На стадии анализа целесообразно выделяють участки, наиболее пригодные для автоматизации. Начинать следует с наиболее простых участков, так как удачное начало проекта во многом предопределяет дальнейшее удачное продолжение и завершение. Такие участки характеризуются прежде всего высоким уровнем готовности персонала, подходящим техническим оснащением и заинтересованностью руководства в работе данного участка.
Считается полезным также привлекать службу качества организации (предприятия) для работы по разработке сценариев. По сути именно сравнение сценариев с реальным поведением системы определяет качество полученной модели, то есть ее адекватность системе из реального мира.
Полученные в результате анализа данные обьединяются в один формальный документ, который формулирует требования к системе, полученные в результате анализа - Техническим Задание на СЭД.
Основная задача проектирования – создание архитектуры будущей системы и разработка плана достаточного для последующей ее реализации и внедрения. Процесс проектирования целесообразно начинаеть сразу после построения некоторой приемлимой формальной модели.
На стадии проектирования описанные функциональные точки обследуются не только аналитиком, но уже и архитектором и технологом. Совместная работа этих специалистов дает архитектуру системы, описанную в проектных решениях.
При этом не следует начинать проектирование центральных узлов до окончания этапа анализа, в тоже время нельзя затягивать начало проектирования в ожидании завершении этапа анализа. Построение модели, будучи процессом итеративным, может последовательно уточнять модель поведения системы, пытаясь получить в определенном смысле идеальную, а, следовательно, в большинстве случаев недостижимую модель. Такая ситуация классифицируется практиками как паралич анализа.
При проектировании полезно закладывать возможность реализации максимального количества функциональных потребностей, выявленных при анализе. При этом целесообразно иметь несколько разных решений для одной и той же задачи. Такой подход назван В.М. Глушковым принципом функциональной избыточности [4].
Пользователи часто используют систему не совсем так, как это предусматривали разработчики. Поэтому важно, чтобы проектируемая архитектура содержала достаточные возможности адаптации. Жестко определенные функциональные возможности потенциально предопределяют последующие конфликты во время внедрения и эволюции системы. Желательно, чтобы система имела функциональный модуль, либо модули, которые прозволяют производить изменение конфигураций функционирования. Таким образом, пользователь может получить некий каркас, “обшитый” устойчивыми решениями и в последующем произвести адаптацию исходя из реалий эксплутации. Это соответствует тому, что В.М. Глушков формулирует как принцип гибкости системы [4].
Другой стороной описанной адаптивной специализации является типизация. Современное программное обеспечения изготавливается в крайне сжатые сроки с учетом ограниченных требований постановщиков. Ушли в прошлое времена, когда система годами отлаживалась до запуска в промышленную эксплуатацию. В тоже время безответственным и авантюристичным является построение серьезных и сложных систем, опираясь лишь на надежду и необоснованную уверенность в том, что они будут работать.
В рамках АСУ В.М.Глушков описал решение данной проблемы как принцип разумной типизации. Выходом является построение индивидуальных систем из модулей хорошо отлаженных промышленных систем. Это соответствует использованию крупноблочной сборки, где крупные блоки сами являются системами, либо подсистемами, используемыми в промышленной эксплуатации миллионами пользователей. Применение в качестве каркаса “доморощенной” системы приводит к получению закрытого сложноадаптируемого решения, что, в итоге, делает решение краткосрочным, что, в свою очередь, приводит к потере инвестированных в него ресурсов.
Рациональное отношение к потребляемым ресурсам требует также использования совместимых решений. Под совместимыми решениями понимается возможность взаимодействия различных уровней системы для движения информации.
На эту проблему обратил внимание В.М. Глушков в [4] и определил это как принцип единства информационной базы. Информация, которая образуется на разных уровнях системы, используется по разному для решения разных задачи. Для этого необходимо использовать интерфейсы в том смысле, как это понимается в обьектно- ориентированном проектировании. Использование множественных интерфейсов для обработки единого информационного массива позволяет удовлетворять множественные запросы пользователя и в тоже время сохранить целостность данных. Таким образом, в нашей технологии принцип В.М.Глушкова дополнен полиморфизмом представления данных, что позволяет решать современные задачи, характеризующиеся большими обьемами и слабой детерминированностью.
