Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци-альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи-мосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые умень-шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор-мация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознан-ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю-щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти-мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно -- необходимая предпо-сылка соединения и последующего органического срастания про-цессов труда и развития личности.
Состав, содержание и качество информации, которая прив-лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко-номическими данными, а широко использует техническую, тех-нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те-кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про-ектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис-тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при-надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо-лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре-зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен-ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре-зультатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи-мосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри-мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ-водственных запасов) и тем самым создают условия для повы-шения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко-торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку-менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из раз-ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния произ-водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра-фия и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан-ные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль-ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй-ственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо-лее полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо-сти, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре-мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус-ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма-тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек-та на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле-дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ-ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непремен-ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све-дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор-ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук-цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка-налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при-нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от-клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по-тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче-тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа-ции предъявляются определенные требования:
- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об-работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор-мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5