите файл Имяпользователя8.xlb, где Имяпользователя представляет собой имя пользователя при регистрации в Windows или в сети.
Если компьютер не подключен к сети или его настройки таковы, что при входе в систему не требуется имя пользователя, файл настроек имеет имя excel8.xlb.
4 Измените имя файла, оставив прежнее расширение .xlb.
Для повторного использования сохраненных настроек откройте переименованный файл настроек панелей инструментов командой Открыть меню Файл. При выходе из Microsoft Excel будет создан файл настройки панелей инструментов Имяпользователя8.xlb, который будет использоваться по умолчанию.
Примечание. Если файл со стандартными настройками панелей инструментов найти не удается, в параметрах настройки системы можно задать другое местоположение этого файла. Обратитесь к администратору системы.
5.7. Вложение настраиваемой панели инструментов в книгу
Чтобы пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель в книгу Excel. После этого книгу Excel необходимо сохранить.
1.Создайте настраиваемую панель инструментов, которую следует вложить в книгу.
Страницы: 1, 2, 3, 4