Одна из основных задач – создание “правильной” архитектуры будущей системы, которая обеспечит ее концептуальную целостность. Стратегическое направление обеспечивается целенаправленным тактическим движением. Архитектура должна обеспечивать баланс между стратегическим и тактическими решениями.
Идеальная архитектура в основном недостижима, но можно достаточно четко описать свойства, присущие сильной архитектуре:
- Архитектура представляет собой многоуровневую систему абстракций. На каждом уровне абстракции взаимодействуют между собой по формализованным протоколам. Абстракции имеют четкие интерфейсы для внешнего мира и основываются на хорошо продуманной реализации.
- Система абстракций имеет слабое зацепление, функциональную связность, достаточность, полноту и предельную примитивность.
- На каждом уровне интерфейс абстракций строго ограничен от реализации. Реализация может быть изменена, при это интерфейс должен остаться неизменным. Таким образом, изменяясь внутренне абстракции продолжают соответствовать внешним ожиданиям, то есть своему протоколу.
- Архитектура проста в понимании, прозрачна и приспособлена к масштабированию.
Вторая задач проектирования – разработка и согласование детального плана реализации и внедрения. В современных условиях задачи всегда реализуются в ограниченные сроки и при ограниченных ресурсах. Это связано с тем, что пользователю не нужно решение, которое займет больше времени, чем у него отведено и не нужно решение, которое потребует ресурсов больше, чем он может выделить.
Разработка плана – это процесс создания целостного и непротиворечивого документа, который может быть использован для исполнения и контроля. Фактически в плане описываются с большей или меньшей степенью детализации действия и мероприятия, которые будут реализованы на стадии реализации и внедрения.
Процесс разработки плана имеет итеративную природу и движется от первоначального черновика, содержащего грубые оценки по срокам и ресурсам, к конечному списку работ с определенными стоимостями и сроками. В процессе разработки плана получается упорядоченный список работ, который называют Иерархической Структурой Работ - ИСР (WBS – Work Breakdown Structure) [5].
Каждый элемент ИСР ставится в соответствие свойствам и ресурсам, необходимым для выполнения данного элемента. В частности, элементу соответствуют сроки, стоимость и квалификация персонала.
Поскольку ИСР является результатом декомпозиции конечного результата с точки зрения достижения цели, то список работ является конечным и полным. По сути выполнение всех работ, предусмотренных в плане означает достижение цели проекта, то есть создание СЭД.
3.2.3. Реализация
На стадии реализации на основании проекта изготавливается конкретная программная реализация. Таким образом, из общей формальной модели получается конкретная формальная модель. Конкретная модель является функционально подобной системе реального мира, то есть реализовывает сценарии ее поведения.
По сути реализация является лишь исполнением плана, разработанного на стадии проектирования. Именно на стадию реализации приходится большая часть времени от общего времени проекта. Большая часть ресурсов затрачивается, как правило, тоже на стадии реализации.
Исполнение плана – это координация персонала и управление потреблением ресурсов с целью достижения поставленной цели. Персонал проекта включает в себя персонал заказчика и сотрудников заказчика, которые при этом не только консультируют, но и обучаются.
Исполнение необходимо постоянно сравнивать с планом, выявляя отклонения. Как правило, все планы выполняются с отклонениями. Создание идеального плана невозможно, следовательно, возникновение отклонений неизбежно. Если даже удалось создать план, который обеспечит нужный результат, то все равно за время разработки, как правило, происходит изменение первоначальных требований клиента, что приводит к изменению плана.
Отклонения анализируются с точки зрения их позитивного или негативного влияния на вероятность достижения цели. Изменения, реализация которых будет иметь позитивное влияние называются возможностями, негативное – угрозами. Управление рисками в реализации сводится к мониторингу процесса с целью уменьшения угроз и увеличения возможности. Основными характеристиками рисков является вероятность и степень их влияния в случае возникновения.
Реализация есть итеративный процесс, на каждой итерации которой возникает некоторое приближение – модель, поведение которой все больше и больше соответствует описанным сценариям. Степень реализованности сценариев определяет адекватность модели. Промежуточные модели принято называть релизами или версиями. Важно обеспечивать приемственный характер измененений, так как более успешным всегда являлся эволюционный подход, а не революционный. Необходимо помнить, что процесс устранения ошибок есть процесс внесения новых ошибок и каждая модернизация системы, кроме положительных последствий, обязательно будет иметь и негативные.
