Ведущий экономист по банку (L):
Входная информация:
от кассиров - справка о движении по кассе за день и месяц
от F - информация по договорам:
предприятие;
№ договора;
сумма договора;
процент наличной оплаты по денежной части.
от N - суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно - денежная часть оплаты и задолженности
от B - остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности
от D - сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходная информация:
справка о движении по кассе за день и за месяц;
справка по оплате кредиторам за услуги;
платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.
Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.
Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:
Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;
Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.
Экономист по углю (H):
Накладные и др. документы по отгрузке угля - с разреза;
Наряд по суточной отгрузке - с отдела поставок БАК;
Договора, письма, контракты по отгрузке угля - юридический отдел, отдел маркетинга.
С этих документов необходима информация:
грузополучатель;
плательщик;
цена;
№ контракта;
дата отгрузки;
№ квитанции;
тоннаж;
ж.д.тариф;
договорной тариф;
№ удостоверения качества;
качество угля (Q - теплота сгорания);
таможенная декларация - № и дата (если есть).
На выходе формируется
1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:
сумма за уголь;
НДС;
железнодорожный тариф;
договорной тариф (если есть).
информация по взаимозачетам по углю;
учет текущего железнодорожные тарифа;
дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
баланс отгрузки угля;
сведения об отгруженном угле;
дополнительные справки по требованию руководства.
Т.к. экономист H работает с первичной информацией - отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы - выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.
Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):
Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:
дата реестра;
наименование товара или услуг;
сумма.
платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;
акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;
письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;
договора цессии (переуступка прав требований);
Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;
реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;
справка по расчетам с отдельным предприятием;
взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.
Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel'е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.
Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).
Экономист по теплоэнергии (E):
Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур - от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация:
Наименование предприятия;
номер договора;
Отчеты кассиров о поступлении за т/э - экономист M:
Наименование предприятия (или от населения);
Сумма..
Ж.д. тариф от экономиста H;
Сводная ведомость начисления за т/э - от отдела сбыта ТЭЦ
Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;
реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;
отдельно реализация т/э;
взаимозачеты с населением за теплоэнергию.
Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию - теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме.
Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel.
Экономист по векселям (P):
Акты приема-передачи векселей;
предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги
информация по векселям для дирекции за месяц;
вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.
В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.
Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.
Экономист по договорам (F):
От юристов - копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам - от связистов;
Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ - от экономиста D;
Реализация ТМЦ по ТЭЦ - от экономиста E;
Реализация угля - от экономиста H.
Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам
Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel'е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel'е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи - данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.
Ведущий экономист по взаимозачетам (N):
Журнал взаимозачетов:
взаимозачеты по ТМЦ по БАК - экономист D;
взаимозачеты по ТЭЦ - экономист E;
взаимозачеты по углю - экономист H;
взаимозачеты всех видов - экономист B;
- копии актов взаимозачетов.
Платежный баланс по расчетному счету - от экономиста L;
Паспорта сделок по экспорту - таможенный сектор коммерческой дирекции:
платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;
регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
