Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word.
Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.
Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.
Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:
- автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
- стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
- слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
- макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
- “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.
Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.
Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:
- создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста;
- создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.
Шаблоны используются:
1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее
Заключение
В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.
Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office., так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.
Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.
Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.
При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.
Список использованных источников
1 ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4 Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.
5 Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995
6 Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.
7 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Типовая инструкция по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий
1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта.
2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм);
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
2.2. для тезисов выступлений:
- формат А4 (210x297 мм);
- поля страницы: верхнее и нижнее -не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);
- межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
- выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", 'Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", 'Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и 'Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", 'ТЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
7. Реквизиты 'Гриф утверждения" и 'Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" н "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:
11.1. для рефераткн малого размера: формат Аб (105 х 148 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,
- полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
11.2. для рефератки среднего размера:
- формат A3 (148 х 210 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее S мм;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного
- интервала (когда текст не вмещается);
11.3. для рефератки большого размера:
- формат А4 (210 х 297 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 им;
12. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (594 х 210 мм):
- поля страницы: верхнее н нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке).
Страницы: 1, 2, 3