Имеет смысл некоторые участки реализации запускать в пробную эксплуатацию еще на стадии разработки. Это позволяет выявить несовместимые решения, принятые на этапе проектирования и изменить проект и его реализацию до стадии внедрения, тем самым избежав значительных финансовых, временных и людских затрат.
На стадии внедрения происходит установка и запуск изготоволенной программной модели в промышленную эксплуатацию. Эта стадия, как отмечалось выше, характеризуется сильным сопротивлением персонала. Люди, в своем большинстве, опасаются внедрения систем автоматизации, подозревая грядущее увеличение обьема работа и возможное их увольнение.
На этой стадии важно продемонстировать персоналу, что система является их помощником, а не заменой. Для это полезно совмещать электронные и неэлектронные части рабочих процессов на одних и тех же исполнителях. То есть документ в своем физическом и виртуальном движении обрабатывается одним и тем же участником. В.М. Глушков называет это принципом совмещения подготовки документов [4]. В современных системах документооборота редко встречается бумажная форма не имеющая электронного соответствия и наборот. Поэтому имеет смысл во всех точках, где создаются бумажные документы, предусмотреть возможность инициации в системе их электронного аналога.
При внедрении всегда встает вопрос о начальном наполнении системы. Редко встречаются случаи, когда СЭД создается в самом начале деятельности организации и ее использование не требует задействования накопленных больших обьемов бумажных документов. Чаще всего при внедрении рассматривается вопрос поэтапного ввода в систему документов, преобразуемых к новым электронным форматам. Причем часто вырабатывается решение в котором в СЭД используется только электронный каталог, содержащий ссылка на место хранения бумажных документов.
Сложность этого вопроса определяется тем фактом, что самые большие проблемы информационных систем возникают в звене взаимодействия человека и компьютера. Представления человеческое и машинное сильно отличаются друг от друга и процесс преобразования от одного вида к другому технически сложный и неоднозначный. В.М. Глушков называет это принципом минимизации ввода- вывода. Это обьясняется тем, что, именно, на процессах ввода- вывода возникает наибольшее число ошибок и происходят самые невероятные сбои.
Внедрение должно быть реализовано таким образом, чтобы возможности вернуться к старой системе уже не существовало.
Системы электронного документооборота и предмет их автоматизации, как уже отмечалось выше, обладают некоторыми свойствами живых организмов, в частности эволюционировать. За время разработки СЭД его предмет значительно изменяется, при этом часто менются декларируемые цели и поставленные задачи. Во время внедрения система становится непохожей на ту модель, которую разрабатывали при проектировании.
Эволюция – одна из самых длительных и определяющих стадий создания СЭД. Можно определить стадию эволюции, как период с момента начала внедрения и до окончания использования системы хотя бы одним участником. За это время система до неузнаваемости меняет свои интерфейсы и реализацию, и, зачастую, о приемственности можно догадаться только по названию.
Именно на стадии эволюции появляется продукт, который отвечает реальным интересам пользователя. Это связанно с тем, что, в промышленной эксплуатации пользователь определяет какие функции нужно развить, а какими - пренебречь. Поэтому важно, чтобы система была открытой, простой к пониманию и модернизации.
Это формулируется принципом постоянного развития, который состоит в том, что и программная и реальная системы находятся в постоянном развитии, поэтому необходимо обеспечить синхронность этих процессов. СЭД должна развиватся вместе с организацией, чтобы инкапсулированная на этапе внедрения система стала естественной и неотьемлимой частью организации.
4. Выводы
В статье предложена интегрированная методология реализации композитных систем документооборота, которая обьединяет в себе, обогатив их новым содержанием, три базовых подхода: принципы проектирования АСУ В.М. Глушкова, обьектно- ориентированный подход при реализации программных продуктов и принципы управления проектами PMBOK
В соответствии с принципом смешанного экстремума [1] целесообразно композитное сочетание электронного и бумажного документооборота, что делает практическое использование системы более эффективным и уменьшает сопротивление персонала при ее внедрении.
