Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостно­сти, то Access  не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять за­писи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таб­лице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять за­писи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в свя­занной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access  для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение свя­занных данных. После наложения условий целостности данных на опера­ции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержа­щееся в ключевом поле главной таблицы.

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не

нужно. В главных таблицах обычно содержится ин­формация о реальных объектах, причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвра­щения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ. Ac­cess  считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозри­тельными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей.  Access  автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таб­лицы, по которым она проиндексирована. Каждая таблица Access  может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных явля­ется то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип дан­ных. По умолчанию используется тип данных «Текстовый». При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

1.     Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

2.     МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

3.     Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

4.     Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

5.     Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

6.     Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

7.     Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

8.     Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

9.     Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

2.6. Запросы

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей

·        Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

·        Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

·        Запросы на изменение используются для создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

·        Запросы с параметрами — это такие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

2.7. Формы

Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и

объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access  являются многофункциональными; они позволяют выпол­нять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позво­ляют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, вклю­чающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

·        Управление транзакциями. Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можно создать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная  форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные  формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.  Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

·        Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективного планирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам для определения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access  позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

·        Администрирование баз данных. Приложения этой категории выпол­няют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрирования баз данных тре­буют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм -  использова­ние Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет про­цесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

2.8. Отчёты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1.     Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access  Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

Страницы: 1, 2, 3, 4