Изложенный подход к улучшению функционирования систем документооборота соответствует, так называмому, стратегическому подходу Р. Беллмана [8]. Когда вместо того, чтобы строить оптимальную последовательность решений от фиксированного состояния системы, определяется оптимальное решение любого состояния системы. Такой подход приводит к апроксимациям в пространстве стратегий в том смысле, что каждое последующее приближение улучшения функционирования системы, улучшает результат преидующего.
Принятый достаточно высокий уровень абстракции делает методологию справедливой для широкого круга задач. В то же время сформулированные в статье принципы служат каркасом, который позволяет при наращивании сохранить целостность предложенной модели.
Разработка теоретических основ композитного документооборота является крайне актуальной для современного управления тематикой и открывает перспективы для дальнейшего теоретического развития и практического внедрения полученных результатов.
Данная методология может быть использована в качестве базиса для разработки нормативной базы СЭД отраслей и предприятий.
5. Список литературы
1. Теслер Г.С. Принцип смешанного экстремума как основа эволюции вычислительных средств. Математические машины и системы. 2002. №1. С.3-13.
2. Закон України про електронні документи та електронний документообіг. Опублікований Відомості Верховної Ради (ВВР), 2003, №36, ст. 275
3. Engelbart, D.C. "A Conceptual Framework for the Augmentation of Man's Intellect." London: VI Spartan Books, 1963.
4. Глушков В.М. Введение в АСУ. К: Техніка, 1972. – 312 с.
5. Booch Grady. Object- Oriented Analysis and Design with Applications. Third Edition. Addison-Wesley. 1993.
6. Project Management Institute. A guide to the Project Management Body of Knowledge. 2000.
7. Engelbart D.C. Toward Augmenting the Human Intellect and Boosting our Collective IQ., Communications of the ACM, 38: 8 (August 1995), pp. 30-33
8. Беллман Р. Теория регулирования // Сб. Математика в современном мире. – М: 1967. – 173с.
Краткие сведения об авторе:
Круковский Максим Юрьевич, в 1994 году окончил кафедру систем автоматизированного проектирования факультета электронной техники Киевского Политехнического Института в 1994г по специальности инженер- системотехник.
С 1994 по 2003 работал в организациях над созданием систем поддержки производственных процессов, в частности, систем электронного документооборота. В 2003 перешел на работу в ИПММС для реализации своего научного потенциала.
Область научных интересов: системы электронного документооборота, системы групповой работы, создание теоретической основы и практических решений для развития отечественных решений групповой работы.
АННОТАЦИЯ
В статье рассмотрена существующая отечественная и зарубежная практика по созданию систем электронного документооборота (СЭД). Задача декомпозирована на совокупность активностей в виде описанных процессов, образующих систему взаимодействующих элементов. Для улучшения управляемости взаимодействие разделено на макро- и микроуровень.Теоретической основой методологии являются принципы создания АСУ В.М. Глушкова, принципы обьектно- ориентированного проектирования Г. Буча, принципы управления проектами PMBOK и принцип смешанного экстремума Г. Теслера. Данные принципы обьеденены в гармоничную общность, обогатив друг друга новым содержанием. Научная ценность статьи состоит в практическом применении методологии к решению задач современного управления. Полученная методология может быть использована как для создания систем, так и при разработке стандартов СЭД.
В статті розглянута існуюча вітчизяна та іноземна практика щодо створення систем електроного документообігу (СЕД). Задача декомпозована на сукупність активностей у вигляді описаних процесів, що створює систему взаємодіючих елементів.
The article observes existent domestic and foreign expertise in developing and usage of system electronic documentflow. Methodology as a solution was presented by complex of activities with strict defined processes that forms a system of interactive elements. To achieve appropriate control level interactions were separated to macro- and micro- level. Theoretical basis of the methodology is formed by principles of ACM systems of V.M. Glushkov, principles of object oriented design of G. Buch, principles of project management from PMBOK and principle of mixed extremum G. Tesler. All that principled were consolidated value added as a harmonic alliance. Scientific value of this article is in practical solution provided to modern management problems. This methodology can be used as a practical guide in creating documentflow systems as well as in developing and implementing documentflow regulations.
Страницы: 1, 2, 3
